18 januari 2021

Mail van Microsoft over verlopen groep

Group Experiration Renewal Mail
Voorbeeldmail

Het is mogelijk dat je mail ontvangt van Microsoft waarin gesproken wordt over het verlopen van een groep.

Een dergelijke mail is afkomstig van msonlineservicesteam@microsoftonline.com en heeft als onderwerp “Action Required: Renew [group name] by [date]”.

Dit is geheel volgens verwachting. Het is veilig en het is geen spam.

Klik HIER om te bekijken hoe de mail er ongeveer uitziet. De tekst tussen blokhaken zal in de daadwerkelijke mail worden vervangen door de echte data.

Wat wordt er bedoeld met een “group”?

De term “group” is afkomstig van “Microsoft 365 groups”. Dit is technisch gezien een service die ervoor zorgt dat Office 365 gebruikers gebruik kunnen maken van verschillende Office 365 onderdelen zoals Teams, SharePoint en Exchange Online (e-mail). De service verbindt onderdelen met elkaar en zorgt ervoor dat gebruikers de juiste rechten hebben op de verschillende onderdelen. Daarom is het zo dat er onder water een zogenaamde “group” wordt aangemaakt op het moment dat je bijvoorbeeld een team aanmaakt in Microsoft Teams.

Waarom ontvang ik deze mail?

Microsoft verstuurt deze mails nu als gevolg van een Office 365 instelling die recent is aangepast. In 90% van de gevallen ontvang je deze mail omdat je teameigenaar bent in Microsoft Teams. De groepsnaam die genoemd wordt in de mail zal je waarschijnlijk herkennen als teamnaam.

Als je de groepsnaam uit de mail niet herkent als teamnaam dan zou je de naam moeten herkennen als één van de volgende dingen:

  • De naam van een groep die je in het verleden hebt aangemaakt in Outlook of waarvan je (mede-)eigenaar bent.
  • De naam van een plan die je in het verleden hebt aangemaakt in Planner of waarvan je (mede-)eigenaar bent.
  • De naam van een groep die je in het verleden hebt aangemaakt in Stream of waarvan je (mede-)eigenaar bent.

Wat moet ik doen met deze mail?

Als het team (of één van de andere hierboven genoemde zaken) behouden moet blijven dan klikt één van de eigenaren op Renew group.

Wat gebeurt er als er niks wordt gedaan met deze mail?

De eigenaren hebben 30 dagen de tijd om bovenstaande actie uit te voeren. Als eigenaren dit niet doen dan zal daarna alle data (zoals het team in Microsoft Teams) automatisch worden verwijderd, inclusief alle daarin opgeslagen documenten.

Eigenaren zullen er voor die tijd nog twee keer aan herinnerd worden. De eerste keer is na 15 dagen en de tweede keer is na 29 dagen. Als er dan nog steeds niet gereageerd is dan wordt de groep op dag 30 automatisch verwijderd.

Een verwijderde groep (inclusief het team in Microsoft Teams en alle documenten) kan maximaal 30 dagen na verwijdering worden hersteld door ITS. Als de groep tijdens deze periode niet wordt hersteld dan wordt daarna alles permanent verwijderd.

Onderaan de mail heb je tevens de mogelijkheid om de groep direct zelf te verwijderen. Volg hiervoor de link in de mail.

Kan ik dit soort mails in de toekomst vaker verwachten?

Ja, dat is goed mogelijk. Vanaf nu zullen dit soort mails gestuurd gaan worden op het moment dat bijvoorbeeld een team een jaar lang niet meer gebruikt is. Als je dan eigenaar bent dan zou je dus opnieuw een mail als deze kunnen verwachten.