Stap 3. Wat regel je voor vertrek?

Denk aan het meenemen van kopieën van officiële documenten en de belangrijkste contactgegevens:

• paspoort;
• telefoonnummers van contactpersonen bij hogeronderwijsinstelling en stageverlener, lokale ambassades of consulaten, verzekeraars en banken;
• bloedgroep en andere medische gegevens;
• andere belangrijke documenten.

Voor vaccinaties kun je naast de GG&GD Utrecht ook terecht bij de Arboverpleegkundigen van Gezond en Veilig werken van het UMC Utrecht (voor alle studenten van Universiteit Utrecht). Zij zijn telefonisch bereikbaar van maandag t/m vrijdag van 09:00-10:00 uur en van 15:30-16:30 uur. Bel voor meer informatie: 088-7556200.

Of je een visum nodig hebt, hangt af van de bestemming. Heb je hier vragen over, neem dan contact op met het international office.

Als je binnen de EU op uitwisseling gaat, heb je bijna altijd recht op een Erasmusbeurs. Daarnaast is er sinds kort ook de Travel Green Grant waarbij je de kosten van je trein- of buskaartje vergoed kan krijgen als je voor deze manier van reizen kiest in plaats van vliegen. 

Beursopties voor bestemmingen buiten de EU zijn beperkt. Voor meer informatie over beurzen en een overzicht van de beurzen die je aan kunt vragen,  bekijk deze pagina.

Tijdens je aanmelding heb je al je noodcontactgegevens in Osiris gezet. Voor vertrek vragen we je om deze nog een keer te controleren, zodat wij jou of je familie/vrienden kunnen benaderen mocht er een calamiteit plaatsvinden.

Wat te doen:

• Stap 1: log in Osiris
• Stap 2: ga naar 'Buitenland'
• Stap 3: klik op ‘Details’

Je kunt een vergoeding krijgen voor je OV-studentenkaart en je kunt kijken of je in aanmerking komt voor de beurs voor uitwonenden. Kijk verder op de website van de DUO wat er nog meer op jouw situatie van toepassing is.

Je bent verplicht om bij de Examencommissie goedkeuring aan te vragen voor de vakken die je wilt volgen. Elke faculteit heeft hiervoor een eigen procedure. Kijk hiervoor bij jouw opleiding.

• Niet uitschrijven!
  Ga je op uitwisseling naar een buitenlandse universiteit? Een voorwaarde is dat je ingeschreven blijft staan bij Universiteit Utrecht. Let er dus op dat je je herinschrijving regelt voor vertrek!
• Herinschrijving UU
  Jaarlijks moet je je vóór 1 september herinschrijven aan Universiteit Utrecht. Ook als je tijdelijk in het buitenland verblijft.
• Schrijf je op tijd in voor vakken
  Ga bij je eigen (bachelor/master) opleiding na of je je nog vóór een bepaalde datum moet inschrijven voor vakken die je wilt volgen als je weer terug bent. 

Je bent geplaatst! Dan nomineert het International Office jou bij je gastuniversiteit. De volgende stap is het regelen van je aanmelding daar. De procedure is voor elke universiteit anders. Je krijgt hierover soms informatie van de Universiteit Utrecht, maar vaak van de gastuniversiteit zelf.

Belangrijk: de gastuniversiteit neemt het definitieve besluit over je toelating. Het is dus pas zeker dat je op uitwisseling kunt gaan als je je bij deze universiteit hebt aangemeld en als je daarvan een bevestiging hebt gekregen.

Ga jij op uitwisseling en wil jij goed voorbereid zijn op de verschillen die je kunt tegenkomen in het buitenland en hoe hiermee om te gaan? Wellicht is deze cursus Intercultureel Leren dan iets voor jou, waar je ook nog eens 2,5 studiepunt voor kunt halen!

Je huidige ziektekostenverzekering

Ga bij je verzekeringsmaatschappij na in hoeverre je verzekering ziektekosten dekt tijdens je verblijf in het buitenland. Houd rekening met het volgende:

• In bijna alle gevallen ben je verplicht je basisverzekering aan te houden.
• Valt het land waar jij heen gaat ook onder de dekking?
• Wat is de maximale duur van de buitenlanddekking?
• Welke ziektekosten worden gedekt en wat is de maximale vergoeding? In sommige landen zijn de medische kosten meer dan tweemaal zo hoog.
• Je moet de ziektekosten die je in het buitenland maakt zelf voorschieten. Bewaar dus altijd alle rekeningen, zodat je later de kosten kunt declareren.

Insurance Passport/Certificate for Students

Een andere mogelijkheid is het afsluiten van een uitgebreide verzekering voor een buitenlandse reis. Je bent dan gedekt tegen medische kosten, inboedelschade, ongevallen, rechtshulp, aansprakelijkheid en verlies van bagage. Deze verzekering wordt onder andere aangeboden door AON Consulting (het Insurance Certificate for Students) en IPS/Meeùs Assurantiën BV (Insurance Passport for Students). De premie bedraagt ca.

Aansprakelijkheidsverzekering

Tijdens je uitwisseling ben je gedekt voor aansprakelijkheid via de Universiteit Utrecht, deze verzekering dekt schades waarvoor jij wettelijke aansprakelijk bent. Zie hier het verzekeringscertificaat. Dit heeft echter alleen betrekking op academische activiteiten en dus geen schades veroorzaakt tijdens privé tijd. Om deze reden is het aan te raden om ervoor te zorgen dat je goed verzekerd bent, denk hierbij aan aanvullende verzekeringen. Een algemeen advies is om contact op te nemen met je huidige verzekeraars (bijvoorbeeld je aansprakelijkheidsverzekeraar), om te vragen of ze dekking bieden tijdens je buitenlandperiode.