In dit stappenplan vind je de zeven adviesstappen voor het organiseren van een stage:

1. Check de stagevoorwaarden bij je opleiding
  • Ga na wat de specifieke regels zijn voor stages bij je opleiding. Raadpleeg hiervoor: 
    - de informatie over stage op de opleidingspagina van je opleiding en/of de studiegids.
    - de stagehandleiding (als deze beschikbaar is).    
  • Bedenk van tevoren:
    - Wil je stagelopen in het buitenland? Begin tijdig met de voorbereidingen (financiering en andere logistieke zaken). Een half jaar tot een jaar van tevoren is gebruikelijk.
    - Lees eventueel de extra informatie over stage met een handicap of als je topsport beoefent.
  • Maak een afspraak met je stagecoördinator, als je faculteit dat voorschrijft. Zie onder je opleiding of in het overzicht van stagecoördinatoren.
2. Zoek een stageplaats

Bij sommige opleidingen kun je alleen een stage regelen via de stagecoördinator, bij andere opleidingen zoek je bij voorkeur zelf. Je hebt dit als het goed is net gecheckt bij stap 1.

Ga je zelf op zoek, dan zijn hier een paar suggesties:

  • Docenten hebben een uitgebreid netwerk. Pols een docent die werkzaam is in een richting die je aanspreekt. Het voordeel van deze bron is dat je misschien ook meteen een stagedocent hebt.
  • Stagecoördinatoren worden regelmatig benaderd door bedrijven en instellingen en gebruiken vaak een prikbord (aan de muur of elektronisch) voor verspreiding van deze stagevacatures.
  • Via het stageoverzicht van Career Services vind je stages en afstudeeropdrachten die geschikt zijn voor studenten van diverse opleidingen. Overleg met je docentbegeleider of de stage die je interessant lijkt ook inhoudelijk past binnen je programma. Als je een van deze stages niet binnen je opleiding mag doen, kun je hem wel gebruiken om extra werkervaring op te doen en je netwerk uit te breiden.
  • Op de Carrièredag van de Universiteit Utrecht kun je op informele wijze kennismaken met allerlei bedrijven die ook stages aanbieden.
  • Er zijn (studenten)organisaties die bemiddelen bij het vinden van een stage.
  • Vergeet ook je eigen netwerk niet. Informeer bij je medestudenten. Heb je een kennis, vriend of familielid die werkt bij een bedrijf waar je stage zou willen lopen?
  • Je kunt ook rechtstreeks het bedrijf of de instelling van jouw keuze benaderen met de vraag of je er stage kunt lopen.
  • Bekijk de links naar meer informatie over stages.
  • Je studievereniging heeft misschien ook een stage-prikbord of communiceert deze via nieuwsbrief of sociale media. Houd deze in de gaten!
3. Zoek begeleiding en leg afspraken vast

Je hebt een docentbegeleider nodig die de onderwijsverantwoordelijkheid draagt, naast een begeleider bij de instelling waar je stage loopt. Regel dit via de stagecoördinator van je opleiding, of zoek zelf een docent als je opleiding geen stagecoördinator heeft.

Maak een stagewerkplan of -projectbeschrijving en laat dit goedkeuren door de docentbegeleider. Denk ook aan afspraken over tussentijdse besprekingen met je stagebegeleider (of rapportages via e-mail). Zorg voor een goede schriftelijke overeenkomst (zie onder stap 4).

4. Praktische zaken goed regelen

Schriftelijke overeenkomst

  • Veel bedrijven hebben een eigen overeenkomst opgesteld die je moet ondertekenen.
  • Sommige faculteiten gebruiken een eigen stageovereenkomst. Informeer hiernaar bij je stagecoördinator.
  • Je kunt ook deze modelovereenkomst gebruiken. Deze is ook goed te gebruiken als check of alles op de juiste manier geregeld wordt. 

Bijzonderheden

  • Ben je buitenlandse UU student en wil je in Nederland stage lopen? Er gelden speciale regels en voorwaarden aangaande verblijfsvergunning en verzekeringen. Kijk op de pagina Overeenkomst en verzekering.
  • Ga je stagelopen in de zomer? Bedenk dan dat je je OV-studentenkaart tussen half juli en half augustus alleen als kortingskaart kunt gebruiken om naar een stageadres te reizen.
  • Ga je stagelopen in het buitenland? Vergeet je stage(plaats) dan niet in Osiris te registreren!

Niet in loondienst

Een stagair is niet in dienst als werknemer (zie artikel 1 van de modelovereenkomst). Sommige afspraken zijn hetzelfde, zoals bijvoorbeeld over werktijden (artikel 3) en de aansprakelijkheid voor letsel of schade (artikel 4). De wettelijke aansprakelijkheid van de stagiair jegens de stagegever verschilt van die van een werknemer (artikel 4). En omdat je als stagair niet in dienst bent van het bedrijf heb je ook geen verlofdagen, tenzij je daarover iets anders afspreekt.

Stagevergoeding en financiën

De vergoedingen voor een stage variëren van geen vergoeding tot 450 euro per maand. Als je alleen een vergoeding krijgt voor daadwerkelijk gemaakte kosten (onkosten en reiskosten) is de vergoeding geen inkomen voor je studiefinanciering en ook niet fiscaal belast. De stagegever hoeft dan ook geen loonheffingen (loonbelasting en premie volksverzekeringen) in te houden. Bij een stagevergoeding is dat wel het geval. Over bijverdienen en belasting vind je nuttige links onder Geldzaken.

Heb je problemen om je stageperiode te financieren? Op www.studiefondsplus.nl vind je een overzicht met verschillende (particuliere) fondsen die je mogelijk kunnen ondersteunen.

Verzekeringen en aansprakelijkheid

Natuurlijk kan er tijdens je stageperiode iets mis gaan. Zoek goed uit hoe de wetteljike aansprakelijkheid en verzekeringen zijn geregeld in jouw situatie voordat je een contract ondertekent. Welke verzekeringen heb je afgesloten en hoe is de aansprakelijkheid volgens de wet en de stageovereenkomst geregeld. Lees ook de pagina Stageovereenkomst en verzekering.

5. Doen van een stage

Het is altijd beter om proactief te zijn en fouten te maken, dan om passief en afwachtend te zijn. Je leert het meeste als je zelf initiatief neemt. Zorg wel altijd dat je bij twijfel of problemen overlegt met je stagebegeleider in de organisatie.
 
Denk eraan dat je ook een ambassadeur van de Universiteit Utrecht en van je opleiding bent tijdens je stage. Is je stagegever tevreden, dan zal deze graag opnieuw werken met studenten van de Universiteit Utrecht. Een paar tips:

  • Houd je aan de gemaakte afspraken (zie ook werkplan en stageovereenkomst).
  • Pas je aan de cultuur en hiërarchie van het bedrijf.
  • Zet je 100% in voor de werkgever.
  • Neem geen geld of andere beloningen van derden aan in verband met je werkzaamheden voor de stagegever.
  • Neem bij problemen altijd contact op met de stagedocent of stagecoördinator van je opleiding.
6. Afronding en presentatie van resultaten

Maak een verslag en/of geef een presentatie over je belangrijkste resultaten. Laat je stagebegeleider en stagedocent je verslag en/of presentatie beoordelen en praat daar samen over in een evaluatief gesprek. Op het stage-evaluatieformulier voor bedrijven vind je een voorbeeld van de vaardigheden waarop je kunt worden beoordeeld.

7. Registratie en evaluatie
  • Zorg ervoor dat de docent het cijfer voor je stage in Osiris registreert/laat registreren.
  • Lever je cijferbriefje en het stage-evaluatieformulier voor studenten in bij het studiepunt van je faculteit.