Stage

Belangrijke documenten in de opstartfase

• Uitgebreide stagehandleiding
• Richtlijnen stagewerkplan - praktijkstage (niveau 2) 
• Richtlijnen stagewerkplan - onderzoeksstage (niveau 3)
• UU standaard stageovereenkomst / UU standard internship agreement
• Formulier verlenging stageovereenkomst 

Stage zoeken

» Stagebank GW: stages die geschikt zijn voor studenten Geesteswetenschappen

Je bent zelf verantwoordelijk voor het vinden van een geschikte stageplaats. Je stagecoördinator kan je eventueel ook helpen. Begin in ieder geval op tijd en controleer of de stage in je studieprogramma past. Heb je last-minute een stage gevonden? Neem dan contact op met je stagecoördinator om te zien wat de mogelijkheden zijn om er EC’s voor te krijgen.

Stagewerkplan maken

Als je bent aangenomen op een stageplek, schrijf je een conceptversie van je stagewerkplan. Wat er exact in het stagewerkplan moet worden opgenomen hangt af van de stage die je gaat lopen:

• niveau 2: Richtlijnen stagewerkplan praktijkstage (docx)
• niveau 3: Richtlijnen stagewerkplan onderzoeksstage (docx)

Vervolgens meld je je stage aan in OSIRIS via Mijn Zaken > Zaak Stage, studeren in het buitenland en Exchange > Zaak Faculteit Geesteswetenschappen: Stageproces bachelorstudenten. Vul alles goed in en upload je stagewerkplan. In overleg met de stagebegeleider en je stagedocent stel je een definitief stagewerkplan op. 

Goedkeuring stagewerkplan

Voordat je kunt beginnen met je stage, moet je stagewerkplan zijn goedgekeurd door je stagedocent en stagebegeleider. Je kunt de voortgang bekijken in jouw OSIRIS Zaak. 

Koppeling stagedocent

Zodra je je stage hebt aangemeld in OSIRIS via Mijn Zaken > Zaak Stage, studeren in het buitenland en Exchange > Zaak Faculteit Geesteswetenschappen: Stageproces bachelorstudenten, koppelt je stagecoördinator je aan een docent.

Stageovereenkomst 

Voor je stage moet er een overeenkomst tussen de faculteit Geesteswetenschappen, de stageorganisatie en jou als student worden getekend. Zo wordt je aansprakelijkheidsverzekering geregeld en sta je juridisch sterker. Gebruik hiervoor de standaard UU stageovereenkomst (pdf) (of de Engelse versie: UU standard internship agreement (pdf). 

Stageovereenkomst ondertekenen en uploaden

De overeenkomst moet worden ondertekend door:

• jouzelf
• je stagebegeleider (dus niet de stagedocent)

Zonder deze overeenkomst kun je niet beginnen. Upload de stageovereenkomst uiterlijk 2 weken voor je begint met je stage in jouw OSIRIS Zaak. Het Stagebureau controleert de ingeleverde documenten en ondertekent de overeenkomst, en voorziet daarmee in de derde handtekening.

Uitzonderingen 

Met sommige stageorganisaties zijn afwijkende afspraken gemaakt:

• Ministerie van Buitenlandse Zaken en Mediastages
  Deze instanties hebben een eigen stageovereenkomst die je ondertekend moet uploaden in OSIRIS Zaak.
• Meertens Instituut
  Je levert zowel de facultaire overeenkomst als de eigen overeenkomst van het Meertens Instituut aan in OSIRIS Zaak.

Alles in OSIRIS Zaak goedgekeurd en ondertekend?

Als je via OSIRIS Zaak bericht hebt gekregen dat het stagewerkplan is goedgekeurd en je stageovereenkomst is ondertekend, ben je klaar om te starten met je stage. Het Stagebureau schrijft je vervolgens in in OSIRIS (dit kun je niet zelf doen zoals bij reguliere cursussen).

Stap 1: Stage zoeken en conceptversie stagewerkplan

Je bent zelf verantwoordelijk voor het vinden van een geschikte stageplaats. Begin op tijd met zoeken aangezien de sollicitatieprocedure veel tijd in beslag kan nemen. Als je tijdens je zoektocht tegen problemen aanloopt kan je contact opnemen met je stagecoördinator om de mogelijkheden te bespreken. 

» Bekijk ook de Stagebank GW voor interessante stages voor studenten Geesteswetenschappen.

Zodra je bent aangenomen op een stageplek, schrijf je een conceptversie van het stagewerkplan. Hier hoeft nog niet alles in te staan. Het is vooral belangrijk om je stageplek en -opdracht te omschrijven, je motivatie toe te lichten en je leerdoelen zo specifiek mogelijk te maken.

De inhoud van het stagewerkplan hangt af van de stage die je gaat lopen:

• niveau 2: stagewerkplan praktijkstage (docx)
• niveau 3: stagewerkplan onderzoeksstage (docx)

Stap 2: Stage aanmelden

Meld je stage aan in Osiris student via Mijn Zaken > Start een nieuwe zaak > Zaak Stage, studeren in het buitenland en Exchange > Faculteit Geesteswetenschappen: Stageproces bachelorstudenten > Start. Vul alles goed in en upload de conceptversie van je stagewerkplan. 

Als je direct na de zomer (in september) wilt beginnen met stagelopen, dan moet je je vóór de zomervakantie al aanmelden. De deadline hiervoor is 30 juni. Mocht je de stage later aanmelden, dan kun je pas halverwege september met de stage beginnen.

Stap 3: Koppeling stagedocent

Zodra je je stage hebt aangemeld in Osiris via Zaak, komt deze terecht bij de stagecoördinator. Je krijgt zo nodig feedback of de vraag om nog iets aan te passen. Als de conceptversie in orde is, koppelt de stagecoördinator je aan een stagedocent. 

Stap 4: Bespreking stagewerkplan

De stagedocent benadert je voor een afspraak om kennis te maken. Tijdens de afspraak krijgt je feedback op je stagewerkplan. Vraag eveneens je stagebegeleider om feedback.

Stap 5: Stagewerkplan en stageovereenkomst uploaden

Op basis van de feedback van je stagedocent verbeter je je stagewerkplan. Upload je definitieve plan in Osiris, zodat je stagedocent deze kan beoordelen. Na akkoord van de stagedocent, gaat je plan automatisch naar je stagebegeleider.

Voor je stage moet een stageovereenkomst tussen de faculteit Geesteswetenschappen, de stageorganisatie en jou als student worden getekend. Zo wordt je aansprakelijkheidsverzekering geregeld en sta je juridisch sterker. De overeenkomst moet worden ondertekend door jezelf en je stagebegeleider namens de organisatie (dus niet je stagedocent). Let op: teken nooit een contract voordat je met je stagedocent hebt gesproken. 

• Nederlands: standaard UU stageovereenkomst (pdf)
• Engels: standard UU internship agreement (pdf)

Zonder deze overeenkomst kun je niet beginnen. Upload de stageovereenkomst uiterlijk 2 weken voor je begint met je stage in jouw Osiris Zaak. Let op: het Stagebureau moet de ingeleverde overeenkomst later ook ondertekenen (stap 7).

Uitzonderingen stageovereenkomst

Met sommige stageorganisaties zijn afwijkende afspraken gemaakt:

• Ministerie van Buitenlandse Zaken en Mediastages: deze instanties hebben een eigen stageovereenkomst die je ondertekend moet uploaden in Osiris Zaak.
• Meertens Instituut: je levert zowel de facultaire overeenkomst als de eigen overeenkomst van het Meertens Instituut aan in Osiris Zaak.

Stap 6: Goedkeuring

Voordat je kunt beginnen met je stage, moet je stagewerkplan zijn goedgekeurd door je stagedocent en stagebegeleider. Tevens registreert je docent het aantal EC en het niveau van de stage.

Stap 7: Cursusinschrijving

Als allerlaatste controleert en ondertekent het Stagebureau de stageovereenkomst en schrijft je in voor de cursus Stage in Osiris (dit kun je niet zelf doen zoals bij andere vakken). Zodra je via Osiris Zaak bericht krijgt dat het stagewerkplan is goedgekeurd en je stageovereenkomst is ondertekend, ben je klaar om te starten met je stage.

Stap 8: Logboek bijhouden

Tijdens je stage lever je minimaal 3 keer een logboek in via Osiris Zaak, waarin je je werkzaamheden vastlegt en hierop reflecteert. Je stagedocent geeft hier feedback op. Je ontvangt een mail zodra deze feedback terug te vinden is in Osiris Zaak. De logboeken voeg je uiteindelijk ook als bijlage toe aan je stageverslag. Je stage wordt uiteindelijk beoordeeld op basis van het stageverslag. We raden je aan om hier al vroeg tijdens je stage aan te beginnen. Je mag hier maximaal 10% van je stage-werktijd aan besteden.

Verlenging stage

Mocht tijdens je stage blijken dat je stage langer doorgaat, stem dit dan af met je stagedocent en stagebegeleider. Vul daarna het formulier verlenging stageovereenkomst (pdf) in en stuur deze per mail naar het Stagebureau. Het Stagebureau uploadt deze vervolgens in Osiris Zaak. 

Stap 9: Feedback en stageverslag

Ongeveer drie weken voor het eind van je stage vraag je je stagebegeleider van de stageorganisatie om input voor de beoordeling via Osiris Zaak. Je stagebegeleider krijgt dan het verzoek om een digitaal feedbackformulier in Osiris Zaak in te vullen.

Aan het einde van de stage rond je het stageverslag af. Dit verslag bevat een evaluatief gedeelte en een weergave van het ‘product’ van de stage. Je uploadt je verslag in Osiris Zaak, inclusief alle bijlagen. Je verslag komt dan direct bij het Stagebureau terecht. Stuur ook een verslag naar de stageorganisatie als deze daarom vraagt.

Stap 10: Beoordeling van je stage

Je stagedocent is verantwoordelijk voor de beoordeling van je stage. Het stageverslag vormt de basis van de beoordeling door je stagedocent. De docent gebruikt een van deze twee beoordelingsformulieren, afhankelijk van het soort stage:

• Beoordelingsformulier - praktijkstage (niveau 2) (pdf)
• Beoordelingsformulier - onderzoeksstage (niveau 3) (pdf)

De stagedocent stelt je op de hoogte van je eindcijfer. Je kunt de ingevulde beoordelingsformulieren inzien via jouw Osiris Zaak. Je cijfer en het aantal EC worden in Osiris geregistreerd.

Stage als je een functiebeperking hebt

Een stageplek is voor studenten met een beperking niet altijd even makkelijk te vinden. Loop je ergens tegenaan? Neem dan contact op met je stagecoördinator. Websites met nuttige tips en/of stagevacatures:

• Expertise Centrum Inclusief Onderwijs
  Informatie over stage lopen met een functiebeperking en een handige Stagewijzer.
• Onbegrensd Talent
  Werving- en selectiebureau voor hoogopgeleide mensen met een beperking.
• Onbeperkt aan de slag
  Digitaal platform voor werkgevers en werkzoekenden in de regio Utrecht.

Stage als topsporter

Als je aan topsport doet, kan het lastig zijn om een geschikte stage te vinden. Steeds meer bedrijven komen deze groep studenten tegemoet met bijvoorbeeld flexibele werkuren of de mogelijkheid om de stage uit te smeren over een langere periode. Neem contact op met je stagecoördinator.

Aansprakelijkheidsverzekering Universiteit Utrecht

Statement of Insurance

Conform Nederlands recht (art. 7:661 lid 1 Burgerlijk Wetboek) is de studentstagiair die bij de uitvoering van zijn stagewerkzaamheden schade toebrengt aan de stagebiedende organisatie of derden, daarvoor in beginsel niet aansprakelijk. Hiervan kan slechts worden afgeweken bij schriftelijke overeenkomst en slechts voor zover de studentstagiair hiervoor is verzekerd (art. 7:661 lid 2 BW). Daarbij heeft de Universiteit Utrecht een extra clausule opgenomen in haar aansprakelijkheidsverzekering:

De Universiteit Utrecht heeft onder haar aansprakelijkheidsverzekering meeverzekerd alle studenten van de Universiteit te Utrecht, zonder beperking naar faculteit, tijdens hun externe stage-activiteiten, mits deze stage geschiedt onder auspiciën en met medeweten van de Universiteit.

Belangrijke documenten in de opstartfase

Uitgebreide stagehandleiding - (research)masters (pdf, Nederlands)
Richtlijnen stagewerkplan - (research)masterstage (Word, Nederlands)
Richtlijnen stagewerkplan - onderwijsstage in de (research)master (Word, Nederlands)
Goedkeuringsformulier stagewerkplan (Word, Nederlands)
Standaard GW stageovereenkomst (Word, Nederlands) / Standard HUM internship agreement (Word, Engels)
Formulier verlenging stageovereenkomst (Word, Nederlands)

Stage zoeken

Je bent zelf verantwoordelijk voor het vinden van een geschikte stageplaats. De stagecontactpersoon van je (research)masterprogramma en de coördinator loopbaanoriëntatie van je eigen departement kunnen je eventueel ook helpen. Begin in ieder geval tijdig met het zoeken naar een stage en controleer altijd of deze stage voldoet aan de eisen van je studieprogramma.

Handige tips voor je stagezoektocht (bijeenkomsten, workshops, stagevacaturebanken, etc.) vind je in de uitgebreide stagehandleiding.

Stagebegeleiding

Tijdens je stage heb je twee begeleiders:

• Je stagebegeleider (dit is je begeleider op je stageplek): stagebegeleiding krijg je voornamelijk van de stagebegeleider van de stagegever; deze persoon is jouw eerste aanspreekpunt tijdens de stage en begeleidt de inhoudelijke kant van je stage.
• Je stagedocent (dit is een docent, in principe van je eigen opleiding): de stagedocent is degene die bepaalt of de stage(opdracht) geschikt is en begeleidt voornamelijk het stageproces. Daarnaast is de docent degene die de stage uiteindelijk beoordeelt. 

De stagedocent krijg je meestal toegewezen door je opleiding, maar bij sommige (research)masterprogramma’s wordt er verwacht dat je zelf op zoek gaat naar een stagedocent. Bekijk de opleidingsspecifieke stage-informatie om te zien hoe dit bij jouw (research)masterprogramma is geregeld.

Stagewerkplan

Zodra je een stage hebt gevonden, schrijf je een stagewerkplan waarin je onder andere een omschrijving van de stageopdracht, je leerdoelen en motivatie, en afspraken omtrent stagebegeleiding opneemt. Dit plan stel je op in overleg met de stagebegeleider en je stagedocent. Wat er precies in het stagewerkplan moet worden opgenomen hangt af van welk soort stage je gaat lopen:

• Richtlijnen stagewerkplan - (research)masterstage (Word, Nederlands)
• Richtlijnenstagewerkplan - onderwijsstage in de (research)master (Word, Nederlands)

Goedkeuring stagewerkplan

Het stagewerkplan wordt goedgekeurd met behulp van het goedkeuringsformulier stagewerkplan. Dit formulier vul je in en laat je daarna door beide begeleiders ondertekenen. Het formulier is ook beschikbaar in het Engels (approval form internship work plan). 

Stageovereenkomst 

Voor je stage moet er een overeenkomst tussen de faculteit Geesteswetenschappen, de stageorganisatie en jou als student worden getekend. Zo wordt je stagevergoeding en je aansprakelijkheidsverzekering geregeld en sta je juridisch sterker. Zonder deze overeenkomst kun je niet beginnen aan je stage. Je gebruikt bij voorkeur de standaard GW stageovereenkomst (of de Engelse versie standard HUM internship agreement).

Uitzonderingen 

Met sommige stageorganisaties zijn afwijkende afspraken gemaakt:

• Ministerie van Buitenlandse Zaken en Mediastages: deze instanties hebben een eigen stageovereenkomst.
• Meertens Instituut: je levert zowel de facultaire overeenkomst als de eigen overeenkomst van het Meertens Instituut aan.

Inschrijving OSIRIS

Zodra je je overeenkomst hebt ondertekend en laten ondertekenen door je stagebegeleider (dus niet stagedocent), mail je de volgende drie documenten naar het Stagebureau Geesteswetenschappen (stage.gw@uu.nl):

1. Definitief stagewerkplan
2. Goedkeuringsformulier stagewerkplan (ondertekend door jou, je stagebegeleider en je stagedocent)
3. Originele stageovereenkomst (ondertekend door jou en je stagebegeleider)

Het Stagebureau controleert de ingeleverde documenten en ondertekent de overeenkomst, en voorziet daarmee in de derde en laatste handtekening. Let op! Het is verplicht bovengenoemde drie documenten vóór aanvang van je (buitenland)stage in te leveren bij het Stagebureau.

Vervolgens ontvangen jij, je docent en de stageorganisatie een ondertekend exemplaar van de overeenkomst retour van het Stagebureau. Ook word je dan ingeschreven voor de stage in OSIRIS (dit kun je niet zelf doen). 

Nu ben je er klaar voor om met je stage te beginnen!

Begeleiding

Twee verschillende mensen begeleiden je tijdens je stage:

• Stagedocent: die de stage vanuit de universiteit begeleidt (met een focus op het leerproces)
• Stagebegeleider: die de stage vanuit de stageorganisatie begeleidt (met een focus op de inhoud en dagelijkse werkzaamheden)

Logboeken

Het bijhouden van logboeken is geen verplicht onderdeel van elk masterprogramma, maar is ten zeerste aan te raden voor je eigen leerproces. Het helpt je te reflecteren op je werkzaamheden en leerdoelen, en vormt een handige bron voor het schrijven van je stageverslag. In het document 'Toelichting stagebeoordelingsformulier' van je eigen opleiding (zie informatie over stagebeoordeling hierboven) lees je of logboeken een verplicht onderdeel van de stage zijn.

Starten met schrijven stageverslag

Je stage wordt beoordeeld op basis van je stageverslag. Je kunt het beste al vroeg tijdens je stage beginnen met het schrijven ervan.Tip: bekijk de 'Toelichting op het stagebeoordelingsformulier' van je eigen studieprogramma (zie hierboven onder 'beoordeling') en de algemene richtlijnen voor het stageverslag om te zien wat er van je verwacht wordt. 

Verlenging stage

Mocht gedurende je stage blijken dat je stage langer doorgaat (en je hebt dit afgestemd met je stagedocent en stagebegeleider), gebruik dan het formulier verlenging stageovereenkomst (pdf).

Belangrijke documenten in de afrondende fase

Stagebeoordelingsformulier – (research)masterstage (zie hierboven onder 'stageproducten en -beoordeling')
Toelichting stagebeoordelingsformulier - per opleiding (zie hierboven onder 'stageproducten en -beoordeling')
Feedbackformulier stagebegeleider (Word, Nederlands) / Feedback form internship supervisor (Word, Engels)
Uitgebreide stagehandleiding (research)masters met richtlijnen stageverslag (pdf, Nederlands)

Stageverslag afronden

Aan het einde van de stage rond je het stageverslag af. Het stageverslag vormt de basis van de beoordeling door je stagedocent.
Bekijk het document 'Toelichting op stagebeoordelingsformulier' van je eigen opleiding en de algemene richtlijnen in de stagehandleiding om te zien wat er in dit verslag moet komen te staan.

Feedback stagebegeleider

Een paar weken voor het einde van je stage vraag je je stagebegeleider van de stageorganisatie om nadere input voor de beoordeling. Hiervoor gebruik je het Feedbackformulier stagebegeleider / Feedback form internship supervisor. Het is aan te raden deze feedback in je stageverslag te verwerken en hierop te reflecteren.

Stageverslag inleveren

Je levert het verslag in bij je stagedocent en in sommige gevallen de stageorganisatie.

Beoordeling van je stage

Je stagedocent is verantwoordelijk voor de beoordeling van je stage. Bij het bepalen van de eindbeoordeling is de kwaliteit van het stageverslag doorslaggevend. De beoordeling gebeurt aan de hand van een standaard beoordelingsformulier en opgestelde programmaspecifieke criteria. Deze documenten vind je hierboven onder 'stageproducten en -beoordeling'.

Eindgesprek stagedocent en stagebegeleider

Aan het eind van de stage vindt er een eindgesprek plaats tussen stagedocent en stagebegeleider bij de organisatie om tot een definitieve beoordeling te komen. Dan bespreken ze ook de feedback uit het feedbackformulier van de stagebegeleider.

Eindcijfer

Hoewel het stageverslag leidend is bij de beoordeling, heeft je eigen studieprogramma mogelijk aanvullende beoordelingscriteria om het eindcijfer voor je stage te bepalen (zie 'Toelichting stagebeoordelingsformulier' van je eigen opleiding). Je stagedocent stelt je op de hoogte van je eindcijfer en zorgt dat je het ingevulde beoordelings- en feedbackformulier ontvangt of kunt inzien. Je cijfer en het aantal EC worden in OSIRIS geregistreerd door je stagedocent.

Archivering stagedossier

Mail je verslag (inclusief alle bijlagen) naar het Stagebureau Geesteswetenschappen: stage.gw@uu.nl

Stage als je een functiebeperking hebt

Een stageplek is voor studenten met een beperking niet altijd even makkelijk te vinden. Loop je ergens tegenaan? Neem dan contact op met de stagecontactpersoon van je (research)masterprogramma of de studieadviseur. Websites met nuttige tips en/of stagevacatures:

• Expertise Centrum Inclusief Onderwijs
  Informatie over stagelopen met een functiebeperking en een handige Stagewijzer.
• Onbegrensd Talent
  Werving- en selectiebureau voor hoogopgeleide mensen met een beperking.
• Onbeperkt aan de slag
  Digitaal platform voor werkgevers en werkzoekenden in de regio Utrecht.
• SWOM
  Stichting SWOM begeleidt Young Professionals met een arbeidsbeperking bij het vinden van een volwaardige functie, en heeft ook een Stagedesk.

Stage als topsporter

Als je aan topsport doet, kan het lastig zijn om een geschikte stage te vinden. Steeds meer bedrijven komen deze groep studenten tegemoet met bijvoorbeeld flexibele werkuren of de mogelijkheid om de stage uit te smeren over een langere periode. Neem contact op met de stagecontactpersoon van je (research)masterprogramma of de studieadviseur voor de mogelijkheden binnen jouw opleiding.