Studeren in het buitenland

Zorg dat je op tijd begint met het onderzoeken van de mogelijkheden. Bezoek hiervoor een van de voorlichtingen (zie hieronder) en lees de informatie in het stappenplan voor studeren in het buitenland goed door.

Voorlichting: Study Abroad weken

In oktober vinden de Study Abroad weken plaats.

De Study Abroad weken zijn dé gelegenheid om informatie in te winnen over de mogelijkheden om te studeren in het buitenland. Het bijwonen van deze voorlichtingen is een belangrijke eerste stap in het oriënteren op studeren in het buitenland.

De Study Abroad weken zijn nog niet gepland voor 2023. Meer informatie volgt.

Pre-departure meeting

Als je bent geselecteerd voor een uitwisseling ontvang je in het voorjaar een uitnodiging voor een pre-departure meeting. Tijdens deze bijeenkomst ontvang je van het International Office informatie over de verschillende zaken die je moet regelen als je op uitwisseling gaat.

Als je op uitwisseling gaat, is het verplicht om de cursussen die je in het buitenland hebt gevolgd in te brengen in je studieprogramma. Hiervoor is formele goedkeuring nodig van de examencommissie.

Zodra je zeker weet welke cursussen jij wilt volgen, vraag je deze goedkeuring aan bij de examencommissie. Deze bepaalt of de cursussen van voldoende academisch niveau zijn (bachelor / master) en controleert of ze niet (te veel) overlappen met andere onderdelen binnen je programma. Als er sprake is van te veel overlap, mag je de overlappende onderdelen niet allebei laten meetellen voor je diploma.

Vraag bijtijds goedkeuring aan

Het is aan te raden om de goedkeuring van een onderwijsonderdeel in te dienen net voor je vertrek of vlak na aankomst bij de gastuniversiteit. Het kan gebeuren dat je verzoek wordt afgekeurd, en het is natuurlijk heel vervelend om dat pas te horen als je de cursus al wel gevolgd hebt. Als er tijdens je verblijf nog iets wijzigt, moet je dit opnieuw ter goedkeuring voorleggen aan de examencommissie.

Hoe vraag je goedkeuring aan?

Neem de volgende stappen om je aanvraag in orde te maken via Osiris Zaak:

• Log in met je Solis-id op OSIRIS Student.
• Klik op ‘Zaken’ en vervolgens op het “+”-icoontje in de rechteronderhoek.
• Kies voor ‘Stage, studeren in het buitenland en Exchange’.
• Kies nu voor het formulier ‘Aanvraag goedkeuring buitenlandse cursussen’ en vul in.

Je krijgt binnen twee weken bericht van de examencommissie of de cursussen goedgekeurd worden voor de profileringsruimte, inclusief een niveaubepaling (niveau 1,2,3).

De academische kalender van de universiteit van je keuze kan anders zijn dan die van de UU. Hierdoor kan er overlap ontstaan. Probeer in eerste instantie een universiteit te kiezen waarbij je geen overlap in semesters hebt. Als dit toch het geval blijkt te zijn is het je eigen verantwoordelijkheid om hier een oplossing voor te zoeken. Er zijn verschillende scenario’s en opties mogelijk:

Semester 1 ben je in het buitenland en je hebt daar nog tentamens, terwijl blok 3 in Utrecht weer begint.

• Vraag bij de partneruniversiteit of je het tentamen in Utrecht mag maken. Het International Office kan hiervoor een ruimte en supervisie regelen, mits je dit op tijd aanvraagt en de partneruniversiteit ook akkoord gaat.
• Vraag aan de cursuscoördinatoren van de vakken die je in blok 3 gaat volgen of het mogelijk is om het begin van het vak te missen of online bij te wonen en maak afspraken over mogelijke aanvullende opdrachten.

Semester 2 in het buitenland begint, terwijl blok 2 in Utrecht nog niet is afgelopen, waardoor je werkgroepen, colleges en/of tentamens mist.

• Volg geen vakken in blok 2 en zorg dat je de punten die je dan mist op een andere manier behaalt door in andere blokken of in het buitenland extra vakken te volgen (dit werkt alleen als je geen verplichte vakken hebt in het blok voordat je op uitwisseling gaat).
• Vraag aan de cursuscoördinatoren van de vakken die je in blok 2 volgt of het mogelijk is om het vak vanuit het buitenland af te ronden en maak duidelijke afspraken over hoe je dit kan doen.
• Indien de cursuscoördinator het goedkeurt dat je een tentamen op afstand maakt moet dit ook door de partneruniversiteit worden goedgekeurd, omdat zij hiervoor een ruimte en supervisie moeten organiseren.
• Vraag na bij de partneruniversiteit of het mogelijk is om later te beginnen aan de uitwisseling. Dit wordt niet aangeraden, omdat je hierdoor ook de introductie mist.

Let op: Dit zijn een aantal opties die je kan proberen in het geval van overlap, maar ze bieden geen garantie dat je zonder studievertraging naar het buitenland kan.

Na je uitwisseling ontvang je een cijferlijst (Transcript of Records) met je behaalde resultaten. Deze resultaten worden omgezet naar een pass/fail in Osiris. 

Om je behaalde resultaten in Osiris te krijgen moet je zorgen dat je Transcript of Records bij de Examencommissie terecht komt. Dit kan op verschillende manieren, maar je bent er altijd zelf verantwoordelijk voor dat dit gebeurt.

Studenten die via een facultaire bestemming op uitwisseling zijn geweest:

• Partneruniversiteit mailt of stuurt het Transcript of Records per post naar het IO FSW. IO FSW stuurt het door naar de Examencommissie en informeert jou dat je cijferlijst binnen is en de resultaten worden verwerkt;
• Je krijgt zelf een originele cijferlijst per post binnen. Het origineel kan bij het STIP worden ingeleverd en zij zorgen dat het naar de Examencommissie wordt doorgezet;
• Je ontvangt de cijferlijst per e-mail. Dit wordt niet geaccepteerd door de examencommissie. Je kan de partneruniversiteit verzoeken om het direct naar het IO FSW te mailen (io.sbs@uu.nl) of je kan zelf een originele papieren versie opvragen bij de partneruniversiteit.
• Je partneruniversiteit maakt alleen gebruik van een online cijferregistratie systeem en stuurt geen cijferlijsten per post of per mail. Je mailt het IO FSW de link en je inloggegevens, zodat het IO het zelf kan downloaden.

Studenten die via een universiteitsbrede bestemming op uitwisseling zijn geweest:

• Je krijgt zelf een originele cijferlijst per post binnen. Het origineel kan bij het STIP worden ingeleverd en zij zorgen dat het naar de Examencommissie wordt doorgezet;
• Gastuniversiteit mailt het Transcript of Records naar het Universiteitsbrede IO. Zij zetten de originele cijferlijsten in Osiris en mailen jou als dit gebeurd is. Na ontvangst van deze mail, mail je de Examencommissie (examencommissie.fsw@uu.nl) met het verzoek om jouw cijferlijst uit Osiris te halen en je resultaten te verwerken.
• Je partneruniversiteit maakt alleen gebruik van een online cijferregistratie systeem en stuurt geen cijferlijsten per post of per mail. Je mailt het IO FSW de link en je inloggegevens, zodat wij het zelf kunnen downloaden.

Let op: Voor de afhandeling van je Erasmusbeurs dien je ook een Transcript of Records in Osiris te uploaden, dit is een aparte procedure en staat los van de verwerking van de resultaten.

Iedereen die een gedeelte van zijn studie naar het buitenland gaat, moet dit registreren in OSIRIS. Mocht je in aanmerking komen voor een OV-vergoeding dan kan je deze alleen krijgen als je correct staat geregistreerd. Volg hiervoor de volgende stappen:
 

1. Vul het formulier Verklaring stage/onderzoek/veldwerk in het buitenland (pdf) in en laat dit ondertekenen door je begeleider. Hiermee verklaart je begeleider op de hoogte te zijn van de plannen.
2. Klik in OSIRIS Student onder ‘Ga naar’, op de link ‘Buitenland/Study Abroad’, kies onder aan de pagina voor 'nieuwe aanvraag/new request' en kies voor de optie Internship/(field)research/other stay abroad.
3. Vul alle velden in en vergeet niet het ondertekende formulier als attachment te uploaden. Klik op Submit.
4. Binnen enkele dagen beoordeelt het International Office je aanvraag en als dit in orde is wordt deze op 'toegekend' gezet.
5. Zodra dit is gedaan is je registratie in OSIRIS afgerond.

Let op:

• Alleen als je registratie in OSIRIS helemaal compleet is kan je een OV-vergoeding laten ondertekenen bij het STIP of het International Office.
• Registratie in OSIRIS is geen definitieve goedkeuring van je stage. Dit gaat altijd via de coördinator van de stage.