20 mei 2020

MS Teams: let op je privacy-instellingen

Beheer je een team, of ben je van plan dit te gaan doen? Dan is deze informatie mogelijk belangrijk voor je.

Pas op wat je deelt

Microsoft Teams is ideaal om in een team mee samen te werken. Je moet echter wel goed opletten dat de privacy-instellingen van jouw team goed staan: zo voorkom je dat iedereen binnen de UU alle inhoud van jouw team kan bekijken.

Hoe controleer ik dat?

Er zijn binnen Teams twee mogelijkheden voor de privacy-instelling voor een team. De actieve instelling zie je rechts bovenaan je scherm staan wanneer je een team hebt geopend. Dit zijn:

  • Organisatie: iedereen binnen de UU kan jouw team openen en alle inhoud bekijken;
  • Team: alleen de eigenaren en leden van het team kunnen de inhoud bekijken.

 Wil je de instelling wijzigen? Lees dan de handleiding voor Teams (kijk bij de FAQ).

Waar moet je nog meer op letten?

  • In Teams kun je tijdens vergaderingen opnames maken met de opnamefunctie. De opnames kun je vervolgens later terugkijken (via Microsoft Stream). Standaard worden de privacy-instellingen overgenomen vanuit het team waar de vergadering gehouden wordt. Maak je bewust opnames die openbaar zijn? Doe dit alleen als de content dit toelaat en de privacy niet in het geding is.

  • Eén op één gesprekken en groepsgesprekken buiten een team om kunnen ook worden opgenomen. Standaard hebben alleen de personen die hebben deelgenomen aan het gesprek toegang tot de opname.

  • Vanaf 20 mei krijg je bij de opnamefunctie eenmalig een zogenaamde videodisclosure te zien. Hierin wordt bovenstaande ook uitgelegd.

Update op 20 mei

Wegens een update van MS Teams vanwege bovenstaande videodisclosure, moet je eenmalig opnieuw inloggen met je UU e-mailadres en wachtwoord bij Office 365 applicaties na 20 mei om 22:30.