Reizen & exchange
De Universiteit Utrecht volgt de richtlijnen van de Rijksoverheid en het reisadvies van het ministerie van Buitenlandse Zaken. De overheid past de reisadviezen doorlopend aan.
Uitwisselingsprogramma's in Semester 1, 2022-2023
We hopen dat in het 1e semester van komend collegejaar studeren in het buitenland voor het merendeel van de bestemmingen mogelijk is, maar het blijft lastig om het verloop van de coronapandemie in de komende maanden te voorspellen. Reizen naar je exchangebestemming is in principe alleen mogelijk als er een groen of geel reisadvies geldt.
Uitzondering bij negatief reisadvies
Als voor je bestemming voor vertrek een negatief reisadvies geldt (code oranje of rood), dan is het mogelijk om een uitzonderingsverzoek aan te vragen voor je bestemming. Klik hier voor meer informatie over het indienen van een uitzonderingsverzoek.
Hoe nu verder?
We adviseren je om je aanmelding bij de gastuniversiteit door te zetten.
FAQ
Om je zo goed mogelijk te helpen, vind je hieronder een FAQ. Blijf je nog met vragen zitten, neem dan contact op met je exchange coördinator of het International Office.
1. Uitleg en achtergrond besluit CvB
Je mag je op uitwisseling op voorwaarde dat bij vertrek er een groen of geel reisadvies geldt voor het land waar je gaat studeren. Indien er een negatief reisadvies geldt, kun je een uitzonderingsverzoek indienen.
Let op: of je uitwisseling door kan gaan, is ook afhankelijk van je gastuniversiteit. Daar kan ook besloten worden dat je exchange niet door kan gaan.
Je besluit zelf om al dan niet door te gaan met de voorbereidingen, of om je exchange uit voorzorg te annuleren. Wel zal de UU te zijner tijd alle uitgaande exchangestudenten vragen hun plannen kenbaar te maken.
Let op: als op de dag van vertrek voor jouw bestemming (nog steeds) een negatief reisadvies geldt, dan wordt je uitwisseling geannuleerd door de UU en kan je niet op uitwisseling, ongeacht of je helemaal klaar bent voor vertrek of niet. Klik hier voor meer informatie over het indienen van een uitzonderingsverzoek.
De situatie in de wereld is momenteel erg onzeker vanwege de coronapandemie. Het lijkt erop dat het de goede kant op gaat met het bestrijden van de coronapandemie, onder meer door vaccinatieprogramma’s wereldwijd en voortschrijdend inzicht van het Outbreak Management Team en de overheid.
Tegelijkertijd is er nog veel onzekerheid, bijvoorbeeld over nieuwe coronavarianten. Het is de ambitie van de Universiteit Utrecht om zoveel mogelijk studenten de kans te bieden op een internationale ervaring op locatie en tegelijkertijd rekening te houden met haalbaarheid, werkbaarheid en (financiële) risico’s.
De Universiteit Utrecht volgt wat betreft het coronavirus de adviezen van het RIVM, WHO en het Ministerie van Buitenlandse Zaken. Dit geldt ook voor de reisadviezen. Lees op de website van het Miniserie van Buitenlandse Zaken precies wat de verschillende kleurcodes betekenen. Je kunt je daar ook registreren om updates te krijgen over jouw land van bestemming.
De UU zal te zijner tijd alle uitgaande studenten vragen hun plannen kenbaar te maken. Ruim voor vertrek ontvang je vanuit het International Office een mail met meer informatie hierover.
Op jouw gekozen vertrekdatum ben je zelf verantwoordelijk voor het checken van de kleurcode van jouw bestemming. Als dit oranje of rood is, en je hebt geen goedkeuring op jouw uitzonderingsverzoek, dan mag je NIET afreizen naar je bestemming. Houd dit dus zelf (ook voorafgaand) goed in de gaten.
Het International Office controleert op jouw vertrekdatum ook het reisadvies voor jouw bestemming. Indien dit negatief is en er geen uitzonderingsverzoek aangevraagd is, ontvang je zo spoedig mogelijk een bevestiging over de annulering van jouw exchange bij de partneruniversiteit
Jouw vraag niet beantwoord? Neem dan contact op met je exchange coördinator / het International Office.
2. Voorafgaand aan je vertrek
Je kunt er op elk moment voor kiezen om jouw uitwisseling te annuleren. Het is echter niet mogelijk om voor semester 1 je bestemming te wijzigen.
Mocht je zelf besluiten toch niet op uitwisseling te willen gaan, stuur dan een mail naar jouw exchange coördinator/ het International Office om je af te melden voor je exchange. Je coördinator informeert je dan over de vervolgstappen. Er is geen uiterste datum voor afmelden, maar we horen dit natuurlijk wel zo snel mogelijk.
international office / exchange coördinator om te vragen of je kunt doorschuiven naar SM2. Dit is niet bij elke gastuniversiteit mogelijk. Annuleert jouw gastuniversiteit jouw exchange, dan laten zij vaak zelf weten of doorschuiven een optie is.
Bij annulering kun je er ook voor kiezen je opnieuw aan te melden voor een exchange in 2023-2024, waarbij je opnieuw de selectieprocedure doorloopt. We kunnen je op geen enkele manier garantie bieden dat je nogmaals geselecteerd wordt om in 2023-2024 op uitwisseling te gaan. Je krijgt geen voorrang op studenten die zich voor het eerst aanmelden.
De deadline voor aanmelden is 1 december 2022.
Ook al weet je nog niet zeker of je uitwisseling door kan gaan, is het belangrijk om je aan te melden bij de gastuniversiteit zo lang jij nog steeds voornemens bent om te gaan. Gastuniversiteiten houden deadlines aan voor de aanmelding van inkomende studenten, en het zou zonde zijn als je uiteindelijk niet kan gaan omdat je je niet op tijd hebt aangemeld.
Denk goed na over wat je zou willen doen als jouw uitwisseling niet doorgaat. Je kunt je plannen doorspreken met jouw studieadviseur, tutor of contactpersoon buitenland (afhankelijk van je opleiding). We raden je in ieder geval aan om je tijdens de reguliere inschrijfperiode in te schrijven voor vakken aan de Universiteit Utrecht. Op deze manier voorkom je studievertraging.
Als je op exchange of traineeship gaat naar een Europese bestemming, dan kom je wellicht in aanmerking voor een Erasmus+ beurs. Als gevolg van Brexit geldt een aangepaste aanmeldprocedure voor studenten die die in academisch jaar 2021-2022 naar het Verenigd Koninkrijk gaan. Zie voor meer informatie over de voorwaarden en aanmeldprocedure de Erasmus+ pagina: uu.nl/erasmus.
Wanneer je je wilt aanmelden voor de Erasmus+ beurs moet je de gebruikelijke deadlines aanhouden, ook al ben je nog niet zeker of je zult mogen afreizen naar plaats van bestemming. Als jouw bestemming op dit moment een negatief reisadvies heeft, maar je wacht op een uitspraak over een uitzonderingsverzoek, dan zal het Erasmus Office je aanvraag in de tussentijd wel in behandeling nemen (i.e. je aanvraag wordt gewoon gecontroleerd en als er aanpassingen gedaan moeten worden dan nemen zij vanzelf contact met je op). Maar let op: er zal pas een besluit worden genomen over je aanvraag op het moment dat je goedkeuring hebt om af te reizen.
Het kan vanwege deze omstandigheden voorkomen dat de Erasmus+ beurs wat later wordt uitbetaald dan normaal (bijvoorbeeld enkele weken nadat je bent gestart met je exchange/traineeship). Houd hier rekening mee bij het maken van je financiële planning.
Het is belangrijk om je woonsituatie goed voor te bereiden. Verdiep je in de huisvestingsopties die je gastuniversiteit aanbiedt, maar kijk goed naar de annuleringsvoorwaarden. Als je wacht tot het laatste moment kun je te laat zijn met het regelen van huisvesting.
Maak in ieder geval een back-up plan zodat je weet waar je terecht kunt, mocht je niet kunnen afreizen. Wacht voorlopig ook nog met het zoeken naar een onderhuurder voor je kamer of het opzeggen van je huurcontract. Informeer bij je verhuurder wel alvast naar wat wel en niet is toegestaan.
Je kunt al een ticket voor je vlieg- of treinreis boeken, maar als je uitwisseling niet door kan gaan dan zijn deze kosten volledig voor eigen rekening. Kijk voordat je gaat boeken dus goed naar de annuleringsvoorwaarden! We raden je aan om deze kosten zo lang mogelijk uit te stellen.
Indien nodig moet je op tijd beginnen met het aanvragen van een visum. Vaak ontvang je hierover informatie vanuit de gastuniversiteit. Eventuele kosten voor een visum zijn bij annulering voor eigen rekening.
Jouw vraag niet beantwoord? Neem dan contact op met je exchange coördinator / het International Office.
3. Annulering Exchange
Als op jouw vertrekdatum blijkt dat je niet mag afreizen naar jouw bestemming, en je hebt geen goedgekeurd uitzonderingsverzoek, dan wordt je uitwisseling geannuleerd. Het is niet mogelijk om een andere bestemming te kiezen voor dit semester.
Als het in jouw studieplanning aan de UU past kun je contact opnemen met jouw international office / exchange coördinator om te vragen of je kunt doorschuiven naar SM2. Dit is niet bij elke gastuniversiteit mogelijk. Annuleert jouw gastuniversiteit jouw exchange, dan laten zij vaak zelf weten of doorschuiven een optie is.
Bij annulering kun je er ook voor kiezen je opnieuw aan te melden voor een exchange in 2023-2024, waarbij je opnieuw de selectieprocedure doorloopt. We kunnen je op geen enkele manier garantie bieden dat je nogmaals geselecteerd wordt om in 2023-2024 op uitwisseling te gaan. Je krijgt geen voorrang op studenten die zich voor het eerst aanmelden.
Het definitieve beursbedrag voor de Erasmusbeurs wordt altijd achteraf berekend op basis van de periode die je in het buitenland hebt doorgebracht. Aangezien je niet naar het buitenland mag afreizen bij annulering van de uitwisseling, zul je geen Erasmusbeurs ontvangen. Mocht je op dat moment al een deel van de beurs hebben ontvangen, dan moet dit bedrag in zijn geheel aan de universiteit worden terugbetaald.
Nee, indien je besluit je Exchange zelf te annuleren of als je uitwisseling geannuleerd wordt op de dag van vertrek, worden geen van je al gemaakte kosten vergoed door de Universiteit Utrecht.
Het annuleren van jouw uitwisseling betekent dat jouw nominatie bij de gastuniversiteit wordt ingetrokken. Dit betekent dat je er géén onderwijs kan volgen.
De Universiteit Utrecht informeert jouw gastuniversiteit indien de uitwisseling geannuleerd wordt. Je hoeft dit dus niet zelf te doen.
Bij negatief reisadvies mag je niet afreizen. Je exchange wordt in dit geval geannuleerd, ook als de gastuniversiteit je wel wil ontvangen. Laat het weten aan je exchange coördinator / het International Office als je, na annulering van de Universiteit Utrecht, nog informatie ontvangt van je gastuniversiteit.
Als je uitwisseling geannuleerd is, is er geen mogelijkheid om later in het semester alsnog af te reizen naar je land van bestemming. Annulering van je exchange is definitief.
Jouw vraag niet beantwoord? Neem dan contact op met je exchange coördinator / het International Office.
4. Uitzondering bij negatief reisadvies
In sommige gevallen is het mogelijk een uitzondering te krijgen om een studieonderdeel in het buitenland te volgen bij een negatief reisadvies. Het faculteitsbestuur of de beoordelingscommissie is bevoegd uitzonderingen toe te kennen. Criteria op basis waarvan een uitzondering verleend kan worden, zijn:
- Mogelijkheid 1: Indienen van een verzoek waarbij je beargumenteert waarom het wél veilig is.
Indien er sprake is van een negatief reisadvies voor jouw bestemming, betekent dit in principe dat je niet mag afreizen. Mocht je echter van mening zijn dat jouw bestemming wél veilig is ondanks een oranje of rood reisadvies, dan is het mogelijk om een uitzondering aan te vragen. In een verzoek tot uitzondering beargumenteer je waarom het voor jou veilig is af te reizen en te verblijven in het land van bestemming.
- Mogelijkheid 2: Er is geen internationale reisbeweging
Dit is van toepassing indien je al in het buitenland verblijft en aldaar een stage- of studiemogelijkheid hebt gevonden. Hierdoor ontstaat er geen internationale reisbeweging. Meestal betreft het internationale studenten.
- Mogelijkheid 3, verplicht studieonderdeel zonder alternatief:
Er blijft heel beperkt ruimte voor maatwerk. Dit is alleen mogelijk indien het een verplicht studieonderdeel betreft, waarvoor geen alternatief bestaat, het noodzakelijk is dat dit gevolgd wordt en er naar het oordeel van de Universiteit Utrecht voldoende garanties zijn dat de veiligheid en gezondheid worden geborgd. Als een stage of studie-activiteit bijvoorbeeld ook in Nederland kan worden verricht, kan geen uitzondering worden verleend. Er moet geen andere stage/studie-activiteit mogelijk zijn dan die stage/studie-activiteit in het buitenland.
Een uitzonderingsverzoek wordt beoordeeld door de universiteitsbrede beoordelingscommissie, die de decanen adviseert.
Indien je een uitzonderingsverzoek wilt indienen waarin je beargumenteert waarom het veilig is af te reizen naar jouw bestemming ondanks negatief reisadvies, dan kun je dit formulier in te vullen. Vul dit zo volledig mogelijk in. Vervolgens wordt je verzoek bij de eerstvolgende samenkomst van de commissie besproken.
Indien je een verzoek wilt indienen omdat er geen sprake is van een internationale reisbeweging, of het een verplicht onderdeel van studie betreft, neem dan contact op met jouw IO/exchange coördinator.
Een verzoek tot uitzondering wordt getoetst op de informatie die jij aandraagt bij de commissie over jouw reisbeweging en bestemming. Tevens wordt de algemeen beschikbare informatie van het ministerie van Buitenlandse zaken, het land van bestemming en jouw gastuniversiteit geraadpleegd door de commissie. Wij adviseren dat je de volgende zaken opneemt in jouw argumentatie:
- Informatie over het beleid van jouw gastuniversiteit (of campus) m.b.t. verwelkoming: Staat jouw gastuniversiteit nog steeds toe dat je arriveert?
Let op: je hoeft niet zelf jouw gastuniversiteit te benaderen. Baseer je op de informatie die je tot nu toe van hen ontvangen hebt. Jouw exchange coördinator / international office neemt zelf contact op met de gastuniversiteit om informatie in te winnen.
- Veiligheidsrisico’s van het land van bestemming: op welke manieren zijn jouw veiligheids- en gezondheidsrisico’s gewaarborgd tijdens je verblijf?
- Eigen maatregelen: Welke maatregelen tref je zelf ten behoeve van jouw eigen veiligheid m.b.t. Corona?
Aangezien de beoordelingsprocedure tijd kost, raden je aan je verzoek op tijd in te dienen voor je vertrek. Wacht dus niet tot het laatste moment. De beoordelingscommissie bekijkt maandelijks de nieuwe verzoeken.
Ja, het is mogelijk om een gezamenlijk verzoek tot uitzondering in te dienen met medestudenten die van plan zijn hun exchange te volgen bij dezelfde gastuniversiteit. Houd er wel rekening mee dat dit alleen mogelijk is als de Exchange wordt gevolgd aan dezelfde gastuniversiteit (of campus) en per eenzelfde startdatum. Een gezamenlijk verzoek tot uitzondering moet alle namen bevatten van de studenten die in aanmerking willen komen voor beoordeling.
Nee, het is alleen mogelijk om een uitzonderingsverzoek in te dienen als er op het moment van indienen een negatief reisadvies geldt voor jouw bestemming. Overige verzoeken worden niet in behandeling genomen.
Jouw vraag niet beantwoord? Neem dan contact op met je exchange coördinator / het International Office.
5. Doorgang van exchange
De Universiteit Utrecht gebruikt de reisadviezen van het ministerie van Buitenlandse Zaken bij de beslissing om uitwisseling wel of niet door te laten gaan. Kleurcode groen betekent dat er geen bijzondere gezondheids- of veiligheidsrisico’s zijn. Kleurcode geel betekent dat je wel kan reizen, maar dat je waakzaam moet blijven want er zijn wel risico’s.
Mocht je zelf besluiten toch niet op uitwisseling te willen gaan, stuur dan een mail naar jouw exchange coördinator/ het International Office om je af te melden voor je exchange. Je coördinator informeert je dan over de vervolgstappen. Er is geen uiterste datum voor afmelden, maar we horen dit natuurlijk wel zo snel mogelijk.
Het kan zijn dat jouw gastuniversiteit of het land waar je naartoe reist alleen studenten toelaat die gevaccineerd zijn. Lees daarom goed de aanmeldinstructies van jouw gastuniversiteit door en mail bij twijfel jouw contactpersoon bij de gastuniversiteit.
Je land van bestemming kan bepaalde inreisvoorwaarden hebben. Kijk op de website van Nederland Wereldwijd bij het land van bestemming en check ruim voor je vertrek aan welke voorwaarden je moet voldoen om te mogen reizen. Raadpleeg hiervoor ook de websites van de lokale overheidsinstanties (waaronder het RIVM van je bestemming) raadplegen.
Nee, je kan niet later afreizen als het onderwijs aan je gastuniversiteit al is begonnen. Als je uitwisseling geannuleerd is, is er geen mogelijkheid om later in het semester alsnog af te reizen naar je land van bestemming. Annulering van je exchange is definitief.
Als je coronaklachten krijgt, blijf je thuis en laat je je testen. Blijf thuis tot je testafspraak en blijf vervolgens thuis totdat je de uitslag hebt ontvangen. Volg daarna het advies van de GGD.
Neem ook contact op met de exchange coördinator van je gastuniversiteit, ook zij kunnen je begeleiden en informatie verschaffen over wat je wel en niet moet doen.
Jouw vraag niet beantwoord? Neem dan contact op met je exchange coördinator / het International Office.
6. Veranderingen tijdens het semester
Het International Office zal contact met je opnemen op het moment dat een kleurcode naar oranje of rood wijzigt. In overleg zal afgestemd worden of je kunt blijven of dat het advies is om terug te komen.
Mocht je tijdens je exchange graag willen terugkeren naar Nederland, geef dit dan aan bij zowel jouw contactpersoon aan de gastuniversiteit als aan je coördinator / het International Office aan de Universiteit Utrecht. Wij kunnen dan samen met jou kijken wat op dat moment voor jou de mogelijkheden, maar ook de gevolgen zijn.
Als het reisadvies voor jouw land van bestemming negatief wordt tijdens verblijf en je hierdoor geadviseerd wordt terug te keren, kunnen de al gemaakte kosten voor jouw uitwisseling en de kosten n.a.v. de annulering (zoals de terugreis) niet vergoed worden door de Universiteit Utrecht. We raden je aan om te kijken naar een goede reis- en annuleringsverzekering.
Als je corona oploopt tijdens je exchange, volg dan de (quarantaine/isolatie) instructies op van de lokale autoriteiten.
Informeer bij jouw gastuniversiteit welke organisatie jou in deze informatievoorziening voorziet en houd die informatie tijdens je exchange goed in de gaten. Houd ook altijd de informatie vanuit Nederland in de gaten. Mocht je tijdens of na je exchange terug naar Nederland komen, doe dan de Quarantaine Reischeck.
Jouw vraag niet beantwoord? Neem dan contact op met je exchange coördinator / het International Office.