Stap 4. Voor vertrek
Coronavirus: de Universiteit Utrecht volgt het advies van het Ministerie van Buitenlandse zaken, kijk hieronder bij reisadvies/calamiteit buitenland. Meer informatie vind je ook op de reizen en exchange pagina.
Hieronder vind je een overzicht van praktische zaken die je voor je vertrek kan - of zelfs moet - regelen. Lees dit goed door.
De meeste International Offices nodigen je uit voor een pre-departure bijeenkomst. Hier komen al deze onderwerpen en nog meer praktische informatie aan bod. Je ontmoet dan ook medestudenten die naar dezelfde universiteit/land gaan en studenten die er al eerder zijn geweest.
Lees de Conditions for a recognised study abroad programme for students of Utrecht University.
Nadat je bent geselecteerd, word je door het International Office genomineerd bij je gastuniversiteit. De volgende stap is het regelen van je aanmelding daar.
De procedure is voor elke universiteit anders. Je krijgt hierover soms informatie van de Universiteit Utrecht, maar vaak van de gastuniversiteit zelf.
Belangrijk: de gastuniversiteit neemt het definitieve besluit over je toelating. Het is dus pas zeker dat je op uitwisseling kunt gaan als je aanmelding bij deze universiteit geregeld is en je een bevestiging hebt gekregen.
Je dient bij de Examencommissie goedkeuring aan te vragen voor de vakken die je wilt gaan volgen. Deze goedkeuring moet meestal voor vertrek worden aangevraagd, elke faculteit heeft hiervoor een eigen procedure. Meer informatie hierover vind je bij je eigen opleidingspagina.
Voor studenten die naar het buitenland gaan organiseert de UU de cursus 'Intercultural learning'.
Studenten die terugkomen van hun uitwisseling zeggen vaak dat ze veel geleerd hebben. Maar vaak is het lastig precies te benoemen wat je dan geleerd hebt. Onderzoek wijst uit dat met betere training en begeleiding studenten meer voordelen kunnen halen uit hun uitwisseling: Ze gaan beter om met veranderingen en verschillen, ze doen relevante ervaringen op en ze zijn ook beter in het beoordelen en formuleren van de waarde van hun uitwisseling voor het vinden van een baan.
Deze cursus draagt er aan bij het meeste uit jouw uitwisseling te halen! meer informatie over de cursus intercultural learning Curusinformatie
- Niet uitschrijven!
Als je gebruikmaakt van een uitwisseling met een buitenlandse universiteit, is een voorwaarde dat je ingeschreven blijft staan bij Universiteit Utrecht. Let er dus op dat je je herinschrijving regelt voor je vertrek! - Herinschrijving UU
Jaarlijks moet je je vóór 1 september herinschrijven aan Universiteit Utrecht. Ook als je tijdelijk in het buitenland verblijft. - Bij de faculteit
Ga bij je eigen (bachelor/master) opleiding na of je je nog vóór een bepaalde datum moet inschrijven voor vakken die je wilt volgen als je weer terug bent. Zorg dat je de inschrijving in Osiris hebt geregeld voordat je vertrekt.
Voor een actueel reisadvies per land kijk je op de website Nederlandwereldwijd.
We raden je aan om je te registreren voor 24/7 BZ Informatieservice van het ministerie van Buitenlandse Zaken. Door middel van deze registratie ontvang je informatie bij calamiteiten in het buitenland en bij veranderingen in het reisadvies. We raden je dringend aan om het (nood)nummer (+ 31 247247247) op te slaan en de app '24/7 BZ Reis' te downloaden.
Reisadvies
Houd bij het kiezen van een mogelijke bestemming rekening met het volgende: De Universiteit Utrecht volgt het beleid dat het reisadvies van het Nederlandse ministerie van Buitenlandse Zaken leidend is.
Je mag in ieder geval niet zonder overleg een studie, stage, onderzoek of een co-assistentschap plannen in een regio waarvoor het ministerie van Buitenlandse Zaken een reisadvies van classificatie oranje of rood heeft gegeven.
De kleur gecodeerde adviezen zijn als volgt gecategoriseerd:
| Groen | geen bijzondere veiligheidsrisico's |
| Geel | let op, veiligheidsrisico's |
| Oranje | alleen noodzakelijke reizen |
| Rood | niet reizen |
De International Offices van de Universiteit Utrecht zijn op de hoogte van deze reisadviezen. Als de code rood of oranje is mag er niet worden afgereisd. Programma's en examencommissies wordt geadviseerd geen plannen goed te keuren, studiepunten toe te kennen of subsidies te verlenen voor studie gerelateerde activiteiten in deze regio's.
Als het reisadvies tijdens de uitwisseling verandert in code oranje, zal er altijd contact met je worden opgenomen. Omdat jouw veiligheid voorop staat willen we maatwerk leveren. Het kan zijn dat de Universiteit Utrecht je dringend adviseert dat je terugkeert naar Nederland. Bespreek je situatie met jouw coördinator van het International Office zodat je samen kunt bespreken welke stappen je kunt ondernemen om jouw veiligheid te kunnen garanderen.
Door onderverhuur van je kamer tijdens je studie of stage in het buitenland kun je flink besparen op huisvestingslasten. Je kunt een kameradvertentie plaatsen via een platform, of je kunt binnen je eigen netwerk een onderhuurder zoeken.
Waar moet je rekening mee houden bij onderverhuur?
- Vraag je verhuurder om toestemming. Mogelijk staat er een onderverhuurverbod in je huurcontract. Laat ook je huisgenoten weten dat er een onderhuurder in je kamer komt
- Maak heldere afspraken over de onderhuurperiode, de huurprijs (en eventuele opslagen voor elektriciteit, water, verwarming, Internet), over roken, huisdieren enzovoorts. Leg de afspraken vast in een contract en vraag de onderhuurder om een kopie paspoort. Voorbeeldcontracten kun je vinden op de website van Housing Anywhere
- Maak een inventaris- en opnamelijst waarin de aanwezige spullen, de staat van de kamer en eventuele gebreken zijn vastgelegd; berg de spullen op waarvan je niet wil dat de onderhuurder ze gebruikt.
Internationale huisgenoot
Elk jaar komen ook studenten vanuit het buitenland een stage of studie volgen in Utrecht. Tijdens jouw verblijf in het buitenland kun je een internationale student heel blij maken met je kamer. Je geeft ze zo de kans om het studentenleven in Utrecht van dichtbij mee te maken. Ook je huisgenoten heeft dit veel te bieden. Lees over de voordelen van een internationale huisgenoot in deze DUB blog of kijk deze korte video.
Denk aan het meenenemen van kopieën van officiële documenten en de belangrijkste contactgegevens:
- paspoort;
- telefoonnummers van contactpersonen bij hogeronderwijsinstelling en stageverlener, lokale ambassades of consulaten, verzekeraars en banken;
- bloedgroep en andere medische gegevens;
- andere belangrijke documenten.
Voor vaccinaties kun je naast de GG&GD Utrecht ook terecht bij P&O Gezondheid van het UMC Utrecht (voor alle studenten van Universiteit Utrecht). Bel voor meer informatie: 088-7556400
Voor informatie over een eventueel visum dat je nodig zult hebben, kijk hier.
Voor vertrek vragen we je om je contactgegevens in Osiris te zetten, zodat wij jou of je familie/vrienden kunnen benaderen mocht er een calamiteit plaatsvinden.
Wat te doen:
- Stap 1: log in Osiris
- Stap 2: ga naar 'Buitenland'
- Stap 3: klik op ‘Contact information’ .
Als je nog geen adres hebt, kun je dit ter plaatse invullen zodra je het weet.
Je huidige ziektekostenverzekering
Ga bij je verzekeringsmaatschappij na in hoeverre je verzekering ziektekosten dekt tijdens je verblijf in het buitenland. Houd rekening met het volgende:
- In bijna alle gevallen ben je verplicht je basisverzekering aan te houden.
- Valt het land waar jij heen gaat ook onder de dekking?
- Wat is de maximale duur van de buitenlanddekking?
- Welke ziektekosten worden gedekt en wat is de maximale vergoeding? In sommige landen zijn de medische kosten meer dan tweemaal zo hoog.
- Je moet de ziektekosten die je in het buitenland maakt zelf voorschieten. Bewaar dus altijd alle rekeningen, zodat je later de kosten kunt declareren.
Insurance Passport/Certificate for Students
Een andere mogelijkheid is het afsluiten van een uitgebreide verzekering voor een buitenlandse reis. Je bent dan gedekt tegen medische kosten, inboedelschade, ongevallen, rechtshulp, aansprakelijkheid en verlies van bagage. Deze verzekering wordt onder andere aangeboden door AON Consulting (het Insurance Certificate for Students) en IPS/Meeùs Assurantiën BV (Insurance Passport for Students). De premie bedraagt ca. €40 per maand.
Aansprakelijkheidsverzekering
Tijdens je exchange ben je gedekt voor aansprakelijkheid via de Universiteit Utrecht, deze verzekering dekt schades waarvoor jij wettelijke aansprakelijk bent. Zie hier het verzekeringscertificaat. Dit heeft echter alleen betrekking op academische activiteiten en dus geen schades veroorzaakt tijdens privé tijd. Om deze reden is het aan te raden om ook een goede reisverzekering en eventueel ongevallen verzekering af te sluiten.
Een andere mogelijkheid is het afsluiten van een uitgebreide verzekering voor een buitenlandse reis. Je bent dan gedekt tegen medische kosten, inboedelschade, ongevallen, rechtshulp, aansprakelijkheid en verlies van bagage. Deze verzekering wordt onder andere aangeboden door AON Consulting (het Insurance Certificate for Students) en IPS/Meeùs Assurantiën BV (Insurance Passport for Students). De premie bedraagt ca. €40 per maand.
Een algemeen advies is om contact op te nemen met je huidige verzekeraars (bijvoorbeeld je aansprakelijkheidsverzekeraar), om te vragen of ze dekking bieden tijdens je buitenlandperiode. Voor meer informatie over verzekeringen, kijk op deze pagina van WilWeg.nl.
Je kunt een vergoeding krijgen voor je OV-studentenkaart, omdat je hiervan tijdens je verblijf in het buitenland geen gebruik kunt maken.
Het OV-vergoedingsformulier kan pas worden ondertekend nadat je definitief geaccepteerd bent door de gastuniversiteit (zie stap 3). Je kunt dit formulier laten ondertekenen door je exchange coördinator of bij de balie van het studiepunt.
ISIC kaart (International Student Identity Card)
De ISIC kaart is een internationale studentenkaart die wordt uitgegeven in meer dan 120 landen. Met deze kaart kun je korting krijgen op reizen, restaurants, musea en nog veel meer. Op de website ISICnederland.nl vind je een overzicht van alle kortingen en is de kaart voor € 15 te koop. Je kunt deze ook kopen bij de reiswinkels van KILROY en JoHO.
Beursopener
www.beursopener.nl - database met particuliere fondsen
Summer schools in Europe
www.summerschoolsineurope.eu - database of summer courses in Europe
Wilweg
www.wilweg.nl - alle (algemene) informatie over studie en stage in het buitenland
Nuffic
www.nuffic.nl - de Nederlandse organisatie voor internationale samenwerking in het hoger onderwijs, op de website informatie over onder andere beurzenprogramma's
NWS
www.wereldwijdestudenten.nl - NWS is een site van Nederlandse studenten die een volledige studie in het buitenland doen, willen doen of hebben gedaan
Fulbright Center
www.fulbright.nl - informatie over studeren, onderzoek doen en stagelopen in de Verenigde Staten