Wil je voor een buitenlandse stage een particulier fonds aanschrijven? Een aantal fondsen wil bij de aanvraag voor financiële ondersteuning een begeleidende brief van een studentendecaan hebben. Het fonds heeft een totaalbeeld van je aanvraag nodig en daarom loopt de studentendecaan op verzoek van het fonds een aantal zaken na een aantal zaken na.

Procedure bij een fonds

Voor de meeste en bij de studentendecanen bekende fondsen dien je de aanvraag alvast digitaal in. Vermeld aan het fonds dat je de studentendecaan op datum x hebt gevraagd om een begeleidende brief hebt gevraagd en dat de studentendecaan deze brief rechtstreeks per e-mail naar het fonds zal sturen.

Sluitingstermijnen fondsen

Veel fondsen willen ten minste 4 maanden voor vertrek de aanvraag ontvangen. Houd met deze termijn rekening. Wacht je op een bevestiging van je buitenlandse stage, dan kun je wel alvast bij een fonds een aanvraag indienen. Je moet dan in de aanvraag vermelden dat de bevestiging nagestuurd wordt.

Procedure voor een begeleidende brief van een studentendecanen

Ga in OSIRIS naar het tabblad OSIRIS-Zaak > Begeleidende brief studentendecaan

In OSIRIS-Zaak voer je een aantal voor de studentendecanen hen relevante documenten en gegevens in. Omdat fondsen met verschillende begrotingsformats werken, verzoeken de studentendecanen je ook een aparte begroting in Excel met toelichting bij te voegen. Deze begroting wordt door de studentendecaan meegestuurd met de begeleidende brief.

Behandeltijd studentdecanen

Houd na indienen van jouw verzoek om een begeleidende brief rekening met een behandeltijd door de studentendecaan van circa 3 weken. Lever jouw verzoek om een begeleidende brief daarom tijdig (minstens 3 weken vóór de sluitingstermijn van het fonds; zie boven) in via OSIRIS-Zaak. Zodra de studentendecaan de begeleidende brief rechtstreeks per e-mail naar het fonds heeft verzonden, krijg je hiervan in OSIRIS-Zaak een melding.

De fondsen berichten aan jou zelf of een verzoek om financiële ondersteuning is gehonoreerd.