Stage buitenland

Allereerst, begin op tijd! We raden je aan om een jaar van te voren te starten met oriënteren.

De volgende tips en adviezen helpen je verder bij het zoeken naar een geschikte stage:

• Stage ervaringen van studenten die al naar het buitenland zijn geweest: deze verslagen vind je op de Blackboard community ‘UMCU GNK Internship Abroad’.
• UMC Utrecht Netwerk: maak gebruik van de contacten in je eigen UMC Utrecht netwerk. Als je weet wat voor type stage je wilt lopen, neem dan contact op met de desbetreffende divisie en informeer of zij contacten hebben met buitenlandse instellingen.
• Stage partners GNK/SUMMA: voor klinische stages werken wij samen met een aantal buitenlandse partners waarmee je op een laagdrempelige manier je stage kunt regelen. Kijk voor meer informatie op de Blackboard study abroad pagina onder het kopje ‘stage partners’.
• Strategische partners UMC Utrecht: met een aantal internationale partners wordt nauw samengewerkt en gemeenschappelijk onderzoek verricht. Dit gaat om Chinese University of Hong Kong (CUHK), de Katholieke Universiteit Leuven (KU Leuven), University of Toronto (UofT) en University College London (UCL). Wil je naar een van deze partners voor een wetenschapsstage? Kom dan langs bij het IO voor contactgegevens van UMC Utrecht onderzoekers die samenwerken met één van deze partners.
• Database: het IO heeft een database waar we gericht kunnen zoeken naar studenten die al naar een land of specifieke instelling zijn geweest voor een stage. We kunnen je in contact brengen met deze ervaringsdeskundigen.
• Huisartsgeneeskunde: heb je interesse in een buitenlandstage gericht op huisartsgeneeskunde? Neem dan contact op met onderwijs-huisartsgeneeskunde@umcutrecht.nl. Zij kunnen meer vertellen over de mogelijke landen waar je binnen deze richting op stage kan gaan. 

Bekijk van tevoren de reisadviezen voor het land waar je stage wil gaan lopen (zie stap 2) en, indien nodig, de visumprocedure. Zie stap 6.1 voor meer informatie over visumaanvragen.

Neem contact op met de coschapindelers om te bekijken in welke periode je het beste voor stage naar het buitenland kan gaan.

• E-mail adres: coschappen@umcutrecht.nl
• Telefoonnummer: 088-75 53476
• Spreekuur: maandag, dinsdag en donderdag van 12:30-13:30 uur
• Telefonisch spreekuur: maandag, dinsdag en donderdag van 09:30-10:00 uur

Voor buitenlandstages geldt het algemene reisbeleid van de UU. De UU volgt het reisadvies van het Ministerie van Buitenlandse Zaken (MinBu). MinBuZa hanteert vier veiligheidsrisico’s, namelijk:

• Groen – geen bijzondere veiligheidsrisico’s
• Geel – let op, veiligheidsrisico’s; wees je hiervan bewust
• Oranje – alleen noodzakelijke reizen
• Rood – niet reizen

Buitenlandstages zijn alleen toegestaan in landen waarvoor een positief reisadvies geldt (code geel of groen, zie Nederlandwereldwijd). Oranje en rood gekleurde gebieden/landen worden als onveilig beschouwd. Studenten ontvangen geen toestemming voor deze landen. In sommige landen kunnen meerdere veiligheidsrisico’s voorkomen, bijvoorbeeld zowel gele als oranje gebieden. Neem altijd contact op met het International Office om te beoordelen of een land wel of niet als veilig wordt beschouwd.

Dien je een verzoek in voor een buitenlandse stage, dan wordt je aanvraag voorwaardelijk goedgekeurd (zie ook stap 5.4 en 5.5). Dit houdt in dat je nog geen toestemming hebt ontvangen vanuit het International Office om naar het buitenland te vertrekken. Vier weken voor aanvang van je stage beoordeelt het International Office op basis van het reisadvies van het Ministerie van Buitenlandse Zaken én in samenspraak met de opleiding of je toestemming krijgt om naar het desbetreffende land af te reizen. Zolang je geen goedkeuring hebt ontvangen om te reizen voor je studie adviseren we je om geen financiële verplichtingen aan te gaan, omdat deze kosten niet worden vergoed. Je kunt wel starten met het regelen van de logistieke zaken.

Vertrek je zonder toestemming van het International Office en tegen de regels van het beleid in toch naar het buitenland, dan worden studiepunten niet toegekend. Wil je ondanks deze beleidsregels toch naar het buitenland afreizen? Dan kan je een formeel uitzonderingsverzoek indienen. Neem hiervoor contact op met het International Office.

Aan een buitenlandse stage zijn kosten verbonden. Daarom raden we je aan om een kostenoverzicht te maken.

• Vaak rekent de buitenlandse gastinstelling kosten voor het lopen van een stage. Dit varieert per bestemming, je dient deze kosten zelf te betalen.
• Bij een contractpartner hoef je geen stage fee te betalen. Eventueel zijn er wel andere kosten die voor eigen rekening zijn, zoals huisvesting en visa.
• Maak voor jezelf een financieel overzicht met inkomsten en uitgaven tijdens je buitenlandverblijf.

• Voor wetenschapsstages bij een strategische partner kun je in aanmerking komen voor de ‘Grant for Strategic Network Development’ beurs. Meer informatie hierover vind je op Blackboard.
• Check de website ‘WilWeg’ voor mogelijke beursopties. Let op; beursmogelijkheden zijn afhankelijk van de duur, type stage en bestemming.

Tijdens je verblijf in het buitenland kun je een OV vergoeding aanvragen. Via de website van DUO vind je het OV-vergoedingsformulier.

Dit formulier kun je ter ondertekening mailen naar het STIP: STIP@umcutrecht.nl. Het kan pas ondertekend worden na registratie van je buitenlandverblijf in Osiris.

Ga je op buitenlandstage? Hier zie je welke verzekering op jou van toepassing is.

Het UMC Utrecht heeft een medische aansprakelijkheidsverzekering afgesloten voor studenten die in het UMC Utrecht stage lopen. De medische aansprakelijkheidsverzekering geeft dekking tijdens de uitoefening van het medisch beroep. Wanneer je een klinische stage in het buitenland loopt, dien je onder de medische aansprakelijkheidsverzekering van de buitenlandse instelling te vallen. Vraag dit na bij je supervisor in het buitenland.  

Het UMC Utrecht heeft een medische aansprakelijkheidsverzekering afgesloten voor studenten die in het buitenland  een klinische stage lopen en die niet onder de medische aansprakelijkheidsverzekering van de buitenlandse instelling vallen. Het betreft een wereldwijde dekking met uitzondering van Canada en de VS. Neem contact op met het International Office indien je niet onder de medische aansprakelijkheidsverzekering valt van de buitenlandse instelling.

De Universiteit Utrecht heeft onder haar aansprakelijkheidsverzekering meeverzekerd alle studenten van de Universiteit te Utrecht, zonder beperking naar faculteit, tijdens hun externe stage-activiteiten, mits deze stage geschiedt onder auspiciën en met medeweten van de Universiteit.

Naast bovengenoemde verzekeringen dien je zelf ook een aantal persoonlijke verzekeringen af te sluiten. Sluit een reis-, zorg, ongevallen en persoonlijke aansprakelijkheidsverzekering af die geldig is in het land waar je een stage gaat lopen.

Maak afspraken met de gastinstelling over de inhoud en periode van de stage.

Voor klinische stages dien je te allen tijden de ‘Supervisor brief’ (NL/EN) te laten ondertekenen door je supervisor in het buitenland. Deze ondertekende brief upload je in OSIRIS onder het kopje ‘Buitenland’.

• Supervisor brief - Geneeskunde (NL)
• Supervisor letter - Medicine (EN)

• Zoek een UMC Utrecht begeleider (indien je niet naar een stagepartner gaat). Klik hier voor meer informatie over de rol van de UMC Utrecht begeleider.
• Vraag toestemming aan bij de coördinator via de (voor)aanmeldingsformulieren of onderzoeksvoorstellen horende bij de betreffende stage via Scorion. Het is voor klinische buitenlandstages verplicht om gebruik te maken van de e-module voor het invullen van het Scorion aanmeldformulier. Zie: https://ulearning.uu.nl/course/view.php?id=1123
• Wanneer je stage is beoordeeld door de coördinator ontvang je per e-mail een bericht.

• Je bent verplicht om je buitenlandverblijf in OSIRIS te registreren. Doe dit circa drie maanden voor je op reis gaat.
• Registreer je stage in OSIRIS onder het kopje ‘Buitenland’.
• Registreer het juiste proces in OSIRIS: IO UIT CLINICAL = klinische keuzestages, IO UIT ANDERS = niet-klinische keuzestages (wetenschap)
• Upload 'Bericht van goedkeuring stage’ vanuit het UMC Utrecht en het stage aanmeldingsformulier in OSIRIS.
• In het geval van een klinische stage: upload de supervisiebrief (zie stap 5.2).

• Na OSIRIS registratie neemt het IO je aanvraag in behandeling.
• Je stage is pas akkoord wanneer het IO je aanvraag in OSIRIS heeft goedgekeurd. Je ontvangt hierover een goedkeuringsmail vanuit OSIRIS.
• Let op; ook na goedkeuring in OSIRIS kan het International Office een stage alsnog afkeuren als daar vanwege veiligheidsoverwegingen aanleiding toe is. Zie stap 2: Veiligheid.
• Wacht met het boeken van vliegtickets totdat je goedkeuring hebt ontvangen in OSIRIS.

• Voor sommige landen is een visum nodig, ga zelf na of je een visum nodig hebt.
• Check de website van MinBuZa voor meer informatie over het aanvragen van een visum. 
• Voor vragen over de aanvraag van een visum raden we je aan om contact op te nemen met de Ambassade van het bestemmingsland.
• De visumprocedure kan enige tijd duren, start dus op tijd met je visumaanvraag.  

• Indien vanuit de buitenlandse instelling een bevestiging van je stage gevraagd wordt, dan kun je bij het STIP een 'Confirmation letter' opvragen.
• De opmaak van een ‘Confirmation Letter’ duurt één werkdag.
• De brief stelt dat je geneeskundestudent bent aan de Universiteit Utrecht en dat je toestemming hebt ontvangen voor een buitenlandstage.

• Check via de afdeling Gezond en Veilig werken of je een Post Expositie Profylax (PEP)-pakket en vaccinaties nodig hebt voor het bestemmingsland.
• Ga je binnen Europa een co-schap lopen informeer voor je vertrek naar het volgende:
  • Het geldende prikaccidentenprotocol in het stage ziekenhuis.
  • Het PEP beleid in het stage ziekenhuis
• Maak minimaal drie maanden van te voren een afspraak met Gezond en Veilig werken door te bellen naar 088 – 755 6200 (kies menu 1, werkdagen 09.00 – 10.00 uur én 15.30 – 16.30 uur).
  • Email adres: Arboverpleegkundigen@umcutrecht.nl
• Zodra je een afspraak hebt gemaakt vul het intakeformulier van P&O Gezondheid in.
• Houd de goedkeuringsmail die je vanuit OSIRIS ontvangen hebt voor je buitenlandstage bij de hand tijdens de afspraak met Gezond en Veilig werken.
• Er zijn kosten verbonden aan de afspraak voor reizigers-vaccinaties en advies. Je ontvangt hiervoor een factuur die je kunt declareren bij je eigen zorgverzekeraar, mits je hiervoor verzekerd bent. Het advies gesprek voor alleen het PEP pakket is gratis.

• Indien van toepassing print en download het Engelstalige beoordelingsformulier van Scorion.
• Bespreek voor vertrek met je UMC Utrecht begeleider de stageleerdoelen.  
• Plan voor vertrek een eindbeoordelingsgesprek in met je UMC Utrecht begeleider voor na je stage.  

• Pre-departure training: Om je goed voor te bereiden op de buitenlandstage organiseren we vier keer per jaar een Pre-departure Training (PDT). Tijdens de training bespreken we de leerdoelen van de buitenlandstage en de Code of Conduct, deelt een student buitenlandstage ervaringen en gaan we in op interculturele communicatie en de ethiek van internationale stages. De PDT gaat dus niet in op praktische en logistieke zaken voor het regelen van een stage, maar bereid je voor op het optimaliseren van je stage-ervaring door bewustwording van interculturele processen en het hebben van een open houding. De training is meestal online van 19:00u tot 21:00u. We adviseren je om deze training maximaal een half jaar voor start van je buitenlandstage te volgen. Volg de PDT alleen wanneer je al concrete plannen voor je buitenlandstage hebt. De training is verplicht voor studenten die naar een stagepartner gaan. Bovenaan het stappenplan vind je de PDT data en aanmeldlink(s).
• Post Return Sessie: Tijdens de PRT reflecteer je samen met je medestudenten die ook in het buitenland zijn geweest over je ervaringen in het buitenland. Dit doen we o.a. middels het model van impactful encounters. We slaan de brug tussen de opgedane ervaringen, en hoe je deze kunt inzetten in je studie en je (toekomstige) werk. De sessie is bedoeld voor alle studenten die op buitenlandstage zijn geweest. De sessie hoef je niet direct na terugkomst uit het buitenland te volgen, maar kan je bijwonen tot een jaar na terugkomst van je buitenlandstage. De training is geschikt voor klinisch- en wetenschapsstages.
• Code of conduct: De code of conduct beschrijft gedragsrichtlijnen en ethische normen voor de klinische buitenlandstage. We adviseren elke student dit document door te nemen voor start van de buitenlandstage. De Code of Conduct wordt ook bij de PDT besproken en is te vinden op Blackboard ‘Internship Abroad’.  

Neem voor meer informatie over de PDT en de Code of Conduct contact op met het International Office.          

Voor sommige plekken wordt gevraagd om zelf kleding voor in het ziekenhuis mee te nemen. Je kan hiervoor bij de linnendienst langsgaan om na te vragen of er kleding over is die niet meer gebruikt wordt. Deze mag je meenemen. Zolang de voorraad sterkt biedt Willy’s winkeltje ook gratis doktersjassen aan (formaat kort). Daarnaast hebben ze gratis verpleegkundige jassen die kunnen worden meegenomen voor de OK.

• Binnen een week na terugkomst in Nederland dien je een MRSA-screening te doen in het UMC Utrecht (niet in een ander ziekenhuis). Ga naar het ‘Laboratorium voor Klinische Microbiologie’ GO4, balie 22, dagelijks geopend van 09.00 - 16.00 uur. Bij een negatieve uitslag ontvang je geen bericht. Je ontvangt alleen een bericht wanneer de uitslag positief is. Voeg je 06-nummer toe op het aanvraagformulier bij het lab zodat je bereikt kan worden bij een positieve test.
• Je dient tussen week acht en twaalf na terugkomst in Nederland een TBC-screening te doen in het UMC Utrecht (niet in een ander ziekenhuis). Maak hiervoor tijdig een afspraak met de Arboverpleegkundigen van Gezond en Veilig werken, dagelijks van maandag t/m vrijdag te bereiken tussen 09.00 - 10.00 en tussen 15:30 - 16.30 uur op 088-7556200. Let op; ook wanneer je geen patiëntcontact hebt gehad is een TBC screening verplicht.
• Wanneer je weer terugreist naar Nederland, houd rekening met een mogelijk inreisverbod, quarantaine, en verplichting tot het tonen van negatieve testresultaten. Omdat de situatie doorlopend verandert, adviseren we je de website van de Rijksoverheid  te raadplegen voor actuele informatie.

• Indien van toepassing lever je het PEP-pakket in bij de apotheek in het UMC Utrecht.
• Wanneer het PEP-pakket verzegeld/ ongeopend bij de apotheek wordt ingeleverd ontvang je de borg terug.

• Indien van toepassing lever je het beoordelingsformulier bij STIP in.
• Indien van toepassing vul je samen met je UMC Utrecht begeleider het beoordelingsformulier op Scorion in.

• We horen heel graag hoe je de buitenlandse stage hebt ervaren. Dit kan je doen door je ervaringen te bundelen in een ervaringsverslag. Dit is een mooie bron van inspiratie voor studenten die in de toekomst op reis willen gaan. Na afloop van je stage ontvang je vanuit het IO een ‘Welkom terug’ mail inclusief een format met enkele vragen dit verslag. Deze verslagen plaatsen we op de Blackboard community ter inspiratie voor de studenten die zich aan het oriënteren zijn op een buitenlandse stage. Om de twee maanden verloten we een Bol.com-bon van 25 Euro onder de studenten die een verslag hebben ingeleverd.
• Jouw ervaring is belangrijk voor andere studenten. Geef je daarom op voor voorlichtingsactiviteiten via het IO.