Stage buitenland

Allereerst, begin op tijd! We raden je aan om een jaar van te voren te starten met oriënteren.

De volgende tips en adviezen helpen je verder bij het zoeken naar een geschikte stage:

• Stage ervaringen van studenten die al naar het buitenland zijn geweest: deze verslagen vind je op Brightspace, onder ‘GNK/SUMMA buitenlandstage’.
• UMC Utrecht Netwerk: maak gebruik van de contacten in je eigen UMC Utrecht netwerk. Als je weet wat voor type stage je wilt lopen, neem dan contact op met de desbetreffende divisie en informeer of zij contacten hebben met buitenlandse instellingen.
• Stage partners GNK/SUMMA: voor klinische stages werken wij samen met een aantal buitenlandse partners waarmee je op een laagdrempelige manier je stage kunt regelen. Kijk voor meer informatie op de Blackboard study abroad pagina onder het kopje ‘stage partners’.
• Strategische partners UMC Utrecht: met een aantal internationale partners wordt nauw samengewerkt en gemeenschappelijk onderzoek verricht. Dit gaat om Chinese University of Hong Kong (CUHK), de Katholieke Universiteit Leuven (KU Leuven), University of Toronto (UofT) en University College London (UCL). Wil je naar een van deze partners voor een wetenschapsstage? Kom dan langs bij het IO voor contactgegevens van UMC Utrecht onderzoekers die samenwerken met één van deze partners.
• Database: het IO heeft een database waar we gericht kunnen zoeken naar studenten die al naar een land of specifieke instelling zijn geweest voor een stage. We kunnen je in contact brengen met deze ervaringsdeskundigen.
• Huisartsgeneeskunde: heb je interesse in een buitenlandstage gericht op huisartsgeneeskunde? Neem dan contact op met onderwijs-huisartsgeneeskunde@umcutrecht.nl. Zij kunnen meer vertellen over de mogelijke landen waar je binnen deze richting op stage kan gaan. 

Bekijk van tevoren de reisadviezen voor het land waar je stage wil gaan lopen (zie stap 2) en, indien nodig, de visumprocedure. Zie stap 6.1 voor meer informatie over visumaanvragen.

Neem contact op met de coschapindelers om te bekijken in welke periode je het beste voor stage naar het buitenland kan gaan.

• E-mail adres: coschappen@umcutrecht.nl
• Telefoonnummer: 088-75 53476
• Spreekuur: donderdag van 12:30-13:30 uur. Maak een afspraak van 10 minuten via planzelf.
• Telefonisch spreekuur: maandag, dinsdag en donderdag van 09:30-10:00 uur

Ga je tijdens je schakeljaar naar het buitenland, houd dan rekening met de aanwezigheidsplicht van de terugkomdagen (Schakeljaar, kopje Startblok en Terugkomdagen). Voor vragen kun je contact opnemen met: cru-epidemiology@umcutrecht.nl

Met ingang van het nieuwe curriculum kan het zijn dat de lengteduur van jouw keuzestage anders is dan in het oude curriculum. Kijk bij het plannen van je buitenlandstage goed wat op jou van toepassing is. 

Ben je student maar heb je een functiebeperking? Het International Office kijkt graag samen met jou naar de mogelijkheden om naar het buitenland te gaan.
Uit ervaring blijkt helaas dat niet alle buitenlandplekken geschikt zijn voor studenten met een functiebeperking, bijv. omdat er alleen met papier wordt gewerkt (denk aan uitdagingen voor studenten met dyslexie), of omdat andere, heftige situaties zich voordoen die chronische psychische problematiek bij studenten opnieuw doen aanwakkeren of kunnen ververgeren. We vinden het belangrijk dat elke student de kans krijgt om op buitenlandstage te gaan en denken daarom graag mee naar de mogelijkheden. Maak een afspraak met het International Office om je verder te oriënteren.

Voor buitenlandstages geldt het algemene reisbeleid van de UU. De UU volgt het reisadvies van het Ministerie van Buitenlandse Zaken (MinBu). MinBuZa hanteert vier veiligheidsrisico’s, namelijk:

• Groen – geen bijzondere veiligheidsrisico’s
• Geel – let op, veiligheidsrisico’s; wees je hiervan bewust
• Oranje – alleen noodzakelijke reizen
• Rood – niet reizen

Buitenlandstages zijn alleen toegestaan in landen waarvoor een positief reisadvies geldt (code geel of groen, zie Nederlandwereldwijd). Oranje en rood gekleurde gebieden/landen worden als onveilig beschouwd. Studenten ontvangen geen toestemming voor deze landen. In sommige landen kunnen meerdere veiligheidsrisico’s voorkomen, bijvoorbeeld zowel gele als oranje gebieden. Neem altijd contact op met het International Office om te beoordelen of een land wel of niet als veilig wordt beschouwd.

Wanneer je een verzoek indient voor een buitenlandse stage beoordeelt het International Office o.a. op basis van het reisadvies van het Ministerie van Buitenlandse Zaken of je naar het desbetreffende land af mag reizen. Zolang je geen goedkeuring hebt ontvangen om te reizen voor je studie adviseren we je om geen financiële verplichtingen aan te gaan. Je kunt wel starten met het regelen van de logistieke zaken.

Wil ondanks een negatief reisadvies toch naar het buitenland afreizen? Dan kan je een formeel uitzonderingsverzoek indienen. Neem hiervoor contact op met het International Office.

Aan een buitenlandse stage zijn kosten verbonden. Daarom raden we je tijdens/na het vinden van een stageplek aan om een kostenoverzicht te maken om te zien of de stage wel bestaalbaar voor jou is. Denk o.a. aan het volgende:

• Vaak rekent de buitenlandse gastinstelling bij klinische stages kosten voor het lopen van een stage. Dit varieert per bestemming, je dient deze kosten zelf te betalen.
• Bij een stagepartner hoef je geen supervisiekosten te betalen, of wordt het grootste gedeelte voor je vergoed. Vaak zijn er wel andere kosten voor eigen rekening zoals huisvesting en visa.
• Maak voor jezelf een financieel overzicht met de verwachte inkomsten en uitgaven tijdens je buitenlandverblijf. Zie deze website voor tips bij het maken van een overzicht.
• Een goede inschatting van de levenskosten en accommodatie kunnen studenten ook verkrijgen van ervaringsdeskundigen; studenten die al op de stagelocatie zijn geweest. Het International Office kan hierbij bemiddelen en contactgegevens delen.

• Check de website ‘WilWeg’ voor mogelijke beursopties. Let op; beursmogelijkheden zijn afhankelijk van de duur, type stage en bestemming.
• Erasmus beurs; voor stages binnen Europa kun je mogelijk in aanmerking voor een Erasmus beurs. Meer informatie over de beursvoorwaarden en beursaanvraag vind je hier.
• Kijk op onze Brightspace pagina GNK/ SUMMA buitenlandstage, voor meer beursopties.

Tijdens je verblijf in het buitenland kun je een OV vergoeding aanvragen. Via de website van DUO vind je het OV-vergoedingsformulier.

Dit formulier kun je ter ondertekening mailen naar het STIP: STIP@umcutrecht.nl. Het kan pas ondertekend worden na registratie van je buitenlandverblijf in Osiris.

Zodra je een stageplek in het buitenland hebt gevonden ga je aan de slag met het regelen van de stage details met de gastinstelling en je stage aanmelding en goedkeuring bij het UMC Utrecht. Hiervoor moet je een aantal zaken regelen. Start met het maken van afspraken met de gastinstelling over de inhoud en de periode van de stage. Deze informatie heb je nodig voor de volgende stappen in je stage proces, zie hieronder.

Voor klinische stages dien je te allen tijden de ‘Supervisor brief’ (NL/EN) te laten ondertekenen door je supervisor in het buitenland. Deze ondertekende brief upload je in OSIRIS onder het kopje ‘Buitenland’.

• Supervisor brief - Geneeskunde (NL)
• Supervisor letter - Medicine (EN)

De ondertekende supervisiebrief upload je bij je Osiris registratie, zie stap 4.4.

Wanneer de details voor je stage zijn geregeld met de gastinstelling kan je je stage aanmelden via Scorion. Denk hierbij aan het volgende:

• Voor je aan de slag gaat met de daadwerkelijke aanmelding zoek je eerst een UMC Utrecht begeleider (indien je niet naar een stagepartner gaat). Klik hier voor meer informatie over de rol van de UMC Utrecht begeleider. De naam van je UMCU begeleider heb je nodig voor je Scorion aanmeldformulier. Bovendien kan je vooraf met je UMCU begeleider de leerdoelen en het verdiepingsonderwerp afstemmen die je in de stage aanmelding gaat zetten.
• Selecteer de juiste formulierenset in Scorion voor je stage aanmelding. Klik hier voor een overzicht van welk formulier je moet gebruiken voor welke stage. In deze formulierenset vind je ook de (Engels- en Nederlandstalige beoordelingsformulieren die je later tijdens je stage kunt gebruiken.
• Betreft je aanmelding een klinische buitenlandstage? Dan is het verplicht om gebruik te maken van de e-module die je zal helpen bij het uitwerken van de vragen op het Scorion aanmeldformulier. De e-module vind je hier.
• Wanneer je stage is beoordeeld door de coördinator ontvang je een bericht van goedkeuring.

• Je bent verplicht om je buitenlandverblijf in OSIRIS te registreren. Doe dit circa drie maanden voor je op reis gaat.
• Registreer je stage in OSIRIS onder het kopje ‘Buitenland’.
• Registreer het juiste proces in OSIRIS: IO UIT CLINICAL = klinische keuzestages, IO UIT ANDERS = niet-klinische keuzestages (wetenschap)
• Upload 'Bericht van goedkeuring stage’ vanuit de opleiding.
• In het geval van een klinische stage: upload de supervisiebrief (zie stap 4.2).

• Na OSIRIS registratie neemt het IO je aanvraag in behandeling.
• Je stage is pas akkoord wanneer het IO je aanvraag in OSIRIS heeft goedgekeurd. Je ontvangt hierover een goedkeuringsmail vanuit OSIRIS.
• Let op; ook na goedkeuring in OSIRIS kan het International Office een stage alsnog afkeuren als daar vanwege veiligheidsoverwegingen aanleiding toe is. Zie stap 2: Veiligheid.
• Wacht met het boeken van vliegtickets totdat je goedkeuring hebt ontvangen in OSIRIS.

Ga je op buitenlandstage? Hier zie je welke verzekering op jou van toepassing is.

Het UMC Utrecht heeft een medische aansprakelijkheidsverzekering afgesloten voor UMC Utrecht studenten die in het buitenland een klinische stage gaan lopen. Hier kunnen studenten alleen aanspraak op maken wanneer ze stage gaan lopen bij een instelling die zelf geen de medische aansprakelijkheidsverzekering  heeft.

Je kunt aanspraak maken op de UMCU verzekering door je supervisiebrief (stap 4.2) te laten ondertekenen en te uploaden bij je Osiris buitenlandregistratie (stap 4.4). Wanneer het International Office je Osiris aanvraag goedkeurt, kan je aanspraak maken op de UMCU verzekering. De UMCU verzekering betreft een wereldwijde dekking met uitzondering van Canada en de VS.

Heeft jouw buitenlandse instelling wel een medische aansprakelijkheidsverzekering? Dan val je onder de verzekering van de buitenlandse instelling.

Voor stage gerelateerde vragen (bijvoorbeeld PEP/prikaccidenten) neem je contact op met de afdeling Gezond en Veilig Werken. Voor alles dat buiten de stage valt, kunnen studenten aanspraak maken op de persoonlijke verzekeringen via de alarmdiensten.

Naast bovengenoemde verzekeringen dien je zelf ook een aantal persoonlijke verzekeringen af te sluiten. Sluit een reis-, zorg, ongevallen en persoonlijke aansprakelijkheidsverzekering af die geldig is in het land waar je een stage gaat lopen.

• Voor sommige landen is een visum nodig, ga zelf na of je een visum nodig hebt.
• Check de website van MinBuZa voor meer informatie over het aanvragen van een visum. 
• Voor vragen over de aanvraag van een visum raden we je aan om contact op te nemen met de Ambassade van het bestemmingsland.
• De visumprocedure kan enige tijd duren, start dus op tijd met je visumaanvraag.  

• Indien vanuit de buitenlandse instelling een bevestiging van je stage gevraagd wordt, dan kun je bij het STIP een 'Confirmation letter' opvragen.
• De opmaak van een ‘Confirmation Letter’ duurt één werkdag.
• De brief stelt dat je geneeskundestudent bent aan de Universiteit Utrecht en dat je toestemming hebt ontvangen voor een buitenlandstage.

• Check via de afdeling Gezond en Veilig werken of je een PEP (voor HIV medicatie in geval van prikaccident) nodig hebt voor het bestemmingsland.
• Ga je buiten Europa een co-schap lopen, informeer voor je vertrek naar het volgende:
  • Het geldende prikaccidentenprotocol in het stage ziekenhuis.
  • Het PEP beleid in het stage ziekenhuis
• Maak minimaal drie maanden van te voren een afspraak met Gezond en Veilig werken door te bellen naar 088 – 755 6200 (kies menu 1, werkdagen 09.00 – 10.00 uur én 15.30 – 16.30 uur).
  • Email adres: Arboverpleegkundigen@umcutrecht.nl
• Houd de goedkeuringsmail die je vanuit OSIRIS ontvangen hebt voor je buitenlandstage bij de hand tijdens de afspraak met Gezond en Veilig werken.
• Er zijn kosten verbonden aan de afspraak voor reizigers-vaccinaties en advies.Tijdens de afspraak vul je je gegevens in en krijg je een QR code waarmee je kunt betalen. Na afloop van de afspraak dien je dit te betalen. Het advies gesprek voor alleen het PEP pakket is gratis.

• Pre-Departure Training: Om je goed voor te bereiden op de buitenlandstage organiseren we circa drie keer per jaar een Pre-Departure Training (PDT). Tijdens de training bespreken we de algemene leerdoelen van de buitenlandstage, deelt een student buitenlandstage ervaringen en gaan we in op interculturele communicatie en de ethiek van internationale stages. De PDT gaat dus niet in op praktische en logistieke zaken voor het regelen van een stage, maar bereid je voor op het optimaliseren van je stage-ervaring door bewustwording van interculturele processen en het hebben van een open houding. De training is meestal online van 19:00u tot 21:00u. We adviseren je om deze training maximaal een half jaar voor start van je buitenlandstage te volgen. Volg de PDT alleen wanneer je al concrete plannen voor je buitenlandstage hebt. De training is verplicht voor studenten die naar een stagepartner gaan. Bovenaan dit stappenplan vind je de PDT data en aanmeldlink(s).
• Post Return Sessie: Tijdens de PRT reflecteer je samen met je medestudenten die ook in het buitenland zijn geweest over je ervaringen in het buitenland. Dit doen we o.a. middels het model van impactful encounters. We slaan de brug tussen de opgedane ervaringen, en hoe je deze kunt inzetten in je studie en je (toekomstige) werk. De sessie is bedoeld voor alle studenten die op buitenlandstage zijn geweest. De sessie hoef je niet direct na terugkomst uit het buitenland te volgen, maar kan je bijwonen tot een jaar na terugkomst van je buitenlandstage. De training is geschikt voor klinisch- en wetenschapsstages.
• Global Health cursussen: In de maanden waarin je je voorbereidt op je internationale stage, kan het nuttig zijn om deel te nemen aan een van de gratis online keuzevakken die worden aangeboden in samenwerking tussen het UMCU en internationale partners; de global health cursussen. Deze cursussen zullen niet alleen je perspectief op wereldwijde gezondheids- en medische onderwerpen verbreden, maar ook je vaardigheden in internationale en interculturele samenwerking ontwikkelen. Als je van plan bent te reizen naar een van de landen waarmee we voor deze cursussen samenwerken, kun je zelfs enkele medisch studenten ontmoeten om al vóór je aankomst connecties te leggen! Klik voor meer informatie ‘global health cursussen’ aan in het menu.
• Code of conduct: De code of conduct beschrijft gedragsrichtlijnen en ethische normen voor de klinische buitenlandstage. We adviseren elke student dit document door te nemen voor start van de buitenlandstage. De Code of Conduct wordt ook bij de PDT besproken en is te vinden op Blackboard ‘Internship Abroad’.  

Neem voor meer informatie over de PDT, de PRT en de Code of Conduct contact op met het International Office. Voor de Global Health cursussen kan je contact opnemen met GHcourse1@umcutrecht.nl of GHcourse2@umcutrecht.nl.       

Bij een aantal plekken wordt gevraagd om zelf kleding voor in het ziekenhuis mee te nemen. Je kan hiervoor bij de linnendienst langsgaan om na te vragen of er kleding over is die niet meer gebruikt wordt. Deze mag je meenemen. Zolang de voorraad sterkt biedt Willy’s winkeltje ook gratis doktersjassen aan (formaat kort). Daarnaast hebben ze gratis verpleegkundige jassen die kunnen worden meegenomen voor de OK.

• Binnen een week na terugkomst in Nederland dien je een MRSA-screening te doen in het UMC Utrecht (niet in een ander ziekenhuis). Ga naar het ‘Laboratorium voor Klinische Microbiologie’ GO4, balie 22, dagelijks geopend van 09.00 - 16.00 uur. Bij een negatieve uitslag ontvang je geen bericht. Je ontvangt alleen een bericht wanneer de uitslag positief is. Voeg je 06-nummer toe op het aanvraagformulier bij het lab zodat je bereikt kan worden bij een positieve test.
• Neem altijd contact op met de afdeling Gezond & Veilig Werken om te bespreken of een TBC-screening na terugkomst vereist is. Dit verschilt namelijk per land of situatie. Indien het wel vereist is, dan dien je tussen week acht en twaalf na terugkomst in Nederland een TBC-screening te doen in het UMC Utrecht (niet in een ander ziekenhuis). Maak hiervoor tijdig een afspraak met de Arboverpleegkundigen van Gezond en Veilig Werken.
• Wanneer je weer terugreist naar Nederland, houd rekening met een mogelijk inreisverbod, quarantaine, en verplichting tot het tonen van negatieve testresultaten. Omdat de situatie doorlopend verandert, adviseren we je de website van de Rijksoverheid  te raadplegen voor actuele informatie.

Indien van toepassing lever je het PEP-pakket in bij de apotheek in het UMC Utrecht.

Zorg dat aan het einde van je stage de juiste (Scorion)formulieren en eventuele (reflectie) opdrachten worden ingediend om je stage af te kunnen ronden.

• We horen heel graag hoe je de buitenlandse stage hebt ervaren. Dit kan je doen door je ervaringen te bundelen in een ervaringsverslag. Dit is een mooie bron van inspiratie voor studenten die in de toekomst op reis willen gaan. Na afloop van je stage ontvang je vanuit het IO een ‘Welkom terug’ mail inclusief een format met enkele vragen voor dit verslag. Deze verslagen plaatsen we op de Blackboard community ter inspiratie voor de studenten die zich aan het oriënteren zijn op een buitenlandse stage. 
• Jouw ervaring is belangrijk voor andere studenten. Geef je daarom op voor voorlichtingsactiviteiten via het IO.