Explainer: Hoe we het ontwerpteam voor het nieuwe faculteitsgebouw Diergeneeskunde kiezen

Er wordt hard gewerkt aan het nieuwe faculteitsgebouw voor de faculteit Diergeneeskunde. Dit harde werk is alleen niet zichtbaar met graafmachines en hijskranen, maar gebeurt grotendeels achter de computer. Maar wat doen we nu eigenlijk en waarom duurt dat zo lang? Het project zit in de fase waarin gezocht wordt naar een ontwerpteam. Dit team gaat op basis van de eisen die wij hebben geformuleerd het nieuwe faculteitsgebouw ontwerpen. Welke stappen daarvoor nodig zijn leggen we uit.

Bij de Universiteit Utrecht (UU) begint de voorbereiding van de aanbesteding van een ontwerpteam al tijdens het opstellen van het programma van eisen. Dit zorgt voor een soepele overgang van de definitiefase naar de ontwerpfase binnen het standaard projectproces. De UU moet aanbestedingen doen volgens de aanbestedingswet. Voor het nieuwe faculteitsgebouw van de faculteit Diergeneeskunde gaat het om een Niet-openbare Europese aanbesteding. Dit betekent dat er verschillende fases zijn met specifieke regels en doorlooptijden.

Twee fases van de aanbesteding

De aanbesteding kent twee fases. De selectiefase, waarin partijen gekozen worden die de opdracht aan kunnen, gevolgd door de gunningsfase. Dit is de fase waarin uit de selecteerde partijen er één partij gekozen wordt om de opdracht uit te voeren. Beide fases hebben vaste stappen en doorlooptijden.

1. Selectiefase

In deze fase wordt een selectieleidraad (handleiding voor de selectie) gepubliceerd op Tenderned. Tenderned is het officiële online platform voor aanbestedingen in Nederland. Overheden en publieke organisaties publiceren hier hun aanbestedingen, en bedrijven kunnen daarop inschrijven. Het platform zorgt voor transparante en efficiënte aanbestedingsprocedures volgens de wet.

De selectieleidraad wordt gemaakt door een collega van het Inkoop en Aanbestedingscentrum van de UU en besproken met projectmanagers en andere betrokkenen. Architectenbureaus en installatieadviseurs krijgen dan de kans om gezamenlijk in te schrijven. Dit gaat in een aantal stappen. Het proces van het publiceren tot aanmelden en de definitieve selectie van vijf partijen gaat als volgt:

Stappen in de selectiefase die in totaal ongeveer twaalf weken duurt:

  1. Publicatie selectieleidraad
  2. Vragen en bezwaren indienen door partijen: 3-4 weken na publicatie.
  3. Nota van inlichtingen verzenden door UU: 1-2 weken na sluiting vragenronde.
  4. Aanmeldingen indienen door partijen: 6 weken na publicatie.
  5. Bekendmaking selectie door UU: 4 weken na indiening.
  6. Bezwaartermijn: 10 dagen.

Alle aanmeldingen worden beoordeeld op harde feiten van referentieprojecten die partijen zelf aanleveren. Met deze referentieprojecten proberen de inschrijvers aan te tonen dat ze voldoen aan de kerncompetenties die zijn aangegeven in de selectieleidraad. Bij het nieuwe faculteitsgebouw Diergeneeskunde gaat het bijvoorbeeld om het feit dat ze eerder een complex gebouw hebben ontworpen (zowel bouwkundig als installaties) of ervaring hebben met specifieke labs en het werken met BIM.

Als er meer dan vijf geschikte partijen zijn, worden ze verder beoordeeld op selectiecriteria die in de leidraad staan. Dit zijn wat zachtere eisen, zoals kostenbewust ontwerpen en hergebruik van materialen. Een selectiecommissie beoordeelt deze criteria en kiest de top vijf. Deze top vijf wordt uitgenodigd om een aanbieding te maken, die op prijs en kwaliteit wordt gescoord in de gunningsfase. De overige partijen krijgen bericht en kunnen in beroep gaan. Dit maakt dat de selectie heel nauwkeurig en in overleg met Juridische Zaken (JZ) moet worden gedaan.

2. Gunningsfase

Tijdens de selectiefase wordt al gewerkt aan de gunningsleidraad (offerteaanvraag) en de vele (concept) contractstukken die meegestuurd worden met de offerteaanvraag aan de vijf geselecteerde partijen. Nadat de selectie is afgerond, wordt de tijd genomen om alle bijlagen compleet te maken en deze intern te toetsen.

Wat de geselecteerde partijen moeten doen:

  • Ze moeten een gespecificeerde prijsaanbieding indienen voor de werkzaamheden van het ontwerpteam.
  • Ze moeten de kwaliteit van hun werk aantonen door een plan van aanpak en een analyse van de opgave in te leveren.

Bureaupresentaties:

  • Tijdens de bureaupresentaties krijgen de ontwerpteams de gelegenheid om een toelichting te geven op de ingediende stukken.
  • Voorafgaand aan deze presentaties hebben ze twee keer de kans gehad om vragen te stellen en opmerkingen te maken.
  • De UU verstrekt een nota van inlichtingen waarin wijzigingen op de stukken mogelijk zijn en natuurlijk vragen worden beantwoord.

Stappen in de gunningsfase die in totaal ongeveer vijftien weken duurt:

  1. Verzenden offerteaanvraag aan de geselecteerde partijen
  2. Bezichtiging (UU en partijen): 1 week na versturen stukken.
  3. Eerste ronde vragen, tegenstijdigheden en/of bezwaren indienen door partijen: 1-2 weken na versturen stukken.
  4. Nota van inlichtingen verzenden door UU: 1 week na sluiting vragenronde 1.
  5. Tweede ronde vragen, tegenstijdigheden en/of bezwaren indienen door partijen: 4 weken na versturen stukken.
  6. Nota van inlichtingen verzenden door UU: 1 week na sluiting vragenronde 2.
  7. Inschrijvingen indienen door partijen: 7-8 weken na versturen stukken.
  8. Bureauresentaties geven
  9. Bekendmaking voorgenomen gunning/beoordelingstermijn: 3-4 weken na inschrijving.
  10. Bezwaartermijn: 20 dagen.

In totaal kan het hele proces van voorbereiding tot contract met het ontwerpteam een jaar duren, waarbij een deel al parallel loopt met de definitiefase en het afronden van het programma van eisen.