In de Cao universitair medische centra 2018-2020 is afgesproken dat coassistenten in hun masteropleiding vanaf 1 januari 2019 maandelijks een onkostenvergoeding van € 100 kunnen ontvangen. Deze vergoeding geldt alleen voor coassistenten die coschappen lopen in een universitair medisch centrum (hierna: umc).

De onkostenvergoeding is bedoeld als tegemoetkoming in de studiekosten (het collegegeld) van de coassistent.

het bepalen of iemand recht heeft op de vergoeding wordt uitgegaan van de volgende definitie van een coschap: "Een coschap is een studieonderdeel van de masteropleiding geneeskunde waarin een student individueel een klinisch coschap of de semi-artsstage of een klinisch keuze-coschap masterjaar 3 loopt op een klinische afdeling van een umc. De coassistent verricht taken in de patiëntenzorg."

Ter verduidelijking, hieronder vallen niet:

  • voorbereidend onderwijs;
  • terugkomdagen;
  • klinische keuzestage master jaar 1 en 2;
  • wetenschappelijke stages.

Overige niet als zodanig benoemde taken die niet tot de kernactiviteiten behoren zullen ook niet worden meegenomen. Het betreft alleen coschappen die gelopen worden in een umc. 
De vergoeding zal worden berekend op basis van € 4,60 per dag waarop een student coschap gelopen heeft. De uitbetaling kan achteraf gedeclareerd worden in de maand volgend op de maand waarin de coschappen zijn gelopen. De vergoeding geldt naast de reeds bestaande tegemoetkoming in de reiskosten.

Deze procedure geldt uitsluitend voor alle bij de UU ingeschreven masterstudenten Geneeskunde en SUMMA.

Procedure

Je kunt je declaratie indienen door middel van het declaratieformulier onkostenvergoeding coassistenten.

NB: Deze vergoeding geldt voor coassistenten die coschappen lopen in een universitair medisch centrum. De vergoeding geldt uitsluitend voor ingeschreven masterstudenten Geneeskunde en SUMMA.

Je ontvangt een kopie van het door jou ingevulde formulier per e-mail. Het formulier wordt naar het betreffende onderwijssecretariaat verstuurd voor akkoord. Na akkoord gaat het voor de verwerking en uitbetaling naar de boekhouding.

Je vergoeding wordt rond de 23e kalenderdag van de maand uitgekeerd op het door jou opgegeven IBAN als je je declaratie uiterlijk de 5e kalenderdag van de maand correct hebt ingediend en het onderwijssecretariaat / de onderwijssecretariaten deze uiterlijk de 10e kalenderdag goedgekeurd heeft/hebben. Als je je declaratie later dan de 5e kalenderdag hebt ingeleverd en/of je declaratie later dan de 10e kalenderdag is goedgekeurd door de onderwijssecretariaten wordt deze mogelijk pas in de volgende kalendermaand verwerkt door de boekhouding.

FAQ's

Welke coschappen worden vergoed in het UMC Utrecht?

 “Een coschap is een studieonderdeel van de masteropleiding Geneeskunde waarin een student individueel een klinisch coschap of de semi-artsstage of een klinisch keuze-coschap master jaar 3 loopt op een klinische afdeling van een umc. De coassistent verricht taken in de patiëntenzorg”.

Concreet betekent dit voor Geneeskundestudenten van de UU dat de dagen in de linken rood, blauw, geel, paars, ASAS en BSAS en keuze master jaar 3 die in een umc worden gelopen worden vergoed indien dit klinische coschappen zijn.

Wie mag er declareren?

Masterstudenten Geneeskunde (CRU en SUMMA) die ingeschreven staan bij de UU en een van bovengenoemde coschappen in een umc lopen.

Wat kan ik als SUMMA student declareren?

Als SUMMA student kun je je ASAS en je klinische keuzestage in het schakeljaar declareren.

Kan ik ook een declaratie indienen voor LINK groen?

Nee, je kunt alleen declareren voor coschappen in de master Geneeskunde. De definitie is vastgesteld door de Nederlandse Federatie UMC's (NFU) en de vakbonden bij het vaststellen van de nieuwe cao umc 2019-2020. Dezelfde definitie wordt dus bij alle umc’s in Nederland gehanteerd

Welke dagen worden vergoed?

Je mag de dagen declareren waarop je, een van de voor vergoeding vastgesteld, klinisch coschap hebt gelopen in het UMC Utrecht of een ander umc. Je kunt het exacte aantal dagen dat je coschap hebt gelopen in die maand opgeven ongeacht welke dag het is (als je in het weekend coschap hebt gelopen mag je deze dagen dus ook declareren).
De dagen waarop je onderwijs hebt gevolgd zoals bijvoorbeeld de terugkomdagen tellen niet mee als coschapsdagen.

Wat is een klinische stage?

Een klinisch coschap is een coschap waarbij je op een afdeling directe zorg verleend aan patiënten of werkzaamheden doet die direct herleidbaar zijn aan actuele zorg voor een individuele patiënt.
Wetenschappelijke stages en onderzoek zijn niet klinisch.
Voorbeelden: radiologie en pathologie zijn wel klinisch, maar anatomie, public health en gezondheidsrecht zijn niet klinisch.

Ik ben student van een ander umc dan het UMC Utrecht, kan ik bij het UMC Utrecht declareren?

Nee, als coassistent kun je de declaratie voor coschappen gelopen in een umc alleen declareren in het umc behorend bij de universiteit waar je ingeschreven staat.

Ik heb coschap gelopen in een ander UMC dan het UMC Utrecht, kan ik declareren?

Ja, indien je ingeschreven staat bij de UU als Geneeskundestudent kun je je coschappen die je bij een ander umc gelopen hebt ook declareren via de hier genoemde procedure.

 

 

Hoe kan ik declareren?

je kunt de onkostenvergoeding coassistenten aanvragen via het online declaratieformulier. Je vult per maand een formulier in waarin je aangeeft hoeveel dagen je per coschap hebt gelopen in die maand. Je krijgt hiervan een afschrift per mail, houd je mailbox (ook je map voor spam / ongewenste mail) dus goed in de gaten.

Wanneer kan ik declareren?

Bij voorkeur dien je het declaratieformulier zo snel mogelijk in na afloop van de kalendermaand waarin je het klinisch coschap in een UMC gelopen hebt. Je kunt dit doen tot uiterlijk de 6e maand na de maand waarin je coschap gelopen hebt. Je kunt alleen achteraf declareren.

Ik ben al afgestudeerd. Kan ik nog declareren?

Je kunt tot 2 maanden na je afstuderen een declaratieformulier indienen. Daarna vervalt je Solisaccount en je registratie in het UMC Utrecht en kan je declaratie helaas niet meer verwerkt worden.

Ik heb in 1 maand 2 coschappen gedaan. Hoe kan ik dit declareren?

Per kalendermaand kun je maar 1 declaratieformulier indienen. Je kunt op dat formulier voor elk coschap het aantal dagen invullen. Het formulier gaat vervolgens naar beide onderwijssecretariaten ter controle voordat het naar de boekhouding gaat.

Mijn coschap valt in meer dan 1 kalendermaand. Hoe kan ik dit declareren?

Je vult per maand een online formulier in waarin je aangeeft hoeveel dagen je per coschap hebt gelopen in die maand. Als je coschap dus verspreid is over 3 kalendermaanden dien je dus 3 formulieren in.

Kan ik mijn declaratie volgen?

Tijdens het proces ontvang je notificaties per mail, houd dus je mailbox (ook je map voor spam / ongewenste mail) goed in de gaten. Als je je formulier ingediend hebt ontvang je een bevestiging van ontvangst en dat je declaratie is doorgestuurd naar de onderwijssecretariaten. Wanneer alle betreffende onderwijssecretariaten goedgekeurd hebben ontvang je een tweede bericht dat je declaratie doorgestuurd wordt naar de boekhouding. Als je vergoeding is verwerkt ontvang je de vergoeding op het bankrekeningnummer dat je hebt opgegeven. Ook wanneer het onderwijssecretariaat je declaratie afkeurt of de boekhouding je declaratie niet kan verwerken ontvang je hiervan bericht.

Een onderwijssecretariaat heeft mijn declaratie afgekeurd. Wat moet ik doen?

Indien een van de onderwijssecretariaten je declaratie heeft afgekeurd, krijg je een mail met een toelichting. In deze mail zit ook een LINK om je declaratie aan te passen indien nodig. Je moet dan het hele formulier opnieuw invullen. Ook wanneer een ander coschap in dezelfde declaratie al goedgekeurd is moet je deze alsnog opnieuw invoeren. Heb je vragen over de afkeuring dan kun je terecht bij het desbetreffende onderwijssecretariaat.

Wanneer ontvang ik mijn vergoeding?

Je vergoeding wordt rond de 23e kalenderdag van de maand uitgekeerd op het door jou opgegeven IBAN als je je declaratie voor de 5e kalenderdag van de maand correct hebt ingediend en het onderwijssecretariaat / de onderwijssecretariaten deze voor de 10e kalenderdag goedgekeurd heeft/hebben. Als je je declaratie later dan de 5e kalenderdag hebt ingeleverd en/of je declaratie later dan de 10e kalenderdag is goedgekeurd door de onderwijssecretariaten wordt deze mogelijk in de volgende kalendermaand verwerkt door de boekhouding.

Hoe is de vergoeding van € 4,60 per dag berekend?

De berekening vindt op dagbasis plaats. Een jaar kent gemiddeld 261 werkdagen. Wanneer je € 1200 op jaarbasis (12 maanden van € 100) verdeelt over 261 werkdagen, kom je uit op € 4,60 per dag. Deze berekening is door het NFU vastgesteld en geldt voor alle UMC’s.

Ik heb geen vergoeding ontvangen. Wat moet ik doen?

Kijk eerst of je de bevestigingsmails hebt ontvangen van het indienen van je declaratie en de goedkeuring door de onderwijssecretariaten. Indien je de goedkeuring van de onderwijssecretariaten hebt ontvangen voor de 10e kalenderdag en je hebt geen vergoeding ontvangen op de 23e kalenderdag van die maand, check dan of je gegevens (studentnummer!) correct zijn.

Heb je geen bevestigingsmail van de onderwijssecretariaten maar wel een bevestiging dat je je declaratie van die maand hebt ingediend. dan kun je bij het betreffende onderwijssecretariaat navraag doen.

Ik denk dat mijn vergoeding niet klopt. Wat moet ik doen?

Bekijk het laatste afschrift van de declaratie van de desbetreffende maand. Klopt het aantal dagen met het uitbetaalde bedrag (dagen * € 4,60). Indien je voor meerdere maanden tegelijkertijd declaraties hebt ingediend het wordt als 1 bedrag overgemaakt.

Moet ik deze vergoeding opgeven bij de belastingdienst?

Je vergoeding wordt uitbetaald als tegemoetkoming in de studiekosten. Je verklaart daarom bij het indienen van de declaratie dat je de vergoeding zal gebruiken voor de financiering van het collegegeld. Indien je het collegegeld opgeeft als studiekosten in je belastingaangifte dan moet de ontvangen vergoeding daarvan worden afgetrokken. Hiervoor is de student zelf verantwoordelijk.

Contactgegevens

Onderwijssecretariaat LINK rood

E-mail: LINK-rood@umcutrecht.nl

Onderwijssecretariaat LINK blauw

E-mail: LINK-blauw@umcutrecht.nl

Onderwijssecretariaat LINK geel

E-mail: LINK-geel@umcutrecht.nl

Onderwijssecretariaat LINK paars

E-mail: LINK-paars@umcutrecht.nl

Onderwijssecretariaat ASAS/BSAS

E-mail: coschappen@umcutrecht.nl

Onderwijssecretariaat Keuzestages schakeljaar (master jaar 3)

E-mail: schakeljaar@umcutrecht.nl