Voordat je vertrekt
Voordat je naar het buitenland gaat, moet je een aantal zaken regelen. Hieronder staat een overzicht van praktische zaken.
Checklist
Je kunt een aanvraag indienen voor een bevestigingsbrief (confirmation letter) voor je verblijf in het buitenland, die voor verschillende doeleinden kan worden gebruikt (aanvraag voor een visum, beurzen, bewijs van inschrijving bij je gastinstelling). Vraag deze brief aan via e-mail via het facultaire studiepunt.
Controleer eerst of je een visum nodig hebt voor het land dat je wilt bezoeken. Voor vragen over visumaanvragen kun je contact opnemen met de betreffende ambassade en ook de website van wilweg raadplegen. Mogelijk is er een visumbureau bij je gastinstelling in het buitenland, waar ze je kunnen helpen en je op weg kunnen helpen met de visumformulieren en -aanvraag. Het regelen van een visum kan behoorlijk lang duren, dus zorg ervoor dat je je visumaanvraag op tijd indient.
Het kan zijn dat je een bevestigingsbrief (confirmation letter) nodig hebt (zie dropdownmenu hierboven) voor het visum en andere documenten.
In addition to the GGD Utrecht, you can also contact the Occupational Health and Safety Nurses of the UMC Utrecht (for all students of Utrecht University) for vaccinations. They can be reached by telephone from Monday to Friday from 09:00 to 10:00 and from 15:30 to 16:30. For more information, please call: 088-7556200.
GGDJe huidige ziektekostenverzekering
Ga bij je verzekeringsmaatschappij na in hoeverre je verzekering ziektekosten dekt tijdens je verblijf in het buitenland. Houd rekening met het volgende:
- In bijna alle gevallen ben je verplicht je basisverzekering aan te houden.
- Valt het land waar jij heen gaat ook onder de dekking?
- Wat is de maximale duur van de buitenlanddekking?
- Welke ziektekosten worden gedekt en wat is de maximale vergoeding? In sommige landen zijn de medische kosten meer dan tweemaal zo hoog.
- Je moet de ziektekosten die je in het buitenland maakt zelf voorschieten. Bewaar dus altijd alle rekeningen, zodat je later de kosten kunt declareren.
Insurance Passport/Certificate for Students
Een andere mogelijkheid is het afsluiten van een uitgebreide verzekering voor een buitenlandse reis. Je bent dan gedekt tegen medische kosten, inboedelschade, ongevallen, rechtshulp, aansprakelijkheid en verlies van bagage. Deze verzekering wordt onder andere aangeboden door AON Consulting (het Insurance Certificate for Students) en IPS/Meeùs Assurantiën BV (Insurance Passport for Students). De premie bedraagt ca.
Aansprakelijkheidsverzekering
Tijdens je uitwisseling ben je gedekt voor aansprakelijkheid via de Universiteit Utrecht, deze verzekering dekt schades waarvoor jij wettelijke aansprakelijk bent. Zie hier het verzekeringscertificaat. Dit heeft echter alleen betrekking op academische activiteiten en dus geen schades veroorzaakt tijdens privé tijd. Om deze reden is het aan te raden om ervoor te zorgen dat je goed verzekerd bent, denk hierbij aan aanvullende verzekeringen. Een algemeen advies is om contact op te nemen met je huidige verzekeraars (bijvoorbeeld je aansprakelijkheidsverzekeraar), om te vragen of ze dekking bieden tijdens je buitenlandperiode.
Je kunt een vergoeding krijgen voor je OV-studentenkaart en je kunt kijken of je in aanmerking komt voor de beurs voor uitwonenden. Kijk op de website van de DUO wat er nog meer op jouw situatie van toepassing is. Let op: de verklaring moet worden ondertekend door de International Officer van je faculteit en/of het studiepunt.
Houd er rekening mee dat het formulier alleen wordt ondertekend als je je stage/onderzoek in het buitenland hebt geregistreerd in Osiris en je registratie is goedgekeurd door het International Office.
Ben je op zoek naar huisvesting tijdens je verblijf in het buitenland? Bekijk de verschillende opties en tips op de website van Wilweg.
Maak een financieel overzicht: naast de gebruikelijke reiskosten (vliegticket, huisvesting, visum enz.) moet je soms ook een vergoeding betalen aan een instelling/bedrijf.
We raden je aan om je te registreren voor 24/7 BZ Informatieservice van het ministerie van Buitenlandse Zaken. Met deze registratie ontvang je informatie bij calamiteiten in het buitenland en bij veranderingen in het reisadvies. We raden je dringend aan om het (nood)nummer (+ 31 247247247) op te slaan en de app '24/7 BZ Reis' te downloaden.
Contactgegevens voor noodgevallen
Voor vertrek vragen we je om je contactgegevens in Osiris te zetten, zodat wij jou of je familie/vrienden kunnen benaderen mocht er een calamiteit plaatsvinden. Doorloop de volgende stappen:
- Stap 1: log in Osiris
- Stap 2: ga naar 'Buitenland'
- Stap 3: klik op ‘Contact information’
Als je nog geen adres hebt, kun je dit ter plaatse invullen zodra je het weet.
Vergeet niet om:
- paspoort;
- telefoonnummers van contactpersonen bij hogeronderwijsinstelling en stageverlener, lokale ambassades of consulaten, verzekeraars en banken;
- bloedgroep en andere medische gegevens;
- visum, of je deze nodig hebt hangt af van de bestemming. Heb je hier vragen over, neem dan contact op met het international office;
- andere belangrijke documenten.
- Houd de inschrijfdeadlines voor cursussen in de gaten wanneer je terugkomt.
- Controleer voor je vertrek of je je voortgang moet documenteren of formulieren moet invullen voor je stage/onderzoek in het buitenland.
- Vergeet niet je vóór 1 september opnieuw in te schrijven als je in de zomer naar het buitenland gaat.