Indien een tentamen niet op locatie kan plaatsvinden dan wordt het online georganiseerd. Bij deze online tentamens kan je opleiding ervoor kiezen om surveilleren op afstand in te zetten als faciliteit om ook in die gevallen studievertraging zoveel mogelijk te beperken.

Surveilleren op afstand kan op twee manieren:

  1. De examinator kijkt live mee via je webcam.
  2. Bij online proctoring wordt speciale software ingezet die niet alleen meekijkt via de camera, maar waar de videobeelden worden opgeslagen en geanalyseerd voor fraudedetectie. Het programma dat de Universiteit Utrecht gebruikt, is een bewezen en getest systeem, waarbij privacyaspecten worden meegenomen.

We weten dat dit een lastige situatie is. We hopen dat je begrijpt dat dit voor een klein aantal toetsen zal gelden en dat we online proctoring tijdelijk inzetten, zolang er nog geen mogelijkheid is om de toetsen op de universiteit zelf te maken.

Vragen over online proctoring

Online proctoring is een vorm van online surveillance tijdens een digitale toetsafname waarmee een examen plaatsonafhankelijk kan worden afgenomen. Hierbij worden twee opnames gemaakt:

  1. een opname van de student via een camera (webcam);
  2. het scherm van de student (screencapture).

Op een later tijdstip worden de beelden bekeken, en kan een controleur bepalen of de toetsafname rechtmatig heeft plaatsgevonden. Er wordt dus niet live meegekeken naar de beelden van de student.

Voor zover mogelijk worden de toetsen van periode 1 die niet op locatie kunnen plaatsvinden (of indien de student niet op locatie kan komen), afgenomen in de vorm van bijvoorbeeld openboektentamens, take home tentamens, essays of  een mondeling. Voor een klein aantal cursussen is het tentamen een kennistoets, die niet om te zetten is in een alternatieve toets. Bij deze tentamens kan je opleiding ervoor kiezen om online proctoring in te zetten als faciliteit om ook in die gevallen studievertraging zoveel mogelijk te beperken.

De leverancier van de online proctoringsoftware is ProctorExam. De toetssoftware die gebruikt wordt tijdens toetsen met online proctoring blijft hetzelfde als voorheen. In het geval van de UU zijn dat Remindo en Testvision.

De toetsinhoud wordt met de toetssoftware beoordeeld (automatisch of handmatig nagekeken). Dit gebeurt niet in/met de ProctorExamsoftware.

Je krijgt uiterlijk twee weken voor de toetsafname bericht dat het een toets betreft met online proctoring. Daarna kun je je hier als volgt op voorbereiden:

  • Voor een toets met online surveillance is een goed functionerende laptop met camera en microfoon, en een stabiele internetverbinding nodig.
  • Je krijgt een eerste e-mail met instructie voor o.a. de technische check. Mocht de technische check niet lukken, dan heb je nog tot aan de toets de tijd om dit op te lossen. Je krijgt hierbij ondersteuning van ProctorExam.
  • Als je de technische check met succes hebt doorlopen, volgt een e-mail met een link naar het examen van ProctorExam.
  • Regel ook een geschikte ruimte voor de toets (relatief leeg, rustig, goed verlicht, eventueel afsluitbaar vanwege mogelijk binnenlopen).

Overigens zijn er tijdens de toets medewerkers van Proctor Exam in de chat aanwezig om eventuele technische vragen te beantwoorden en UU-medewerkers voor de overige vragen.

Alleen de bevoegde medewerkers van ProctorExam hebben toegang tot de beelden om deze te reviewen. Docenten/medewerkers van de UU krijgen alleen toegang tot de beelden als de medewerkers van ProctorExam iets verdachts constateren.

De beelden worden verwijderd als ze geen aanleiding geven tot vermoeden van fraude én het cijfer definitief is vastgesteld. Ook de chatgegevens tijdens een toets worden dan verwijderd.

ProctorExam maakt géén gebruik van biometrische data bij identificatie, maar van mensen. Zij stellen je ID vast aan de hand van je identiteitsbewijs. Algoritmes worden alleen gebruikt om te detecteren hoe stabiel de internetverbinding is.

ProctorExam maakt dus ook geen geautomatiseerde beslissingen op basis van het videomateriaal, er kijkt altijd een persoon naar de beelden en dit vormt de basis van de beoordeling.

Proctor Exam houdt gedurende de opname (dus gedurende de afname van de online toets) alle handelingen bij die de student op het scherm doet. Daarnaast word je zelf opgenomen. De UU maakt géén gebruik van de derde optie, namelijk de 360 graden opname waar met een mobiel device ook nog de achterkant en de omgeving van een student opgenomen wordt. Een voorbeeld van afwijkend gedrag is bijvoorbeeld een pratende student, of een student die steeds naar boven kijkt. De reviewers zijn hiervoor getraind. Ze letten ook op criteria die je opleiding aangeeft, zoals ‘er mag geen kladpapier worden gebruikt’ of ‘het boek moet leeg zijn’. Ook bekijken zij de opgeslagen beelden van je scherm, om zo vast te stellen dat je alleen websites hebt geopend die waren toegestaan door je opleiding.

 

Wanneer de reviewers verdachte handelingen detecteren, geven zij dit aan bij het videomateriaal. Het materiaal wordt vervolgens beschikbaar voor de docent of aangewezen medewerker binnen de opleiding. De docent bepaalt vervolgens op basis van de beelden of er vermoedens van fraude zijn. Indien dit het geval is, meldt de docent dit aan de examencommissie die het vervolgens onderzoekt.

De leverancier heeft een verwerkingsovereenkomst getekend met de UU. In deze overeenkomst is vastgelegd welke persoonsgegevens ProctorExam mag vastleggen en verwerken. In deze overeenkomst heeft de UU ook duidelijke afspraken en verplichtingen hierover vastgelegd met ProctorExam. ProctorExam houdt zich aan EU General Data Protection Regulation (GDPR). Dit is een Europese verordening die de regels voor de verwerking van persoonsgegevens door particuliere bedrijven en overheidsinstanties in de hele Europese Unie standaardiseert. In de verwerkingsovereenkomst is afgesproken dat ProctorExam enkel persoonsgegevens zal verwerken voor en t.b.v. de UU. ProctorExam zal geen persoonsgegevens delen, overdragen, doorgeven, openbaren of anderszins toegankelijk maken of beschikbaar stellen aan derden, tenzij de UU hiervoor schriftelijk toestemming heeft gegeven.Je kunt zelf ook maatregelen nemen zoals het afschermen van je BSN-nummer bij een check van je ID en het werken in een relatief lege kamer.

De UU werkt vanuit het principe: data zijn alleen toegankelijk voor medewerkers die inzicht in de data nodig hebben voor het uitvoeren van hun taak. Bijvoorbeeld voor de taak van ‘beoordelen of gedrag dat als eventuele fraude is aangemerkt door de reviewer van Proctor Exam, ook echt fraude is’. En de toegang tot de data is zo kort mogelijk. Als een docent/medewerker geen taak heeft bij de afgenomen toets met online proctoring, dan krijgt deze docent/medewerker geen toegang tot het materiaal.

....ik niet mee kan doen omdat ik niet over de juiste apparatuur beschik.

Geef dit aan bij je opleiding en de examinator van de toets. Er kan samen worden gezocht naar een oplossing.

...ik niet mee kan doen wegens medische redenen.

Neem hiervoor contact op met je studieadviseur.

...ik zwaarwegende bezwaren heb.

Heb je zwaarwegende bezwaren tegen online proctoring dan kun je er voor kiezen om niet aan de toets via online proctoring mee te doen. Hiervoor zal een alternatief worden geregeld op afstand of op een later moment. Omdat we op dit moment niet weten wanneer dit mogelijk is, kan het zijn dat dit studievertraging met zich meebrengt. Geef deze keuze minimaal vijf werkdagen voorafgaand aan de toets door aan je docent. Overigens: de keuze voor een alternatief tentamen gaat nooit ten koste van het aantal toetskansen.

Wanneer je over de gevraagde apparatuur beschikt, maar problemen ervaart met de techniek ondersteunt ProctorExam je hierin via de chatfunctie. Dit geldt zowel voor de technische check enkele dagen vóór de toets, de setup net vóór de toets en tijdens de toets zelf.