Studentensite

Begeleidende brief studentendecaan

Wil je voor een buitenlandse stage een particulier fonds aanschrijven? Een aantal fondsen wil bij de aanvraag voor financiële ondersteuning een begeleidende brief van een studentendecaan hebben. Het fonds heeft een totaalbeeld van je aanvraag nodig en daarom loopt de studentendecaan een aantal zaken na.

Procedure

De studentendecaan kan je verzoek alleen in behandeling nemen als je (een kopie van) al je stukken indient én deze begroting invult en bij je stukken voegt. Het is belangrijk dat je de stukken opstuurt per aangeschreven post en niet via e-mail. Schrijf je meerdere fondsen aan? Dien dan een kopie van elke afzonderlijke aanvraag in.

Je kunt de stukken inleveren bij de balie van Studentenservice (Heidelberglaan 6) of opsturen naar: 

Universiteit Utrecht
Studentenservice / Studentendecanen
Postbus 80125
3508 TC Utrecht 

Behandeltijd

Houd rekening met een behandeltijd door de studentendecaan van circa 3 weken. Lever de complete aanvraag daarom tijdig (minstens 3 weken vóór de sluitingstermijn) in bij de studentendecanen. Red je dit niet? Stuur dan alvast de aanvraag naar het fonds met de vermelding dat de begeleidende brief nagestuurd wordt. Geef bij de studentendecanen aan dat alleen de begeleidende brief nagestuurd hoeft te worden. Je dient alsnog de complete aanvraag bij de studentendecanen in te leveren. 

Sluitingstermijnen fondsen

Veel fondsen willen ten minste 4 maanden voor vertrek de aanvraag ontvangen. Houd met deze termijn rekening. Wacht je op een bevestiging van je buitenlandse stage, dan kun je wel alvast bij een fonds een aanvraag indienen. Je moet dan in de aanvraag vermelden dat de bevestiging nagestuurd wordt.

Aanvraag al verstuurd?

Is je aanvraag al naar het fonds opgestuurd en heb je toch nog een begeleidende brief van een studentendecaan nodig? Lever dan kopieën van de complete aanvraag voor elk fonds bij de studentendecaan in. Heb je geen kopieën meer van de aanvraag? Lever dan in ieder geval deze begroting in en stuur de volgende informatie mee:

  • De duur van de stage of het onderzoek, en het aantal EC dat je hiervoor ontvangt
  • Is de stage of het onderzoek verplicht en/of verplicht in het buitenland?
  • Behoort het buitenlandverblijf tot het bachelor- of masterprogramma (hoeveel studiepunten/EC)? En heb je toestemming van de examencommissie?
  • Studieresultatenoverzicht en cijfergemiddelde
  • Curriculum vitae
  • Motivatiebrief van je docent/hoogleraar
  • Overzicht en adressen van andere aangeschreven fondsen

Feedback

Heb je een vraag of opmerking over deze pagina? Laat het ons weten.

Algemene informatie