Qualtrics - een enquêtetool
Qualtrics is een krachtige online enquêtetool die studenten, onderzoekers en andere medewerkers van de UU in staat stelt om complexe enquêtes op te zetten die voldoen aan een verscheidenheid aan behoeften.
Je kunt deze tool gebruiken om enquêtes op te zetten, data te verzamelen, te distribueren en antwoorden te analyseren. Zaken als privacy en security zijn goed geregeld. Zowel enquêtemakers als -invullers kunnen zien dat de enquête van de UU is (dus vertrouwd), bijvoorbeeld aan de hand van de link naar de vragenlijst, het UU-logo en het afzendadres van emails. Mocht je een andere enquêtetool gebruiken, let er dan op dat deze zaken ook voor die tool goed geregeld zijn.
Qualtrics kan gebruikt worden voor het uitvragen van alle soorten persoonsgegevens (inclusief bijzondere persoonsgegevens). Om dit mogelijk te maken heeft de UU een aantal privacy- en gedragsregels opgesteld. Soms volgen deze uit ethische of facultaire commissies. De UU verlangt dat je deze naleeft.
Regels die aan Qualtrics (en aan alle enquêtetools) raken zijn onder meer:
- Verzamel niet meer persoonsgegevens dan strikt noodzakelijk voor jouw onderzoek.
- Bij bijzondere persoonsgegevens dient je enquête een expliciete toestemmingsverklaring te bevatten (zie de Guide handling personal data). Vraag daarin toestemming voor de verwerking van de beschikbaar gestelde persoonsgegevens voor het beoogde doel.
- Voer een DPIA (Data protection impact assessment, soms ook PIA genoemd) uit als dat nodig is.
- Bewaar of verspreid geen onnodige kopieën van de enquêtedata.
- Pseudonimiseer de enquêtedata of nog beter, anonimiseer deze indien mogelijk.
- Bewaar de (beveiligde) vertaaltabel en de gepseudonimiseerde gegevens gescheiden.
- Gebruik altijd een transparante toestemmingsverklaring in heldere taal waarin het doel van het onderzoek volledig en duidelijk beschreven is.
- Ga na of de gegevens die je wilt verkrijgen al beschikbaar zijn binnen de UU, of dat ze via een andere organisatie te verkrijgen zijn.
- Stuur geen kopieën van de enquêtedata of van persoonsgegevens automatisch per email naar de respondent, dit is erg risicovol.
- Als de enquête voltooid is, bewaar de toestemmingsverklaring dan gescheiden van de enquêtedata.
- Als de enquête voltooid is, verwijder dan alle gegevens uit Qualtrics. Sla de gegevens van een voltooide enquête en de analyseresultaten op in een veilige omgeving (zie Tools for storing and managing data).
Research Data Management Support (RDM support) kan helpen bij bijvoorbeeld vragen over een informed consent formulier, over veilig opslaan van de persoonsgegevens en het beveiligen van een vertaaltabel.
Inloggen doe je met twee dingen:
- Je Solis-id (of emailadres) en wachtwoord
- én twee-factor-authenticatie* (klik voor uitleg over het instellen hiervan).
Log in via: https://survey.uu.nl
* Twee-factor-authenticatie is (of wordt) vereist wanneer gegevens in een systeem geclassificeerd zijn als gevoelig. Omdat Qualtrics (mogelijk) persoonsgegevens bevat, vindt de UU het belangrijk de veiligheid van dit systeem extra te waarborgen door middel van twee-factor-authenticatie.
Zelf aan de slag?
- Ga naar basecamp.qualtrics.com, het online leerplatform waar je toegang hebbt tot leerinstructies over het gebruik van Qualtrics.
- Stel vragen aan de Qualtrics community (platform van alle qualtricsgebruikers).
- Bij inloggen kies "Sign in with SSO", bij de vraag "Enter your company's Organization ID" vul in "utrechtuniversity".
De UU heeft naast de Qualtrics Research Core licentie de volgende extra niet-standaard Qualtrics-modules:
- De app "Qualtrics Survey" (bekijk hier de instructievideo). De Qualtrics Survey app is een app die beschikbaar is voor iOS en Android waarmee enquêtes beheerd kunnen worden op een mobiel apparaat zonder internetverbinding. Reacties kunnen offline worden verzameld op een mobiel apparaat en vervolgens kunnen deze worden geüpload naar Qualtrics zodra er weer een internetverbinding is. Deze app is beschikbaar voor iPad, iPhone en Android tablets en smartphones.
- Ondertekening met handtekening. Dit geeft de deelnemers aan een enquête de mogelijkheid om een vragenlijst te ondertekenen met hun handtekening. Op een computer kunnen ze hun muis gebruiken en op een mobiel apparaat hun vinger.
- Bestand uploaden. Hiermee kunnen respondenten een bestand uploaden en toevoegen aan de vragenlijst. Hiermee kunnen gegevens worden ingestuurd die niet via standaard enquêtevragen kunnen worden verkregen.
- API-integratie. De Qualtrics API kan worden gebruikt om terugkerende processen binnen Qualtrics te automatiseren of om informatie in en uit Qualtrics door te geven. Een gebruiker kan bijvoorbeeld het maken van contactlijsten automatiseren in plaats van handmatig contactlijsten samen te stellen en te importeren. Qualtrics heeft verschillende API Solution Guides die je kunnen helpen bepalen hoe je de API het beste kunt gebruiken voor hetgeen wat je nodig hebt.
Hulp nodig?
- Gebruik de online documentatie op qualtrics.com/support.
- Bij vragen over het gebruik van Qualtrics, of fouten waar je tegen aanloopt, neem contact op met de helpdesk van Qualtrics. Dit kan 24 uur per dag, 7 dagen per week, per email, chat en telefoon. Ga naar qualtrics.com/support-center, kies "Sign in with SSO", bij de vraag "Enter your company's Organization ID" vul in "utrechtuniversity".
- Als je niet kan inloggen, of het versturen van emails uit Qualtrics werkt niet, neem contact op met de ICT Servicedesk van de UU.
- Voor vragen over bijvoorbeeld een informed consent formulier, over veilig opslaan van de persoonsgegevens en het beveiligen van een vertaaltabel, neem contact op met Research Data Management Support.
Qualtrics gegevens worden opgeslagen in Europa, en Qualtrics voldoet aan een aantal belangrijke internationale standaarden voor continuïteit en privacy. De UU heeft met Qualtrics een addendum voor gegevensverwerking ondertekend waarin dit wordt vermeld. Sommige onderzoekers hebben mogelijk een verklaring van Qualtrics nodig waarin dit expliciet wordt vermeld. Indien nodig, kan je een GDPR specifiek contract downloaden van de Qualtrics General Data Protection Regulation (GDPR) website.
Het gebruik en de ervaringen van Qualtrics worden na ongeveer een half jaar samen met de faculteiten geevalueerd (begin 2020). Op basis van die evaluatie wordt besloten of Qualtrics hierna definitief beschikbaar blijft voor alle UU-medewerkers en studenten.