• Klinische keuzestages & wetenschappelijke stages met patiëntencontact

    Voor klinische stages en stages met patiëntcontact geldt het vanaf 1 juli 2021 het algemene reisbeleid van de UU. Dit betekent dat je op klinische stage / stage met patiëntcontact kan naar landen met een positief reisadvies (code geel of groen, zie Nederlandwereldwijd).

    Wetenschappelijke stages zonder patiëntencontact

    Voor wetenschappelijke stages zonder patiëntencontact geldt dat de opleiding Geneeskunde/SUMMA het algemene reisbeleid van de UU volgt. Dit betekent dat wetenschappelijke stages zonder patiëntencontact zijn toegestaan voor landen waarvoor een positief reisadvies geldt (code geel of groen, zie Nederlandwereldwijd).   

    Beleid en toestemming vragen stages buitenland

    Dien je een verzoek in voor een buitenlandse stage, dan wordt je aanvraag voorwaardelijk goedgekeurd. Dit houdt in dat je nog geen toestemming hebt ontvangen vanuit het International Office om naar het buitenland te vertrekken. Vier weken voor aanvang van je stage beoordeelt het International Office op basis van het reisadvies van het Ministerie van Buitenlandse Zaken én in samenspraak met de opleiding of je toestemming krijgt om naar het desbetreffende land af te reizen. Zolang je geen goedkeuring hebt ontvangen om te reizen voor je studie adviseren we je nadrukkelijk om geen financiële verplichtingen aan te gaan, omdat deze kosten niet worden vergoed. Je kunt wel starten met het regelen van de logistieke zaken.

    Bij veranderende kleurcode naar oranje of rood tijdens het buitenlandverblijf wordt altijd het dringend advies gegeven om terug te keren.

    We weten niet hoe de situatie rondom het virus zich de komende maanden gaat ontwikkelen en wat voor invloed dit heeft op de reismogelijkheden. Om deze reden adviseert het International Office om waar mogelijk je plannen voor het verblijf in het buitenland te verplaatsen naar een later moment in je studie. Het is daarom verstandig om ook na te denken over een plan B in Nederland.

    Kijk voor de te doorlopen stappen in het onderstaande stappenplan. Neem voor meer informatie contact op met het International Office.

    Geen studiepunten als je zonder toestemming reist

    Graag willen we benadrukken dat je altijd inhoudelijke toestemming moet aanvragen bij desbetreffende keuzestagecoördinator/ wetenschapsstagecoördinator (zie stap 5.3 in de online checklist). Het International Office beoordeelt vervolgens of je volgens het beleid wel of niet mag reizen en of je alle verplichte stappen van de online checklist hebt doorlopen. Vertrek je zonder toestemming van het International Office en tegen de regels van het beleid in toch naar het buitenland, dan worden studiepunten niet toegekend.

    Wil je ondanks deze beleidsregels toch naar het buitenland afreizen? Dan kan je een formeel uitzonderingsverzoek indienen bij opleidingsdirecteur. Dit verzoek zal met het faculteitsbestuur worden besproken. Let wel, uitzonderingsverzoeken worden zelden toegekend. Neem voor het indienen van een uitzonderingsverzoek contact op met het International Office.

     

Stap 1: Oriëntatie

Allereerst, begin op tijd! We raden je aan om een jaar van te voren te starten met oriënteren.

De volgende tips en adviezen helpen je verder bij het zoeken naar een geschikte stage:

  • Stage ervaringen van studenten die al naar het buitenland zijn geweest: deze verslagen vind je op de Blackboard community ‘UMCU GNK Internship Abroad’.
  • UMC Utrecht Netwerk: maak gebruik van de contacten in je eigen UMC Utrecht netwerk. Als je weet wat voor type stage je wilt lopen, neem dan contact op met de desbetreffende divisie en informeer of zij contacten hebben met buitenlandse instellingen.
  • Strategische partners UMC Utrecht:met een aantal internationale partners wordt nauw samengewerkt en gemeenschappelijk onderzoek verricht. Wil je naar een van deze partners voor een wetenschapsstage? Kom dan langs bij het IO voor contactgegevens van UMC Utrecht onderzoekers die samenwerken met één van deze partners.
  • Database: het IO heeft een database waar we gericht kunnen zoeken naar studenten die al naar een land of specifieke instelling zijn geweest voor een stage. We kunnen je in contact brengen met deze ervaringsdeskundigen.
  • Indien nodig, check de visumprocedure van het land waar je stage wilt gaan lopen. Zie ook stap 6.1. voor meer informatie over visumaanvragen.

Neem contact op met de coschapindelers om te bekijken in welke periode je het beste voor stage naar het buitenland kan gaan.

  • E-mail adres: coschappen@umcutrecht.nl
  • Telefoonnummer: 088-75 53476
  • Spreekuur: maandag, dinsdag en donderdag van 12:30-13:30 uur
  • Telefonisch spreekuur: maandag, dinsdag en donderdag van 09:30-10:00 uur
Stap 2: Veiligheid

Neem altijd contact op met het International Office om te beoordelen of een land wel of niet als veilig wordt beschouwd. Kijk ook altijd naar het actuele reisadvies van het Ministerie van Buitenlandse Zaken (MinBuZa, via Nederlandwereldwijd). MinBuZa hanteert vier veiligheidsrisico’s, namelijk:

  • Groen – geen bijzondere veiligheidsrisico’s
  • Geel – let op, veiligheidsrisico’s; wees je hiervan bewust
  • Oranje – alleen noodzakelijke reizen
  • Rood – niet reizen

Oranje en rood gekleurde gebieden/landen worden als onveilig beschouwd. Studenten ontvangen geen toestemming voor deze landen. In sommige landen kunnen meerdere veiligheidsrisico’s voorkomen, bijvoorbeeld zowel gele als oranje gebieden (bijvoorbeeld Colombia). Het IO beoordeelt of je wel of niet mag afreizen naar dit land.

Daarnaast dien je de volgende regels in oogschouw te nemen:

  • Om de veiligheidssituatie in een land of gebied te beoordelen houdt het IO ook rekening met het advies van buitenlandse partners. Het IO heeft het recht om een stage af te keuren ook al komt het veiligheidsadvies niet overeen met andere bronnen. Wees je er van bewust dat gedurende de voorbereidende fase de veiligheidssituatie in een land kan veranderen.
  • Ook na goedkeuring in Osiris kan het IO een stage alsnog afkeuren als daar vanwege veiligheidsoverwegingen aanleiding toe is.
Stap 3: Kosten

Aan een buitenlandse stage zijn kosten verbonden. Daarom raden we je aan om een kostenoverzicht te maken.

  • Vaak rekent de buitenlandse gastinstelling kosten voor het lopen van een stage. Dit varieert per bestemming, je dient deze kosten zelf te betalen.
  • Bij een contractpartner hoef je geen stage fee te betalen. Eventueel zijn er wel andere kosten die voor eigen rekening zijn, zoals huisvesting en visa.
  • Maak voor jezelf een financieel overzicht met inkomsten en uitgaven tijdens je buitenlandverblijf.
  • Voor wetenschapsstages bij een strategische partner kun je in aanmerking komen voor de ‘Grant for Strategic Network Development’ beurs. Meer informatie hierover vind je op Blackboard.
  • Check de website ‘WilWeg’ voor mogelijke beursopties. Let op; beursmogelijkheden zijn afhankelijk van de duur, type stage en bestemming.
Stap 4: verzekeringen

Het UMC Utrecht heeft een medische aansprakelijkheidsverzekering afgesloten voor studenten die in het UMC Utrecht stage lopen. De medische aansprakelijkheidsverzekering geeft dekking tijdens de uitoefening van het medisch beroep. Wanneer je een klinische stage in het buitenland loopt, dien je onder de medische aansprakelijkheidsverzekering van de buitenlandse instelling te vallen. Vraag dit na bij je supervisor in het buitenland.  

Het UMC Utrecht heeft een medische aansprakelijkheidsverzekering afgesloten voor studenten die in het buitenland  een klinische stage lopen en die niet onder de medische aansprakelijkheidsverzekering van de buitenlandse instelling vallen. Neem contact op met het International Office indien je niet onder de medische aansprakelijkheidsverzekering valt van de buitenlandse instelling.

 

De Universiteit Utrecht heeft onder haar aansprakelijkheidsverzekering meeverzekerd alle studenten van de Universiteit te Utrecht, zonder beperking naar faculteit, tijdens hun externe stage-activiteiten, mits deze stage geschiedt onder auspiciën en met medeweten van de Universiteit.

 

Naast bovengenoemde verzekeringen dien je zelf ook een aantal persoonlijke verzekeringen af te sluiten. Sluit een reis-, zorg, ongevallen en persoonlijke aansprakelijkheidsverzekering af die geldig is in het land waar je een stage gaat lopen.

Stap 5: Aanmelding & Toestemming

Maak afspraken met de gastinstelling over de inhoud en periode van de stage.

Voor klinische stages dien je te allen tijden de ‘Supervisor brief’ (NL/EN) te laten ondertekenen door je supervisor in het buitenland. Deze ondertekende brief upload je in OSIRIS onder het kopje ‘Buitenland’.

  • Zoek een UMC Utrecht begeleider.
  • CRU studenten: vraag toestemming aan bij de keuzestagecoördinator via het ‘Aanmeldingsformulier keuzeonderwijs CRU+’ of in het geval van een wetenschapsstage in het Schakeljaar bij de wetenschapsstagecoördinator.
    SUMMA studenten: vraag toestemming aan bij de (keuzestage)coördinator of in het geval van een wetenschapsstage in het Schakeljaar bij de wetenschapsstagecoördinator. Het toestemmingsformulier voor het buitenland (‘Toestemmingsformulier Buitenland’) is te downloaden via de Blackboard-community.
  • CRU studenten: wanneer je stage is goedgekeurd door de keuzestagecoördinator/ wetenschapsstagecoördinator ontvang je per e-mail een ‘bericht van goedkeuring stage’.
    SUMMA studenten: wanneer je stage is goedgekeurd door de (keuzestage)coördinator/ wetenschapsstagecoördinator ontvang je per e-mail een goedkeuringsmail.
  • Registreer je stage uiterlijk drie maanden voor de start in OSIRIS.
  • Registreer je stage in OSIRIS onder het kopje ‘Buitenland’.
  • Registreer het juiste proces in OSIRIS: IO UIT CLINICAL = klinische keuzestages, IO UIT ANDERS = niet-klinische keuzestages (wetenschap)
  • Upload 'Bericht van goedkeuring stage’ vanuit het UMC Utrecht en het stage aanmeldingsformulier in OSIRIS.
  • In het geval van een klinische stage: upload de supervisiebrief (zie stap 5.2).
  • Na OSIRIS registratie neemt het IO je aanvraag in behandeling.
  • Je stage is pas akkoord wanneer het IO je aanvraag in OSIRIS heeft goedgekeurd. Je ontvangt hierover een goedkeuringsmail vanuit OSIRIS.
  • Let op; ook na goedkeuring in OSIRIS kan het International Office een stage alsnog afkeuren als daar vanwege veiligheidsoverwegingen aanleiding toe is. Zie stap 2: Veiligheid.
  • Wacht met het boeken van vliegtickets totdat je goedkeuring hebt ontvangen in OSIRIS.
Stap 6: Voor vertrek
  • Voor sommige landen is een visum nodig, ga zelf na of je een visum nodig hebt.
  • Check de website van MinBuZa voor meer informatie over het aanvragen van een visum. 
  • Voor vragen over de aanvraag van een visum raden we je aan om contact op te nemen met de Ambassade van het bestemmingsland.
  • De visumprocedure kan enige tijd duren, start dus op tijd met je visumaanvraag.  
  • Indien vanuit de buitenlandse instelling een bevestiging van je stage gevraagd wordt, dan kun je bij het STIP een 'Confirmation letter' opvragen.
  • De opmaak van een ‘Confirmation Letter’ duurt één werkdag.
  • De brief stelt dat je geneeskundestudent bent aan de Universiteit Utrecht en dat je toestemming hebt ontvangen voor een buitenlandstage.
  • Check via P&O Gezondheid of je een Post Expositie Profylax (PEP)-pakket en vaccinaties nodig hebt voor het bestemmingsland.
  • Maak minimaal drie maanden van te voren een afspraak met P&O Gezondheid door te bellen naar 088 – 755 6400 (kies menu 2, werkdagen 09.00 – 10.00 uur).
  • Zodra je een afspraak hebt gemaakt vul het intakeformulier van P&O Gezondheid in.
  • Houd de goedkeuringsmail die je vanuit OSIRIS ontvangen hebt voor je buitenlandstage bij de hand tijdens de afspraak met P&O Gezondheid.
  • Er zijn kosten verbonden aan de afspraak met P&O Gezondheid, het PEP-pakket en de vaccinaties.
  • Indien van toepassing print en download het Engelstalige beoordelingsformulier van Scorion.
  • Bespreek voor vertrek met je UMC Utrecht begeleider de stageleerdoelen.  
  • Plan voor vertrek een eindbeoordelingsgesprek in met je UMC Utrecht begeleider voor na je stage.  

Tijdens deze bijeenkomst word je voorbereid op een buitenlandervaring en komen verschillende thema’s aanbod waaronder interculturele communicatie. We adviseren je sterk om aan deze bijeenkomst deel te nemen.

Er worden binnenkort nieuwe data gepland voor de pre-departure cursus. Neem voor meer informatie contact op met het International Office.

Een update met nieuwe data volgt spoedig.

Stap 7: Bij terugkomst
  • Binnen een week na terugkomst in Nederland dien je een MRSA-screening te doen in het UMC Utrecht (niet in een ander ziekenhuis). Ga naar het ‘Laboratorium voor Klinische Microbiologie’ GO4, balie 22, dagelijks geopend van 09.00 - 16.00 uur. Je ontvangt bericht wanneer de uitslag positief is.
  • Je dient tussen week acht en twaalf na terugkomst in Nederland een TBC-screening te doen in het UMC Utrecht (niet in een ander ziekenhuis). Maak hiervoor tijdig een afspraak met P&O Gezondheid, dagelijks te bereiken tussen 09.00 - 10.00 uur op 088-755 6400. Let op; ook wanneer je geen patiëntcontact hebt gehad is een TBC screening verplicht.
  • Wanneer je weer terugreist naar Nederland, houd rekening met een mogelijk inreisverbod, quarantaine, en verplichting tot het tonen van negatieve testresultaten. Omdat de situatie doorlopend verandert, adviseren we je de website van de Rijksoverheid  te raadplegen voor actuele informatie.
  • Indien van toepassing lever je het PEP-pakket in bij de apotheek in het UMC Utrecht.
  • Wanneer het PEP-pakket verzegeld/ ongeopend bij de apotheek wordt ingeleverd ontvang je de borg terug.
  • Indien van toepassing lever je het beoordelingsformulier bij STIP in.
  • Indien van toepassing vul je samen met je UMC Utrecht begeleider het beoordelingsformulier op Scorion in.
  • Na afloop van je stage ontvang je vanuit het IO een ‘Welkom terug’ mail inclusief een format met enkele vragen voor een kort verslag. Deze verslagen plaatsen we op de Blackboard community ter inspiratie voor de studenten die zich aan het oriënteren zijn op een buitenlandse stage.
  • Jouw ervaring is belangrijk voor andere studenten. Geef je daarom op voor voorlichtingsactiviteiten via het IO.