Ombudsfunctionaris Studenten

Je kunt terecht met klachten over het onjuist toepassen van de wet- en regelgeving, over de organisatie, het onderwijs of over de gedraging van een medewerker. Maar je klacht kan ook gaan over de organisatie of toegankelijkheid van de universitaire voorzieningen.

De Ombudsfunctionaris Studenten geeft informatie over relevante regelgeving en procedures en vertelt je wat je rechten, plichten en mogelijkheden zijn om je probleem op te lossen.

Bijvoorbeeld:

• Je vindt dat je onredelijk bent behandeld door de faculteit of tekortgedaan in je rechten als student (studentenstatuut)
• Een van je docenten is onbereikbaar of een scriptiebegeleider is niet beschikbaar

Iedere student van de UU kan de Ombudsfunctionaris Studenten inschakelen. Ook als je als student je studie hebt beëindigd, kun je een klacht voorleggen aan de Ombudsfunctionaris Studenten. Voorwaarde is dan wel dat het voorval heeft plaatsgevonden in de tijd dat je aan de UU studeerde, en dat je klacht betrekking heeft op gebeurtenissen die minder dan één jaar geleden hebben plaatsgevonden.

Een gesprek met de Ombudsfunctionaris Studenten is vertrouwelijk: er is een geheimhoudingsplicht. Samen met jou bespreekt de Ombudsfunctionaris hoe het probleem kan worden opgelost. Dat kan zijn door:

• Informeren; 
• Verwijzen; 
• Adviseren; 
• Bemiddelen; 
• Formeel onderzoek en rapport. 

De Ombudsfunctionaris Studenten geeft informatie over relevante regelgeving, procedures en wat je rechten, plichten en mogelijkheden zijn. Daarnaast kan er geholpen worden bij de analyse van problemen. Als een andere instantie het probleem kan oplossen, verwijst de Ombudsfunctionaris Studenten door, bijvoorbeeld naar een klachtencoördinator of vertrouwenspersoon.  

De Ombudsfunctionaris Studenten kan in het kader van hoor en wederhoor, en alleen met jouw toestemming, contact opnemen met de betrokken persoon of instantie. Alleen de direct betrokkenen worden geïnformeerd over de aard van het probleem of de klacht. De meeste klachten/problemen kunnen worden opgelost door ombudsbemiddeling.

Als bemiddeling niet (meer) mogelijk is of geen resultaat heeft opgeleverd, kan een formeel onderzoek worden ingesteld. Je kunt de Ombudsfunctionaris Studenten hier om vragen. De klacht wordt in dat geval altijd op schrift gesteld. De Ombudsfunctionaris Studenten heeft tijdens het onderzoek een aantal bevoegdheden. Zo kunnen er inlichtingen opgevraagd worden bij derden, deskundigen ingeschakeld worden en de situatie ter plekke worden bekeken. 

De Ombudsfunctionaris Studenten stelt in een dergelijk geval de instantie of de persoon waarop de klacht betrekking heeft, op de hoogte van de klacht. In alle gevallen hoort de Ombudsfunctionaris Studenten de betrokken partijen. Feiten en omstandigheden worden daarna zo nauwkeurig mogelijk verwoord. 

De klacht wordt door de Ombudsfunctionaris Studenten gegrond, gedeeltelijk gegrond of ongegrond verklaard. Deze uitspraak kan vergezeld gaan met een advies aan de betrokkene, het faculteitsbestuur of het College van Bestuur. Uitspraken worden opgenomen in het jaarverslag, de identiteit van de personen wordt niet vermeld.

Bekijk voor meer informatie het protocol ombudspersoon studenten.