Voorbereiding periode buitenland

Waar wil ik naartoe?

Begin op tijd met het bedenken welke ervaring je graag op zou doen in het buitenland en welk land jouw interesse heeft. In jaar 3 van de bachelor geeft het IO twee keer een voorlichting van een uur, dit gebeurt in oktober en mei van elk academisch jaar.

Voor de meeste plekken bij onze buitenlandse partners zijn per jaar een aantal plaatsen beschikbaar. Als je graag naar een bepaalde bestemming toe wil, is het dan ook goed om ruim van tevoren (circa een jaar) je voorkeur door te geven. Ben dus op tijd met de eerste voorbereidingen om stress en eventuele teleurstelling te voorkomen. Ook als je zelf een plek hebt geregeld, in overleg met je begeleider aan de faculteit Diergeneeskunde, is het aan te raden om de tijd te nemen voor je voorbereiding.

De volgende tips en adviezen helpen je verder bij het zoeken naar een geschikte plek voor studie, coschap of onderzoek:

• Met een aantal internationale partners hebben wij afspraken gemaakt over het uitwisselen van studenten voor studie, onderzoek of coschappen.  Wil je naar een van deze partners voor een onderzoekstage, studieperiode of klinisch coschap? Bekijk dan deze pdf.  Heb je een keuze gemaakt en wil je meer weten? Kom dan langs bij het IO voor meer informatie over één van deze partners.
• Voor het kunnen doen van een onderzoeksstage is geen exchange contract met de desbetreffende instelling nodig. Wanneer je een idee hebt voor een onderzoek in het buitenland kun je zelf de meest relevante onderzoeker(s) binnen de faculteit benaderen om te zien of ze je zouden willen begeleiden en tevens of ze interessante contacten hebben in het buitenland. Heb je geen idee waar je zou moeten beginnen? Check dan de lijst met begeleiders op de ‘International Office’ community op BlackBoard.
• Lees de studie-, coschap- en stage-ervaringen van studenten die al naar het buitenland zijn geweest: de verslagen vind je op de ‘International Office’ Blackboard community. Staat het land of de instelling waar je heen wilt er niet tussen? Vraag dan aan het IO of zij je in contact kunnen brengen met studenten die al naar het land of de specifieke instelling zijn geweest voor een stage.

Wanneer kan ik het beste gaan?

Wat voor jou de beste periode is om te gaan, ligt aan je persoonlijke planning. Binnen de bachelor kun je zonder studievertraging op te lopen voor een korte periode weg, circa 5 weken in het derde jaar. Binnen de master is het handig om voor de loting en de start van je major na te denken of je een onderdeel van je studie in het buitenland wilt doen. Je onderzoekstage plan je bijvoorbeeld in een periode zonder verplicht onderwijs maar kun je, doordat je zelf aangeeft wanneer je wilt starten met je major, ook al in een vroeg stadium van je master plannen.

Na plaatsing in je masterprogramma ontvang je de masterplanning. Aan de hand van deze planning kun je bepalen wanneer er binnen je studieschema ruimte is om naar het buitenland te gaan en wat je daar wilt doen. Voor vragen over de indeling van je masterplanning kun je het beste contact opnemen met het Onderwijssecretariaat van jouw master.

Zorg ervoor dat je ingeschreven blijft aan de Universiteit Utrecht tijdens je buitenlandse studieperiode! Inschrijving aan de UU is namelijk een basisvoorwaarde om een buitenlandverblijf als onderdeel van je studie te mogen doen. Je betaalt hierdoor geen collegegeld aan je nieuwe universiteit.

Wil je meer weten over welke periode je naar het buitenland kunt en wat de mogelijkheden zijn, kijk dan bij de tab ‘studeren in het buitenland’.

Voor studie, coschappen en stages met een klinische component

Voor theoretische cursussen of studie met een klinische component (coschappen, stages) waar je studiepunten voor kunt ontvangen, dien je een universiteit te kiezen waarmee de faculteit een partnerovereenkomst heeft. In deze pdf  vind je de informatie over onze partners en hun aanbod. Staat binnen de pdf niet genoemd welke procedure je dient te volgen voor aanmelding kijk dan op de Blackboard Community van het International Office of neem direct contact op met het IO via internationaloffice.vet@uu.nl.

Castratiestages

De castratiestages (met vrijwel altijd een duur van 2 weken) lopen via het Onderwijssecretariaat van Gezelschapsdieren. Zij hebben inzicht in het aanbod en de periode waarin je kunt gaan. Meer informatie kun je vinden op Blackboard bij de Master GD onder course content -> Minor GD – Keuzeweken. Heb je na het doornemen van de informatie op Blackboard nog vragen neem dan contact op met het Onderwijssecretariaat van GD.

Onderzoekstage

Je onderzoekstage kun je doen bij een instelling in het buitenland, denk hierbij aan Universiteiten, ngo’s en multilaterale organisaties als de FAO en WHO. De onderzoekstage kun je plannen in elke periode zonder verplicht onderwijs. Voor de onderzoekstage moet je alles zelf regelen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan visum, vaccinaties, huisvesting, verzekeringen etc. Het International Office kan je uiteraard adviseren.

Voor een onderzoekstage in het buitenland gelden aanvullende eisen:

• De onderzoeksstage moet (mede) worden begeleid door een medewerker van de faculteit in Utrecht die de wetenschappelijke kwaliteit en haalbaarheid van het onderzoeksvoorstel kan beoordelen.
• De stage dient gebaseerd te zijn op een bestaand (informeel) samenwerkingsverband tussen de faculteit Diergeneeskunde en de instantie waar de Onderzoekstage wordt doorlopen.
• Na de initiële contacten maar voor de voltooiing van het onderzoeksvoorstel, maak je een afspraak met het IO voor de beoordeling van de praktische uitvoerbaarheid van de stage. Zo kun je advies inwinnen over de organisatorische gang van zaken.
• Bij een gefundeerd negatief advies van het IO geldt dat het je niet wordt toegestaan de onderzoekstage op de beoogde bestemming uit te voeren. Je bent in dat geval zelf verantwoordelijk voor de opzet en uitvoering van een andere onderzoekstage.
• Het is verplicht voorafgaand aan je onderzoekstage in het buitenland bij het IO een formulier Conditions for internship or study abroad te ondertekenen en deze vervolgens te uploaden in Osiris.

Heb je een begeleider aan de faculteit en een begeleider in het buitenland? Is je onderzoeksvoorstel goedgekeurd door de onderzoekscoördinator van het departement? Dan kun je langs bij het IO om het formulier Conditions for internship or study abroad door te spreken en te ondertekenen.

Registratie in Osiris

Voor je vertrekt, dien je je buitenlandverblijf te registreren in Osiris.

Dit gaat als volgt:

1. Ga naar Osiris Student en log in.
2. Klik op ‘Buitenland’.
3. Klik op ‘New Request’ (linksonder).
4. Kies ‘internship and research abroad’ (Faculty of Veterinary Medicine - proces IO-UIT-DGK).
5. Volg de verdere instructies in Osiris en voeg de stageovereenkomst toe.

Let op: ook na goedkeuring in OSIRIS kan het International Office een stage alsnog afkeuren als daar vanwege acute veiligheidsoverwegingen aanleiding toe is. Zie hiervoor het kopje: ‘Veiligheid’. Dit zal alleen in uitzonderlijke gevallen en in goede overleg gebeuren.

Ga je twee weken weg of drie maanden? Wordt het Spanje, de Verenigde Staten, Zwitserland of toch Thailand? Aan elke periode van studie, onderzoek of coschap in het buitenland zijn kosten verbonden. Afhankelijk van de duur en het land. Om een goed inzicht te krijgen in de kosten, raden we je aan om een kostenoverzicht te maken.

• Bij een contractpartner hoef je geen fee te betalen voor de studie, stage of het coschap dat je gaat doen. Eventueel zijn er wel andere kosten die voor eigen rekening zijn zoals een processing fee, huisvesting, visa, vluchten en transportkosten tijdens je verblijf.
• Wanneer de gastinstelling die je bezoekt geen partner is, kan het zijn dat er vanuit de gastinstelling kosten verbonden zijn aan je bezoek. Dit varieert per bestemming, je dient deze kosten  zelf te betalen.
• Ga voor jezelf goed je afspraken met DUO na met betrekking tot je lening, je OV-chipkaart, eventuele huursubsidie etc. Het kan zijn dat door je buitenlandverblijf een verandering optreedt waar je actie op dient te ondernemen. OV-formulieren moeten ondertekend worden door het International Office. Zorg dat je dit tijdig laat doen.
• Het verdient meestal de voorkeur om je huidige adres aan te houden. Als je niet op je huidige adres ingeschreven kunt blijven staan, omdat je bijvoorbeeld je kamer opzegt, kun je je voor die periode het beste weer inschrijven op het adres van je ouders/verzorgers.
• Wanneer je niet ingeschreven staat bij een gemeente heb je geen DigiD meer; dit kan problemen veroorzaken bij terugkomst. De ziektekostenverzekeraar kan dan ook je ziektekostenverzekering stopzetten (zie ook tab verzekeringen) en je hebt dan geen recht meer op (eventuele) toeslagen. Neem voor vragen hierover contact op met de gemeente.
• Maak tijdens je buitenlandverblijf voor jezelf een financieel overzicht met inkomsten en uitgaven.

Erasmus+

Als je op studie, (onderzoek)stage of coschap gaat naar een bestemming binnen de Europese Unie, IJsland, Liechtenstein, Noorwegen enTurkije, dan kom je misschien in aanmerking voor een Erasmusbeurs. De hoogte van deze beurs wordt elk jaar opnieuw vastgesteld en is afhankelijk van de duur van je verblijf en het land waar je naar toe gaat.

Ga je vakken volgen bij één van onze Europese partneruniversiteiten, dan is de minimum periode voor het verkrijgen van een beurs 3 maanden. Wanneer je een (onderzoek)stage of klinisch coschap in het buitenland doet en in aanmerking wilt komen voor een beurs, is de minimumperiode 2 maanden. Meer informatie over Erasmus+ kun je vinden op deze site.

Een belangrijk onderdeel van je aanvraag is de ‘Learning Agreement’. Wanneer je helder voor ogen hebt wat je gaat doen en waar, start dan zo snel mogelijk met het regelen hiervan. Let goed op dat je de juiste Learning Agreement gebruikt. Voor stage en studie zijn er verschillende documenten. Op de Erasmus+ site van de UU staat voor beide onder ‘application and deadline’ een duidelijk stappenplan. Application deadlines zijn onder voorbehoud en vind je op de eerder genoemde website.

Als je de beurs toegekend hebt gekregen, krijg je via je studentenmail en Osiris informatie over wat je verder nog moet doen, zoals het afleggen van een online language test, voor en na de studie/stage. Let er op dat je ook na terugkomst nog documenten moet inleveren voor de beursaanvraag. Als blijkt dat je niet aan de voorwaarden hebt voldaan, dan kan het hele of een deel van het bedrag teruggevorderd worden.

Ga je een Erasmus beurs aanvragen, meld je dan via mail bij het IO zodat we je kunnen helpen bij de Osiris aanmelding.

Swiss-European Mobility Programme (SEMP)

De Zwitserse Universiteiten hebben een eigen Europees beursprogramma voor studenten, het Swiss-European Mobility Programme (SEMP). Binnen Zwitserland heeft Diergeneeskunde een samenwerking met de Vetsuisse (de universiteiten Zürich en Bern).

Wil je naar Zwitserland en een SEMP beurs aanvragen, meld je dan via mail bij het IO zodat we je verder kunnen helpen.

Boehringer-Ingelheim Veterinary Scholarship Program (BIVSP)

Elk jaar mag de faculteit Diergeneeskunde drie studenten selecteren voor het BIVSP programma voor het doen van een drie maanden durende onderzoeksstage aan een universiteit in Noord-Amerika. De onderzoekstage wordt afgesloten met een gemeenschappelijk symposium dat in 2020 zal worden gehouden in San Diego UCSD.

De periode waarin het BIVSP plaatsvind is elk jaar in mei, juni, juli. De selectiegesprekken vinden plaats in blok twee en het aanmelden voor het programma aan het einde van blok 1. Exacte data en voorwaarde zullen onder ander worden gecommuniceerd via een nieuwsbericht op de studentensite.

Holland Scholarship

De Universiteit Utrecht mag ieder jaar rond de 40 beurzen verdelen onder studenten die gaan studeren of onderzoek gaan doen aan de Chinese University of Hong Kong, University of Sydney of de University of Toronto. Meer informatie over de beurs kun je hier vinden.

Mocht je een aanvraag doen laat dit dan aan het IO weten!

Overige beurzen

Kijk voor meer beurzen die misschien op jou van toepassing zijn en die je kunt aanvragen op:

• www.beursopener.nl
• De website van het UU-International Office
• Website Fondsen op Naam van de Universiteit Utrecht

Verzekering tijdens onderzoek en studie in het buitenland

De Universiteit Utrecht heeft onder haar aansprakelijkheidsverzekering meeverzekerd alle studenten van de Universiteit te Utrecht, zonder beperking naar faculteit, tijdens hun externe studie-en stageactiviteiten, mits deze stage geschiedt onder auspiciën en met medeweten van de Universiteit.

Verzekering tijden coschap/klinische stage in het buitenland

Wanneer je een klinische stage in het buitenland loopt, dien je onder de aansprakelijkheidsverzekering van de buitenlandse instelling te vallen. Vraag dit na bij je supervisor in het buitenland of bij het IO.  

Je persoonlijke verzekeringen

Naast bovengenoemde verzekeringen dien je persoonlijk natuurlijk ook goed verzekerd te zijn voor zorg, reis, ongevallen en persoonlijke aansprakelijkheid. Sluit een verzekering af die geldig is in het land waar je naartoe gaat, voor de duur dat je gaat en het onderwijstype.
 
Als je jonger dan 30 jaar bent, uitsluitend voor studiedoeleinden (dus geen betaalde bijbaantjes of stages!) en voor een periode van kortere duur (over het algemeen minder dan 10 maanden) naar het buitenland vertrekt, dan ben je verplicht je basisverzekering in Nederland aan te houden.

Een basisverzekering kan echter onvoldoende zijn voor verblijf in het buitenland. Het is daarom belangrijk om bij je verzekeraar te informeren of je tijdens je gehele verblijf in het buitenland gedekt bent (veel verzekeringen dekken bijvoorbeeld een maximum aaneengesloten periode) en hoever deze dekking strekt (Europadekking of Werelddekking).
Let hierbij op het feit dat de werelddekking soms gebaseerd is op de Nederlandse prijzen van vergelijkbare behandelingen. Mocht een behandeling enkele malen duurder uitvallen in het buitenland, dan krijg je de kosten terug van wat de behandeling in Nederland gekost zou hebben. Zelfs een dekking van 200% kan voor landen als Amerika nog veel te weinig zijn.

Daarom is het voor sommige landen aan te raden je aanvullend te verzekeren. Je kunt hiervoor terecht bij je eigen zorgverzekeraar, maar er bestaan ook een aantal op maat gemaakte verzekeringen voor uitwisselingsstudenten. Een voorbeeld is AON Consulting.

Een aantal tips:
- Vraag de European Health Insurance Card aan op https://www.ehic.nl/. Dit is gratis en vooral nuttig voor diegenen die binnen Europa op stage gaan.
- Vaak moet je de kosten voor medische behandelingen zelf voorschieten. Bewaar in dat geval alle bonnetjes, zodat je de kosten later kunt claimen bij je verzekering.
- Ook is het altijd aan te raden een kopie van je polis en dekkingskosten mee te nemen, alsook een Engelstalige versie van je polisvoorwaarden. Zorg er in elk geval altijd voor dat je je verzekeringspasje bij je hebt!
- Denk naast de ziektekosten- en reisverzekering ook aan een goede dekking voor Rechtsbijstand en Wettelijke Aansprakelijkheid.

Zie voor meer informatie over verzekeringen ook deze site.

Binnen de landen van de Europese Unie heb je geen visum nodig (mits je zelf de Nederlandse of een andere EU-nationaliteit hebt). Sommige landen vragen niet specifiek om een visum, maar vereisen wel dat je je inschrijft bij de gemeente waar je gaat wonen of dat je een verblijfsvergunning aanvraagt. In Denemarken en Frankrijk is dit van belang om in aanmerking te komen voor bijvoorbeeld de gratis gezondheidszorg en huursubsidie.

Buiten Europa is het minder eenvoudig en kan het aanvragen van documenten enkele weken tot maanden duren. Via de site van wilweg.nl kun je per land kijken of je een visum nodig hebt en waar de ambassade van het desbetreffende land te vinden is. Voor bestemmingen als de V.S., Zuid-Afrika, Australië en Nieuw-Zeeland, heb je eerst een toelatingsbrief van de stageplek nodig, voordat je überhaupt een visum kunt aanvragen. Informeer daarom altijd ruim op tijd bij de verschillende ambassades of consulaten wat je allemaal moet doen voor het visum.

• Check de website van het Ministerie van Buitenlandse Zaken voor meer informatie over het aanvragen van een visum.
• Voor vragen over de aanvraag van een visum raden we je aan om contact op te nemen met de Ambassade van het land van bestemming.
• De visumprocedure kan weken en soms maanden duren, start dus op tijd met je visumaanvraag. 

Als student Diergeneeskunde heb je al verschillende inentingen gekregen in je eerste studiejaar. Het kan zijn dat je voor specifieke landen echter nog aanvullende vaccinaties nodig hebt. Het kan ook uitmaken of je in de stad of op het platte land actief bent.

Controleer goed welke vaccinaties je al hebt en welke wellicht aanvullend nodig zijn. Let op dat sommige inentingen ook een herhalingsprik hebben, waardoor je de eerste vaccinatie soms wel 3 maanden voor vertrek moet halen (bv. Hepatitis B).

Vraag je contactpersoon in het gastland welke vaccinaties gebruikelijk zijn en check aanvullend de website van de GGD. Naast de GGD kun je ook terecht bij P&O Gezondheid van het UMC Utrecht (voor alle studenten van de Universiteit Utrecht). Bel voor meer informatie; 088-7556400

Wordt het land waar ik naar toe wil als veilig beschouwd?

Als je overweegt te reizen naar een land dat veiligheidsrisico’s heeft moet je altijd eerst het actuele reisadvies van het Ministerie van Buitenlandse Zaken checken.

Het Ministerie van Buitenlandse Zaken hanteert vier veiligheidsrisico’s:

• Groen – geen bijzondere veiligheidsrisico’s
• Geel – let op, veiligheidsrisico’s; wees je hiervan bewust
• Oranje – alleen noodzakelijke reizen
• Rood – niet reizen

Oranje en rood gekleurde gebieden/landen worden als onveilig beschouwd. Studenten ontvangen geen toestemming om voor studiedoeleinde naar deze landen te reizen. In sommige landen kunnen meerdere veiligheidsrisico’s voorkomen, bijvoorbeeld zowel gele als oranje gebieden. Het International Office beoordeelt of je wel of niet voor studiedoeleinde mag afreizen naar dit land.

Naast het reisadvies van het Ministerie dien je ook het volgende in oogschouw te nemen:

• Om de veiligheidssituatie in een land of gebied te beoordelen houdt het IO ook rekening met het advies van buitenlandse partners. Het IO heeft het recht om een stage af te keuren ook al komt het veiligheidsadvies niet overeen met andere bronnen. Wees je er van bewust dat gedurende de voorbereidende fase de veiligheidssituatie in een land kan veranderen.
• Ook na goedkeuring in Osiris kan het IO een stage alsnog afkeuren als daar vanwege veiligheidsoverwegingen aanleiding toe is.