Stage buitenland

Voor KGW studenten geldt dat je alleen tijdens de cursus Afstudeeronderzoek naar het buitenland kan gaan tijdens je opleiding.

Het onderwijs van Klinische Gezondheidswetenschappen is vanwege het deeltijdkarakter van de opleiding sterk gestructureerd, waarbij veelal 2 of meer onderdelen tegelijk lopen en/of op elkaar voortborduren. Bij het volgen van een studieonderdeel in het buitenland worden studenten geacht vooraf een duidelijk plan voor de stage op te stellen, zodat de stage de studievoortgang niet in gevaar brengt (zie stap 5.1).

Als je van plan bent een studieonderdeel in het buitenland te gaan volgen, bespreek dan eerst je plannen met de programmacoördinator van jouw masterprogramma. Ook willen we je vragen om contact op te nemen met het International Office om de praktische zaken zoals verzekeringen, beursopties etc. te bespreken. Voor meer hierover, zie stap 5.

De eerste stap in het oriëntatieproces is om na te denken over wat je wilt leren van een buitenlandstage en waar je graag naartoe zou willen gaan. Begin daarmee op tijd! Wij raden je aan om minimaal 9 maanden van tevoren te starten met de voorbereidingen voor een stage in het buitenland. De volgende tips en adviezen helpen je verder bij het zoeken naar een geschikte stage:

• UMC Utrecht Netwerk: maak gebruik van de contacten in je eigen UMC Utrecht netwerk of neem contact op met de betreffende programmacoördinator. Als je weet wat voor type stage je wilt lopen en/of het onderwerp en de tijdperiode van je stage, informeer dan of zij contacten hebben met buitenlandse instellingen.
• Eigen netwerk: wellicht ken je mensen binnen je eigen netwerk die connecties hebben met buitenlandse instellingen waar je eventueel stage zou kunnen lopen.
• Database: het International Office heeft een database waar we gericht kunnen zoeken naar studenten die al naar een land of specifieke instelling zijn geweest voor een stage. We kunnen je in contact brengen met deze ervaringsdeskundigen.

Je regelt, al dan niet in overleg met de programmacoördinator, zelf een stageplek in het buitenland. Neem zelf contact op met de betreffende buitenlandse instelling over stage mogelijkheden.

Voor buitenlandstages geldt het algemene reisbeleid van de UU. De UU volgt het reisadvies van het Ministerie van Buitenlandse Zaken (MinBu). Kijk ook altijd naar het actuele reisadvies van het Ministerie van Buitenlandse Zaken (MinBuZa, via Nederlandwereldwijd). MinBuZa hanteert vier veiligheidsrisico’s, namelijk:

• Groen – geen bijzondere veiligheidsrisico’s
• Geel – let op, veiligheidsrisico’s; wees je hiervan bewust
• Oranje – alleen noodzakelijke reizen
• Rood – niet reizen

Buitenlandstages zijn alleen toegestaan in landen waarvoor een positief reisadvies geldt (code geel of groen, zie Nederlandwereldwijd). Oranje en rood gekleurde gebieden/landen worden als onveilig beschouwd. Studenten ontvangen geen toestemming voor deze landen. In sommige landen kunnen meerdere veiligheidsrisico’s voorkomen, bijvoorbeeld zowel gele als oranje gebieden (bijvoorbeeld Colombia). Neem altijd contact op met het International Office om te beoordelen of een land wel of niet als veilig wordt beschouwd.

Daarnaast dien je de volgende regels in oogschouw te nemen:

• Om de veiligheidssituatie in een land of gebied te beoordelen houdt het IO ook rekening met het advies van buitenlandse partners. Het IO heeft het recht om een stage af te keuren ook al komt het veiligheidsadvies niet overeen met andere bronnen. Wees je er van bewust dat gedurende de voorbereidende fase de veiligheidssituatie in een land kan veranderen.
• Ook na goedkeuring in Osiris (Stap 5) kan het IO een stage alsnog afkeuren als daar vanwege veiligheidsoverwegingen aanleiding toe is.

Aan een buitenlandse stage zijn kosten verbonden. Maak voor jezelf een financieel overzicht met inkomsten en uitgaven tijdens je buitenlandverblijf. Houd rekening met het volgende:

• Vaak rekent de buitenlandse gastinstelling kosten voor het lopen van een stage. Dit varieert per bestemming, je dient deze kosten zelf te betalen. Vraag aan de instelling van tevoren welke mogelijke kosten door hen in rekening gebracht worden.
• Houd daarnaast ook rekening met andere kosten die voor eigen rekening zijn, zoals huisvesting, vliegtickets en een visum.

Voor sommige stages is het mogelijk om een beurs aan te vragen. Let op; beursmogelijkheden zijn afhankelijk van de duur, type stage en bestemming.

• Check de website ‘WilWeg’ voor mogelijke beursopties.
• Daarnaast kun je ook de website van de Universiteit Utrecht raadplegen voor meer informatie over de verschillende beurzen, zoals de Erasmus+ beurs wanneer je binnen Europa een stage gaat doen.
• Wanneer je een studentenreisproduct hebt kun je OV-vergoeding buitenland aanvragen. Ga naar de website van DUO en download het formulier. Het formulier kun je bij het STIP laten ondertekenen, je dient wel zelf het formulier geprint mee te nemen.
• Je kunt binnen de master een aanvraag doen voor tegemoetkoming van cursus-, reis en verblijfkosten in het buitenland. Neem hiervoor ruim vooraf aan vertrek contact op met stafmedewerker Wiepke van Haperen via W.vanHaperen-Mertens@umcutrecht.nl. Vraag naar de mogelijkheden. De tegemoetkoming moet vooraf aan de stage worden afgestemd en kan goedgekeurd worden als de stage akkoord is bevonden door de afstudeercoördinator zoals beschreven in stap 5.1.

De Universiteit Utrecht heeft onder haar aansprakelijkheidsverzekering meeverzekerd alle studenten van de Universiteit te Utrecht, zonder beperking naar faculteit, tijdens hun externe stage-activiteiten, mits deze stage geschiedt onder auspiciën en met medeweten van de Universiteit. Als voorwaarde stelt de Universiteit dan ook dat de stage plaatsvindt na officiële goedkeuring van de Universiteit en dat de stage in Osiris buitenland geregistreerd staat (stap 5).

Indien je een stage doet met klinische handelingen; neem dan contact op met het International Office (het interviewen van patiënten of het afnemen van vragenlijsten vallen niet onder klinische handelingen).

Naast bovengenoemde verzekeringen dien je zelf ook een aantal persoonlijke verzekeringen af te sluiten. Sluit een reis-, zorg, ongevallen en persoonlijke aansprakelijkheidsverzekering af die geldig is in het land waar je een stage gaat lopen. Zorg dat je ook in het buitenland goed verzekerd bent en raadpleeg je eigen verzekering voor meer informatie en kosten. Op de website van het Nuffic vind je meer informatie over verzekeren wanneer je naar het buitenland gaat.

Bij de planning van de buitenlandstage is het van belang dat je studievoorgang niet in het geding komt. Stel als eerste stap een plan op waarin je laat zien hoe je de stage indeelt in je huidige planning van de opleiding. Denk daarbij aan álle cursussen die lopen tijdens je stage zoals bijvoorbeeld geplande werkgroepen en HST’s.

Hoe pak je dit aan en kom je tot een plan van aanpak?

• Maak eerst een afspraak met de programmacoördinator en bespreek je plannen en de haalbaarheid daarvan.
• Per vak dat je niet kan volgen, maak je een overzicht wat je precies gaat missen.
• Met dit overzicht neem je contact op met de cursuscoördinator van de betreffende cursus.
• Aan de hand van je overzicht maak je afspraken hoe dit te compenseren om aan de cursusdoelstellingen te voldoen.
• Wanneer je van alle cursussen die je gaat missen een plan van aanpak hebt gemaakt en dit goedgekeurd is door de desbetreffende cursuscoördinator(en), ga je in gesprek met de programmacoördinator om definitieve goedkeuring te vragen voor je buitenlandstage.
• De goedkeuring upload je in Osiris bij je buitenlandregistratie (zie stap 5.4).
• Daarnaast stuur je de goedkeuring naar stafmedewerker Wiebke van Haperen via W.vanHaperen-Mertens@umcutrecht.nl wanneer je een financiële tegemoetkoming bij de opleiding hebt aangevraagd.

In de cursus Opzet afstuderen stel je een onderzoeksvoorstel  voor je stage op, dit geldt voor alle studenten ongeacht of je naar het buitenland gaat.

Maak afspraken met de gastinstelling over de inhoud en periode van de stage.

Je bent verplicht om je buitenlandverblijf in OSIRIS te registeren. Doe dit circa drie maanden voor je op reis gaat. Volg hierbij de volgende stappen:

• Registreer je stage in OSIRIS onder het kopje ‘Buitenland’.
• Kies de optie: IO UIT ANDERS = niet-klinische keuzestages (wetenschap)
• Upload 'Bericht van goedkeuring stage’ vanuit je programmacoördinator

Na je OSIRIS registratie neemt het International Office je aanvraag in behandeling. Je hebt pas officieel toestemming om te vertrekken als het International Office je stage in OSIRIS heeft goedgekeurd. Je ontvangt hierover een goedkeuringsmail vanuit OSIRIS.

Let op; ook na goedkeuring in OSIRIS kan het International Office een stage alsnog afkeuren als daar vanwege veiligheidsoverwegingen aanleiding toe is. Zie stap 2: Veiligheid. Wacht met het boeken van vliegtickets totdat je goedkeuring hebt ontvangen in OSIRIS.

Voor sommige landen is een visum nodig. Ga zelf na of je een visum nodig hebt. De visumprocedure kan enige tijd duren, start dus op tijd met je visumaanvraag.

• Check de website van MinBuZa voor meer informatie over het aanvragen van een visum.
• Voor vragen over de aanvraag van een visum raden we je aan om contact op te nemen met de ambassade van het land van bestemming.

• Indien vanuit de buitenlandse instelling een bevestiging van je stage gevraagd wordt, kun je na de goedkeuring van je stage in OSIRIS bij het STIP een 'Confirmation letter' opvragen.
• De brief stelt dat je KGW student bent aan de Universiteit Utrecht en dat je toestemming hebt ontvangen voor een buitenlandstage. Hier staat o.a. de duur van je stage, de stagelocatie en je registratie als KGW student in vermeld.

Wanneer je goedkeuring hebt ontvangen voor je buitenlandstage in Osiris, dien je in Osiris een noodnummer te registreren waarop we jou en je naasten kunnen bereiken.

In de cursushandleiding staat beschreven aan welke prestaties de student moet voldoen om de cursus met succes af te ronden en wat de criteria zijn waarop de student beoordeeld wordt.

• Informeer bij P&O Gezondheid of je bij terugkomst in Nederland een TBC-screening dient te doen. Wanneer je binnen Europa bent gebleven hoef je geen TBC-screening te doen. Je dient tussen week acht en twaalf na terugkomst in Nederland een TBC-screening te doen in het UMC Utrecht (niet in een ander ziekenhuis), ook wanneer je geen patiëntcontact hebt gehad. Maak hiervoor tijdig een afspraak met de afdeling Gezond en Veilig werken.
• Wanneer je weer terugreist naar Nederland, houd rekening met een mogelijk inreisverbod, quarantaine, en/of verplichting tot het tonen van negatieve testresultaten. Omdat de situatie doorlopend verandert, adviseren we je de website van de Rijksoverheid te raadplegen voor actuele informatie.

• Jouw ervaring is belangrijk voor andere studenten. Na afloop van je stage ontvang je vanuit het International Office een ‘Welkom terug’ mail met informatie over zaken die je na je stage nog moet regelen. Ook vind je in de mail een format met enkele vragen voor een kort verslag van jouw stage ervaring. Het International Office leest graag hoe je de stage hebt ervaren om toekomstige studenten die op buitenlandstage gaan beter te kunnen adviseren. Ook kan het verslag dienen als inspiratiedocument voor andere studenten. De verslagen mag je in het Nederlands of Engels delen en anonimiseren indien gewenst.
• Daarnaast kan je je ook opgeven voor voorlichtingsactiviteiten of als contactpersoon voor andere studenten die op buitenlandstage willen gaan. Het International Office hoort het graag wanneer je wilt helpen.