Studeren in het buitenland

Als je op uitwisseling gaat, is het verplicht om de cursussen die je in het buitenland hebt gevolgd in te brengen in je studieprogramma. Hiervoor is formele goedkeuring nodig van de examencommissie.

Zodra je zeker weet welke cursussen jij wilt volgen, vraag je deze goedkeuring aan bij de examencommissie. Deze bepaalt of de cursussen van voldoende academisch niveau zijn (bachelor / master) en controleert of ze niet (te veel) overlappen met andere onderdelen binnen je programma. Als er sprake is van te veel overlap, mag je de overlappende onderdelen niet allebei laten meetellen voor je diploma.

Vraag bijtijds goedkeuring aan

Het is aan te raden om de goedkeuring van een onderwijsonderdeel in te dienen net voor je vertrek of vlak na aankomst bij de gastuniversiteit. Het kan gebeuren dat je verzoek wordt afgekeurd, en het is natuurlijk heel vervelend om dat pas te horen als je de cursus al wel gevolgd hebt. Als er tijdens je verblijf nog iets wijzigt, moet je dit opnieuw ter goedkeuring voorleggen aan de examencommissie.

Hoe vraag je goedkeuring aan?

Neem de volgende stappen om je aanvraag in orde te maken via Osiris Zaak:

• Log in met je Solis-id op OSIRIS Student.
• Klik op ‘Zaken’ en vervolgens op het “+”-icoontje in de rechteronderhoek.
• Kies voor ‘Stage, studeren in het buitenland en Exchange’.
• Kies nu voor het formulier ‘Aanvraag goedkeuring buitenlandse cursussen’ en vul in.

Je krijgt binnen twee tot zes weken bericht van de examencommissie of de cursussen goedgekeurd worden voor de profileringsruimte, inclusief een niveaubepaling (niveau 1,2 of 3).

De academische kalender van de universiteit van je keuze kan anders zijn dan die van de UU. Hierdoor kan er overlap ontstaan. Probeer in eerste instantie een universiteit te kiezen waarbij je geen overlap in semesters hebt. Als dit toch het geval blijkt te zijn is het je eigen verantwoordelijkheid om hier een oplossing voor te zoeken. Er zijn verschillende scenario’s en opties mogelijk:

Semester 1 ben je in het buitenland en je hebt daar nog tentamens, terwijl blok 3 in Utrecht weer begint.

• Vraag bij de gastuniversiteit of je het tentamen in Utrecht mag maken. Het International Office kan hiervoor een ruimte en supervisie regelen, mits je dit op tijd aanvraagt en de gastuniversiteit ook akkoord gaat.
• Vraag aan de cursuscoördinatoren van de vakken die je in blok 3 gaat volgen of het mogelijk is om het begin van het vak te missen of online bij te wonen en maak afspraken over mogelijke aanvullende opdrachten.

Semester 2 in het buitenland begint, terwijl blok 2 in Utrecht nog niet is afgelopen, waardoor je werkgroepen, colleges en/of tentamens mist.

• Volg geen vakken in blok 2 en zorg dat je de punten die je dan mist op een andere manier behaalt door in andere blokken of in het buitenland extra vakken te volgen (dit werkt alleen als je geen verplichte vakken hebt in het blok voordat je op uitwisseling gaat).
• Vraag aan de cursuscoördinatoren van de vakken die je in blok 2 volgt of het mogelijk is om het vak vanuit het buitenland af te ronden en maak duidelijke afspraken over hoe je dit kan doen.
• Indien de cursuscoördinator het goedkeurt dat je een tentamen op afstand maakt moet dit ook door de gastuniversiteit worden goedgekeurd, omdat zij hiervoor een ruimte en supervisie moeten organiseren.
• Vraag na bij de gastuniversiteit of het mogelijk is om later te beginnen aan de uitwisseling. Dit wordt niet aangeraden, omdat je hierdoor ook de introductie mist.

Let op: Dit zijn een aantal opties die je kan proberen in het geval van overlap, maar ze bieden geen garantie dat je zonder studievertraging naar het buitenland kan.

Na je uitwisseling ontvang je een cijferlijst (Transcript of Records) met je behaalde resultaten. Deze resultaten worden omgezet naar een pass/fail in Osiris. 

Om je behaalde resultaten in Osiris te krijgen moet je zorgen dat je Transcript of Records bij de Examencommissie terecht komt. Dit kan op verschillende manieren, maar je bent er altijd zelf verantwoordelijk voor dat dit gebeurt.

Studenten die via een facultaire bestemming op uitwisseling zijn geweest:

• Sommige gastuniversiteiten mailen of sturen het Transcript of Records per post naar het IO FSW. IO FSW stuurt het door naar de Examencommissie en informeert jou dat je cijferlijst binnen is en de resultaten worden verwerkt;
• Je krijgt zelf een originele cijferlijst per post binnen. Het origineel kan bij het STIP worden ingeleverd en zij zorgen dat het naar de Examencommissie wordt doorgezet;
• Je ontvangt de cijferlijst per e-mail. Dit wordt niet geaccepteerd door de examencommissie. Je kan de gastuniversiteit verzoeken om het direct naar het IO FSW te mailen (io.sbs@uu.nl) of je kan zelf een originele papieren versie opvragen bij de gastuniversiteit en inleveren bij het STIP.
• Je gastuniversiteit maakt alleen gebruik van een online cijferregistratie systeem en stuurt geen cijferlijsten per post of per mail. Je mailt het IO FSW de link en je inloggegevens, zodat het IO het zelf kan downloaden.

Studenten die via een universiteitsbrede bestemming op uitwisseling zijn geweest:

• Je krijgt zelf een originele cijferlijst per post binnen. Het origineel kan bij het STIP worden ingeleverd en zij zorgen dat het naar de Examencommissie wordt doorgezet;
• Gastuniversiteit mailt het Transcript of Records naar het universiteitsbrede IO. Zij zetten de originele cijferlijsten in Osiris en mailen jou als dit gebeurd is. Na ontvangst van deze mail, mail je de Examencommissie (examencommissie.fsw@uu.nl) met het verzoek om jouw cijferlijst uit Osiris te halen en je resultaten te verwerken.
• Je gastuniversiteit maakt alleen gebruik van een online cijferregistratie systeem en stuurt geen cijferlijsten per post of per mail. Je mailt het IO FSW de link en je inloggegevens, zodat wij het zelf kunnen downloaden.

Let op: Voor de afhandeling van je Erasmusbeurs (indien van toepassing) dien je ook een Transcript of Records in Osiris te uploaden, dit is een aparte procedure en staat los van de verwerking van de resultaten.