In de Cao universitair medische centra 2018-2020 is afgesproken dat coassistenten in hun masteropleiding vanaf 1 januari 2019 maandelijks een onkostenvergoeding van € 100 ontvangen. Deze vergoeding geldt alleen voor coassistenten die coschappen lopen in een universitair medisch centrum (hierna: umc).

De onkostenvergoeding is bedoeld als tegemoetkoming in de studiekosten (het collegegeld) van de coassistent.

De eerste uitbetaling is mogelijk vanaf april (met terugwerkende kracht voor januari/februari/maart).

Bij het bepalen of iemand recht heeft op de vergoeding wordt uitgegaan van de volgende definitie van een coschap: "Een coschap is een studieonderdeel van de masteropleiding geneeskunde waarin een student individueel een klinisch coschap of de semi-artsstage of een klinisch keuze-coschap masterjaar 3 loopt op een klinische afdeling van een umc. De coassistent verricht taken in de patiëntenzorg."
Ter verduidelijking, hieronder vallen niet:

  • voorbereidend onderwijs;
  • terugkomdagen;
  • klinische keuzestage master jaar 1 en 2;
  • wetenschappelijke stages.

Overige niet als zondanig benoemde taken die niet tot de kernactiviteiten behoren zullen ook niet worden meegenomen. Het betreft alleen coschappen die gelopen worden in een umc. 

De vergoeding zal worden berekend op basis van € 4,60 per dag waarop een student coschap gelopen heeft. De uitbetaling kan achteraf gedeclareerd worden in de maand volgend op de maand waarin de coschappen zijn gelopen. De vergoeding geldt naast de reeds bestaande tegemoetkoming in de reiskosten.

Deze procedure geldt uitsluitend voor alle bij de UU ingeschreven masterstudenten Geneeskunde en SUMMA.

 

 

Procedure

Voordat je je onkosten kunt declareren, moet je je aanmelden via het registratieformulier onkostenvergoeding coassistenten.

Via het formulier kun je je als coassistent registreren. Dit kan vanaf het moment dat je ingeschreven bent voor de master opleiding. Om goed te kunnen uitbetalen heeft het P&O Service Centrum deze gegevens nodig om je te registreren in het personeelssysteem.

Je ontvangt een kopie van het door jou ingevulde formulier per e-mail. Het formulier wordt naar het STIP verstuurd.
Aan de balie van het STIP kun je je registratie afronden door een persoonlijke ID-check met het document dat je hebt geüpload in het formulier.We mogen je formulier pas in behandeling nemen nadat je je bij het STIP hebt gelegitimeerd met hetzelfde legitimatiebewijs.

 

Zodra je ID gecheckt en akkoord is, kun je je declaratie indienen door middel van het declaratieformulier onkostenvergoeding coassistenten.

NB: Deze vergoeding geldt voor coassistenten die coschappen lopen in een universitair medisch centrum. De vergoeding geldt uitsluitend voor ingeschreven masterstudenten Geneeskunde en SUMMA.

Je ontvangt een kopie van het door jou ingevulde formulier per e-mail. Het formulier wordt naar het betreffende onderwijssecretariaat verstuurd voor akkoord. Na akkoord gaat het voor de verwerking en uitbetaling naar het P&O Service Centrum.

Je vergoeding wordt rond de 23e kalenderdag van de maand uitgekeerd op het door jou opgegeven IBAN als je je declaratie uiterlijk de 5e kalenderdag van de maand correct hebt ingediend en het onderwijssecretariaat/ de onderwijssecretariaten deze uiterlijk de 10e kalenderdag goedgekeurd heeft/hebben. Als je je declaratie later dan de 5e kalenderdag hebt ingeleverd en/of je declaratie later dan de 10e kalenderdag is goedgekeurd door de onderwijssecretariaten wordt deze in de volgende kalendermaand verwerkt door het P&O Service Centrum.

 

FAQ's

Welke coschappen worden vergoed in het UMC Utrecht?

 “Een coschap is een studieonderdeel van de masteropleiding Geneeskunde waarin een student individueel een klinisch coschap of de semi-artsstage of een klinisch keuze-coschap master jaar 3 loopt op een klinische afdeling van een umc. De coassistent verricht taken in de patiëntenzorg”.

Concreet betekent dit voor Geneeskundestudenten van de UU dat de dagen in de linken rood, blauw, geel, paars, ASAS en BSAS en keuze master jaar 3 die in een umc worden gelopen worden vergoed indien dit klinische coschappen zijn.

Wie mag er declareren?

Masterstudenten Geneeskunde (CRU en SUMMA) die ingeschreven staan bij de UU en een van bovengenoemde coschappen in een umc lopen.

Wat kan ik als SUMMA student declareren?

Als SUMMA student kun je je ASAS en je klinische keuzestage in het schakeljaar declareren.

Kan ik ook een declaratie indienen voor LINK groen?

Nee, je kunt alleen declareren voor coschappen in de master Geneeskunde. De definitie is vastgesteld door de Nederlandse Federatie UMC's (NFU) en de vakbonden bij het vaststellen van de nieuwe cao umc 2019-2020. Dezelfde definitie wordt dus bij alle umc’s in Nederland gehanteerd

Welke dagen worden vergoed?

Je mag de dagen declareren waarop je, een van de voor vergoeding vastgesteld, klinisch coschap hebt gelopen in het UMC Utrecht of een ander umc. Je kunt het exacte aantal dagen dat je coschap hebt gelopen in die maand opgeven ongeacht welke dag het is (als je in het weekend coschap hebt gelopen mag je deze dagen dus ook declareren).
De dagen waarop je onderwijs hebt gevolgd zoals bijvoorbeeld de terugkomdagen tellen niet mee als coschapsdagen.

Wat is een klinische stage?

Een klinisch coschap is een coschap waarbij je op een afdeling directe zorg verleend aan patiënten of werkzaamheden doet die direct herleidbaar zijn aan actuele zorg voor een individuele patiënt.
Wetenschappelijke stages en onderzoek zijn niet klinisch.
Voorbeelden: radiologie en pathologie zijn wel klinisch, maar anatomie, public health en gezondheidsrecht zijn niet klinisch.

Ik ben student van een ander umc dan het UMC Utrecht, kan ik bij het UMC Utrecht declareren?

Nee, als coassistent kun je de declaratie voor coschappen gelopen in een umc alleen declareren in het umc behorend bij de universiteit waar je ingeschreven staat.

Ik heb coschap gelopen in een ander UMC dan het UMC Utrecht, kan ik declareren?

Ja, indien je ingeschreven staat bij de UU als Geneeskundestudent kun je je coschappen die je bij een ander umc gelopen hebt ook declareren via de hier genoemde procedure.

Vanaf wanneer kan ik declareren?

Vanaf 26 maart 2019 kun je met terugwerkende kracht declareren voor de maanden januari, februari en maart 2019. Coschappen in 2018 of eerder kunnen niet gedeclareerd worden.

 

Hoe kan ik me registreren?

Je kunt je registreren via het online registratieformulier. Hier geef je onder andere je NAW-, BSN en IBAN-gegevens op. Ook moet je een kopie van de voor- en achterzijde van je legitimatiebewijs uploaden. Dit formulier wordt naar het STIP verzonden. We mogen je formulier pas in behandeling nemen nadat je  je bij het STIP hebt gelegitimeerd met hetzelfde legitimatiebewijs.

Wanneer moet ik bij het STIP langsgaan voor een ID-check?

Binnen 4 weken na het insturen van het registratieformulier moet je naar het STIP komen voor de ID-check.

Welke ID-bewijzen kan ik gebruiken?

De volgende documenten worden, indien ze geldig zijn, geaccepteerd als identiteitsbewijs:

  • Paspoort (voor- en achterkant tweede pagina)
  • Nederlandse identiteitskaart (voor- en achterkant)
  • ID-kaart of paspoort uit een EER-land (voor- en achterkant)
  • Nederlands vreemdelingendocument (voor- en achterkant)

Let op: een rijbewijs voldoet hiervoor niet!

Waarom moet ik me eenmalig registreren?

Om goed te kunnen uitbetalen heeft het P&O Service Centrum deze gegevens nodig om je te registreren in het personeelssysteem.

Wat gebeurt er met mijn gegevens?

Het UMC Utrecht is verplicht om een kopie van een geldig (gecontroleerd) identiteitsbewijs met Burgerservicenummer (BSN) en pasfoto in de loonadministratie te bewaren. De opslag van het identiteitsbewijs in de personeelssystemen wordt door het P&O service Centrum uitgevoerd.

Ik heb al een aanstelling/personeelsnummer in het UMC Utrecht, moet ik me toch registreren?

Ja, voor de onkostenvergoeding van coassistenten moet je je apart registreren. Dit is een uitzonderlijk proces in het UMC Utrecht en hierdoor kun je dus gedurende je studie meer dan 1 personeelsnummer hebben als je ook in loondienst bent van het UMC Utrecht. Een aantal maanden na je afstuderen word je uitgeschreven als coassistent.

Wat als mijn registratie niet goedgekeurd wordt?

Bij de ID-check bij het STIP hoor je of de gegevens goed ingevuld zijn. Als er iets niet klopt wordt je hierover geïnformeerd en wordt er verteld wat je moet doen. Als het P&O Service Centrum jouw gegevens niet goed kan verwerken ontvang je hierover bericht.

Ik wil een wijziging in het registratieformulier doorgeven. Hoe doe ik dit?

Via het wijzigingsformulier registratie onkostenvergoeding coassistenten kun je een wijziging doorgeven. Download het formulier, vul het formulier in en mail deze naar P&O Servicecentrum: POServiceCentrum@umcutrecht.nl.
NB: Indien het een wijziging van het rekeningnummer betreft, dient er ook een kopie van de bankpas te worden bijgevoegd.

Waar kan ik terecht met vragen over mijn registratie?

Je kunt voor vragen mailen naar OWCCoschapVergoeding@umcutrecht.nl of je melden bij de balie van het STIP.

Hoe kan ik declareren?

je kunt de onkostenvergoeding coassistenten aanvragen via het online declaratieformulier. Je vult per maand een formulier in waarin je aangeeft hoeveel dagen je per coschap hebt gelopen in die maand. Je krijgt hiervan een afschrift per mail, houd je mailbox (ook je map voor spam / ongewenste mail) dus goed in de gaten.

Let op: je dient je je eerst eenmalig te registreren als coassistent via het registratieformulier.

Wanneer kan ik declareren?

Bij voorkeur dien je het declaratieformulier zo snel mogelijk in na afloop van de kalendermaand waarin je het klinisch coschap in een UMC gelopen hebt. Je kunt dit doen tot uiterlijk de 6e maand na de maand waarin je coschap gelopen hebt. Je kunt alleen achteraf declareren.

Ik ben al afgestudeerd. Kan ik nog declareren?

Je kunt tot 2 maanden na je afstuderen een declaratieformulier indienen. Daarna vervalt je Solisaccount en je registratie in het UMC Utrecht en kan je declaratie helaas niet meer verwerkt worden.

NB. Indien je afgestudeerd bent in maart of april 2019 kun je t/m juni 2019 je declaratie indienen met terugwerkende kracht vanaf januari 2019.

Ik heb in 1 maand 2 coschappen gedaan. Hoe kan ik dit declareren?

Per kalendermaand kun je maar 1 declaratieformulier indienen. Je kunt op dat formulier voor elk coschap het aantal dagen invullen. Het formulier gaat vervolgens naar beide onderwijssecretariaten ter controle voordat het naar het P&O Service Centrum gaat.

Mijn coschap valt in meer dan 1 kalendermaand. Hoe kan ik dit declareren?

Je vult per maand een online formulier in waarin je aangeeft hoeveel dagen je per coschap hebt gelopen in die maand. Als je coschap dus verspreid is over 3 kalendermaanden dien je dus 3 formulieren in.

Kan ik mijn declaratie volgen?

Tijdens het proces ontvang je notificaties per mail, houd dus je mailbox (ook je map voor spam / ongewenste mail) goed in de gaten. Als je je formulier ingediend hebt ontvang je een bevestiging van ontvangst en dat je declaratie is doorgestuurd naar de onderwijssecretariaten. Wanneer alle betreffende onderwijssecretariaten goedgekeurd hebben ontvang je een tweede bericht dat je declaratie doorgestuurd wordt naar het P&O Service Centrum. Als je vergoeding is verwerkt ontvang je een salarisstrook in je mail en de vergoeding op het bankrekeningnummer dat je hebt opgegeven. Ook wanneer het onderwijssecretariaat je declaratie afkeurt of het P&O Service Centrum je declaratie niet kan verwerken ontvang je hiervan bericht.

Een onderwijssecretariaat heeft mijn declaratie afgekeurd. Wat moet ik doen?

Indien een van de onderwijssecretariaten je declaratie heeft afgekeurd, krijg je een mail met een toelichting. In deze mail zit ook een LINK om je declaratie aan te passen indien nodig. Je moet dan het hele formulier opnieuw invullen. Ook wanneer een ander coschap in dezelfde declaratie al goedgekeurd is moet je deze alsnog opnieuw invoeren. Heb je vragen over de afkeuring dan kun je terecht bij het desbetreffende onderwijssecretariaat.

Ik zie op het declaratieformulier nog maanden van 2018 maar kan die niet declareren. Waarom is dat?

Het formulier is gebouwd voor declaraties tot 6 maanden terug. De regeling geldt echter vanaf januari 2019. Daarom zie je die maanden wel op het formulier maar kun je deze declaraties niet verzenden.

 

 

 

Wanneer ontvang ik mijn vergoeding?

Je vergoeding wordt rond de 23e kalenderdag van de maand uitgekeerd op het door jou opgegeven IBAN als je je declaratie voor de 5e kalenderdag van de maand correct hebt ingediend en het onderwijssecretariaat/ de onderwijssecretariaten deze voor de 10e kalenderdag goedgekeurd heeft/hebben. Als je je declaratie later dan de 5e kalenderdag hebt ingeleverd en/of je declaratie later dan de 10e kalenderdag is goedgekeurd door de onderwijssecretariaten wordt deze in de volgende kalendermaand verwerkt door het P&O Service Centrum.

Hoe is de vergoeding van € 4,60 per dag berekend?

De berekening vindt op dagbasis plaats. Een jaar kent gemiddeld 261 werkdagen. Wanneer je € 1200 op jaarbasis (12 maanden van € 100) verdeelt over 261 werkdagen, kom je uit op € 4,60 per dag. Deze berekening is door het NFU vastgesteld en geldt voor alle UMC’s.

Ik heb geen vergoeding ontvangen. Wat moet ik doen?

Kijk eerst of je de bevestigingsmails hebt ontvangen van het indienen van je declaratie en de goedkeuring door de onderwijssecretariaten. Indien je de goedkeuring van de onderwijssecretariaten hebt ontvangen voor de 10e kalenderdag en je hebt geen vergoeding ontvangen op de 23e kalenderdag van die maand, check dan of je gegevens (studentnummer!) correct zijn. Als daar een foutje in zit, kan het P&O Service Centrum je declaratie niet verwerken. Voor vragen over de uitbetaling kun je terecht bij het P&O Service Centrum.

Heb je geen bevestigingsmail van de onderwijssecretariaten maar wel een bevestiging dat je je declaratie van die maand hebt ingediend. dan kun je bij het betreffende onderwijssecretariaat navraag doen.

Ik denk dat mijn vergoeding niet klopt. Wat moet ik doen?

Bekijk het laatste afschrift van de declaratie van de desbetreffende maand. Klopt het aantal dagen met het uitbetaalde bedrag (dagen * € 4,60) op het salarisstrook? Indien je voor meerdere maanden tegelijkertijd declaraties hebt ingediend ontvang je meerdere salarisstroken. Het totaal wordt als 1 bedrag overgemaakt.

Op mijn salarisstrook staat een personeelsnummer geen studentnummer.

Bij het P&O Service Centrum wordt je declaratie gekoppeld aan een personeelsnummer. Op je salarisstrook zul je alleen je personeelsnummer zien.

Moet ik deze vergoeding opgeven bij de belastingdienst?

Je vergoeding wordt uitbetaald als tegemoetkoming in de studiekosten. Je verklaart daarom bij het indienen van de declaratie dat je de vergoeding zal gebruiken voor de financiering van het collegegeld. Indien je het collegegeld opgeeft als studiekosten in je belastingaangifte dan moet de ontvangen vergoeding daarvan worden afgetrokken. De uitbetaalde vergoeding wordt door het P&O Service Centrum doorgegeven aan de Belastingdienst.

Waar kan ik vragen stellen over het uitkeren van de vergoeding of mijn salarisstrook?

Je kunt hiervoor terecht bij de frontoffice van het P&O Service Centrum.

Contactgegevens

Vragen over het aanmelden kunnen bij het STIP worden gesteld.

E-mail: OWCCoschapVergoeding@umcutrecht.nl
Telefoonnummer: 088-75 53478
Locatie: HB 1.06

Het STIP is geopend van maandag t/m vrijdag van 10.45 – 13.30 uur.

 

 

 

Met vragen over de uitbetaling kun je bij de balie van het P&O Service Centrum terecht.

E-mail: POServiceCentrum@umcutrecht.nl
Telefoonnummer: 088-75 55155
Locatie: AZU, H.01.229

Het P&O Service Centrum is open van 08.00 - 17.00 uur op maandag, dinsdag en donderdag en op woensdag en vrijdag van 08.00 - 13.00 uur.
Let op: tussen 09.00 en 09.15 uur houdt het P&O Service Centrum een dagstart. Op dat moment kunnen zij je niet direct helpen en mag je plaatsnemen om even te wachten.

 

Onderwijssecretariaat LINK rood

E-mail: LINK-rood@umcutrecht.nl

Onderwijssecretariaat LINK blauw

E-mail: LINK-blauw@umcutrecht.nl

Onderwijssecretariaat LINK geel

E-mail: LINK-geel@umcutrecht.nl

Onderwijssecretariaat LINK paars

E-mail: LINK-paars@umcutrecht.nl

Onderwijssecretariaat ASAS/BSAS

E-mail: coschappen@umcutrecht.nl

Onderwijssecretariaat Keuzestages schakeljaar (master jaar 3)

E-mail: schakeljaar@umcutrecht.nl